職業學校檔案管理工作創新探究

蘇鵬

摘 要：學校檔案管理工作是學校各項評定工作的主要內容，創新職業學校檔案管理工作是順應新時代發展的需求。本文主要闡述了當前職業學校檔案管理工作的現狀及存在的問題，并提出了具有建設性的檔案管理措施。

關鍵詞：職業學校；檔案管理；創新研究

檔案管理工作質量的高低直接反映了學校教學質量和管理水平的高低，它記載了一所學校教學活動的真實情況，是學校歷史發展的重要資料。職業學校是我國教育的主要構成部分，創新職業學校檔案管理工作，對提高我國職業學校管理質量具有十分重大的意義。本文就當前我國職業學校檔案管理工作現狀進行分析，進而提出了具有建設性的檔案管理對策，其能夠對創新職業學校檔案管理工作，提高檔案管理工作效率有所幫助。

1 當前職業學校檔案管理工作現狀

1.1 檔案信息載體結構單一

當前職業學校檔案館（室）的管理方法滯后，有些依然還是手工作業，文件立卷歸檔后，檔案管理人員還需要對其進行加工處理，例如調整和編目，這種機械化的手工抄寫，不僅工作量大、時間長、效率低，而且跟限制了檔案的處理效率。這樣的管理方式，導致檔案管理人員無精力去有效開發和利用那些價值大的檔案資料，查閱檔案也由于管理方式之后，案卷頻繁調動，而導致檔案資料損傷嚴重，再加上檢索效率較低，從而降低了查找準確率和查全率，在一定程度上限制了職業學校管理水平的提升。

1.2 檔案材料收集難度較大

職業學校檔案收集方法采用部門立卷后遞交到檔案館（室）進行歸檔。然而有些部門的領導及相關工作人員對檔案管理工作不注重，認為部門立卷是部門工作的負擔，一旦檔案管理部門催促時便用各種理由將其搪塞，或者采用漠然置之的態度。正是由于這些行為的存在，因此造成了歸檔立卷不及時，檔案材料積壓。有的文件由于保管不妥而殘缺不全。還有些部門領導為了自己方便使用文件而將歸檔文件長時間鎖在自己的抽屜中。另外檔案管理人員有有的屬于兼職，這些工作人員時常以本部門工作忙難以抽出時間為借口，拖延檔案收集工作，檔案館（室）多次催促下才慌忙整理，然而收集的檔案混亂無序、材料缺失嚴重和檔案材料重復率較高等等。

1.3 檔案管理思想意識不到位

職業學校在檔案管理過程中，檔案管理工作從來都是用起來重要，抓起來次要，忙起來不要，思想意識不夠。

1、領導重視不夠。有的領導對檔案管理工作漠不關心，認為檔案管理工作不僅不能增強學校的效益和提升單位形象，而且需要投入大量的人力物力，所以對檔案管理工作的基礎建設、機構設置、隊伍建設、資金支持不注重、不探討、不解決，將其按照可有可無的工作對待。

2、人員配備不到位。當前，檔案管理工作人員配置都采用的是兼職制度，人員大多是是兼職人員，很少配備專職工作人員。兼職人員的素質水平不一，檔案管理業務能力不強，大多數時間都用在了處理本部門事務，沒有集中精力干好檔案管理工作，檔案管理的材料不全，不及時歸檔，甚至常常出現干部檔案丟失的情形。

2 職業學校檔案管理工作創新對策

2.1 加強檔案信息化建設，提高現代化管理水平

檔案信息化構建是社會信息化發展的必然趨勢，也是當地檔案管理工作的主要內容，是創新職業學校檔案管理工作的關鍵點。采用現代化管理方式來規劃檔案管理工作的實施計劃，不斷創新管理模式，從而推動職業學校檔案管理工作的現代化、信息化建設進程。構建職業學校檔案管理數據庫系統，使檔案在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作，達到檔案管理動態管理[1]。

2.2 加強人員配備，搞好檔案實施建設

為了避免那些奠基性材料的缺失，職業學校檔案工作要實施統一保存和有效管理。首先必須任命思想意識高、責任心強、熟知學校工作、明白職教辦學理念、具有較好的政治素養和較好的專業能力的統治專門負責，完善檔案管理人員崗位責任制、檔案管理機制、查閱制度、資料審核制度，嚴格按照規章辦事；其次，硬件設施是提高檔案管理水平的重點，同時是確保檔案管理質量的最好方法。需要專門設置檔案機構，教學檔案根據文書類型、教學類、學籍類、聲譽類分別裝訂保管，配全六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬），保證檔案材料保管安全、利用方便、管理規范[2]。

2.3 注重制度建設，加大檔案規范化管理建設

1、嚴格執行檔案收集、鑒別、歸檔、整理、安全、保密、查閱、借閱、轉遞等各項檔案管理機制規定，實現檔案管理工作有憑有據。

2、完善《檔案管理歸檔機制》，要求檔案管理部門認真學習、嚴格按照制度規定辦事、對檔案材料認真進行鑒定、審核，并檢查材料的完整性、手續完備，對不符合制度規定的應補齊、補全手續后才能實行歸檔，從源頭上避免不合格材料的出現。

綜上所述，職業學校檔案的管理是學校工作的主要構成部分，學校的管理人員必須高度重視檔案管理工作。在創新學校檔案管理工作的同時也要為檔案管理創建更多有利的條件，學校檔案管理人員必須注重學習，與時俱進，努力提升自身素養，做好本質工作，使得學校檔案管理工作在學校的發展過程中發揮其自身重大作用。

參考文獻

[1]王慧蓮，王莉.新形勢下中職醫學教育學校檔案管理工作的思考[J].中國醫學創新，2010，7（31）：167—168.

[2]凌穗環.淺談如何加強中職學校學生襠案管理[J].廣東教育（職教版），2010（6）：53—54.