企業檔案信息化建設略論

□ 省公司辦公室 曾 禎

隨著信息技術的飛速發展，檔案管理由紙質管理逐步向電子管理轉變，數字化檔案成為檔案的主要傳播介質。本文針對目前企業檔案信息化現狀、問題，提出了提高檔案信息化水平的初淺認識。

檔案是重要知識資產和核心信息資源，是加強管理、推動發展的重要基礎。隨著信息網絡技術的快速發展，信息收集處理、數據庫存儲壓縮、辦公自動化等技術在檔案管理得到全面運用，檔案管理由實物保管逐步轉變為數字檔案，突破了時間與空間的限制，實現了檔案信息化收集、存儲、共享、利用、服務等功能，檔案在服務經濟社會發展大局的作用越來越明顯，影響越來越突出。

檔案信息化的概念

檔案信息化是通過計算機對形成的電子文件數據進行歸檔、整編、分類、存儲和管理，對已有的紙質、實物及聲像檔案進行數字化處理，為企業提供有效檔案信息網絡化服務的新型檔案管理模式。檔案信息化能夠實現檔案信息的數字化和網絡化，為檔案信息的接收、傳遞、存儲、共享和利用提供便利條件。這是檔案管理適應時代發展、提高服務能力的必然選擇。

檔案信息化管理的必要性

檔案信息化管理可以達到自動化、實時化、網絡化，最大限度地克服實體檔案管理的缺點，充分發揮檔案信息優勢，豐富信息資源內容和數量，加強檔案信息資源的開發利用，為企業生產經營工作提供服務。

檔案信息化管理克服了紙質檔案保存條件限制。由于紙質實體檔案需長期保存，受環境因素影響較大，保管條件較苛刻，難免存在因溫濕度不適宜造成的霉變、蟲蝕現象，給檔案管理帶來困擾，影響檔案使用壽命。檔案信息化管理突破了檔案庫房的條件限制，打破了日益增長的入庫檔案對庫房面積不斷增長的要求，且對檔案數據進行備份，使檔案永久保存。

檔案信息化管理可以大幅提高檔案檢索利用率。一方面通過掃描等技術手段，將檔案館的實體檔案轉為成計算機可識別和處理的數字化信息，使檔案管理從依靠人腦進行單一途徑檢索的傳統檔案管理模式，發展到依靠信息技術進行全方位、多角度、深層次檢索的數據管理模式，克服依據數據記錄到檔案庫房查找費時費力的問題，極大地減輕了工作人員的負擔；另一方面最大限度地減少了原始紙質檔案的使用次數，盡可能地延長紙質檔案的壽命，保護了實體檔案的安全和完整。

如何搞好檔案信息化管理

檔案管理信息化是企業發展的必然趨勢。企業檔案管理在實際操作過程中涉及面廣，內容也較多。因此檔案管理的信息化工作，要逐步推進，實現檔案管理的標準化、數字化和信息化。

加強基礎設施建設，健全企業檔案管理標準和制度。基礎設施建設是檔案管理信息化工作取得成功的第一步。只有建設先進的計算機網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。企業加強基礎設施建設，重點應推進檔案信息資源建設，將現有館藏檔案數字化，加大電子文件的推廣運用力度。同步建立健全檔案管理制度，對數字檔案的歸檔、借閱、使用進行規范，使檔案信息化管理實現標準化、規范化、科學化。這樣不僅方便檔案的整合，而且也為檔案管理信息系統的開發提供了便利。在信息化建設中，加快信息系統的開發步伐。

加強電子文件的歸檔管理。電子文件的歸檔是檔案信息化工作的基礎。為確保電子文件和電子檔案的安全保管和有效利用，檔案部門應將歸檔電子文件拷貝至耐久性好的載體上，并一式兩套，一套封存保管，一套加以利用。要嚴格控制電子文件和電子檔案的使用權限，正確處理電子文件和電子檔案安全保密與資源共享的關系。另外，要正確認識和把握紙質文件和電子文件的關系，堅持電子文件與紙質文件長期并存的原則，在做好電子文件歸檔管理的同時，繼續做好紙質文件的收集歸檔工作。

培養企業檔案管理部門的計算機技術人才。企業檔案管理信息化，離不開計算機信息的管理，這需要企業有一支計算機軟硬件、網絡建設和維護的人才隊伍。因此，培養一批既精通計算機技術，又懂檔案管理的復合型專業技術隊伍是企業的當務之急。當前，企業可通過引進與培養相結合的方式調整檔案管理人員的結構，即引進急需人才和高端人才，培養現有管理人才。企業只有建立起知識結構合理的復合型檔案管理人才隊伍，才能適應企業檔案管理的發展需要，有效解決檔案信息開發利用不足等問題。

確保檔案信息的安全管理。隨著數字化、網絡化、信息化建設的不斷深入，網絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現。在推進檔案信息化建設的同時，檔案部門還須采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。檔案部門要不斷改善檔案的保管條件，配備必要的保護設備和現代化管理設備，防止檔案的損壞。在加強檔案實體安全的同時，確保檔案信息內容的安全，自覺做好檔案安全保密工作。另外，還應制定相應的檔案安全管理體系，解決檔案信息共享與檔案保密需求間的矛盾。通過建立相應的技術和制度體系，對檔案信息全過程進行管理，更直接、更有效地解決信息化企業檔案管理工作中的檔案保密問題。

企業檔案信息化建設目標

檔案信息化建設要以適應建設現代化企業和企業信息化為總目標，堅持技術與管理并重、檔案信息化與企業信息化建設同步的原則。目標概括為：檔案資料數字化、檔案信息結構化、數據傳輸網絡化、檔案管理自動化、信息利用全員化。

檔案管理實現高效智能化。從過去的以檔案載體管理為主轉變為以檔案信息管理為主，實現檔案的形成、管理、利用一體化。在提供網上檔案信息資源共享服務的基礎上，檔案部門可以有計劃地在網上開辟重要檔案專題，如企業年檢專題、組織機構專題、重要檔案內容信息表專題，或將涉及職工利益政策性等文件在網上發布。

檔案信息利用方便快捷。通過建立科學高效的檢索系統，實現業務工作的方便快捷，大大提高檔案的利用效率。檔案部門應結合史志年鑒編纂工作需求、經營管理和發展需要，開發檔案信息資源為本單位各項工作服務。通過對檔案信息進行分析研究，形成有一定深度的編研成果，如年鑒新聞相片、省部級及以上榮譽名錄、年度本單位重要文獻、企業組織機構、產權、重大工程、職工待遇等專題性重要檔案內容信息表，以及歷年生產經營指標統計分析、重大事故原因研究分析等。