基于組織邊界管理的高校信息化組織部門協同研究

周曉寧，黃 瑞，刁永鋒

（西華師范大學 教育學院，四川 南充 637002）

近年來，我國高校教育信息化在基礎設施建設和資源應用建設上已初具成效，在硬技術得到快速提升的同時，也遇到發展瓶頸。高校信息化建設中普遍存在信息化組織部門間責任推諉、各自為戰，部門間的“信息孤島、信息壁壘”等現象。這些問題似乎都與硬技術無關，卻與高校信息化組織部門間的協同程度和管理機制息息相關，嚴重制約了高校信息化建設的本質提升。本文試圖從組織理論中組織邊界的角度出發，探討通過對高校信息化組織部門組織邊界的界定及組織邊界活動的管理，有效提高高校信息化組織部門間的協同程度，提供一種解決現存問題的新途徑。

一、組織邊界及邊界管理

在主流的組織理論中，組織被認為是一個通過邊界自我維持的生態系統。組織中群體之間彼此關聯方式的不同，形成了各個單位不同于其他單位的區別，這個區別由組織邊界來表征。組織邊界被認為成一種動態穩定的秩序，它隨著組織群體行為的變化而改變，其本質是“對內維持秩序，對外發揮保護作用”，同時邊界也可以“作為一種管理手段存在，扮演協調與其他組織關系的角色”。[1]組織邊界具有限制和調整雙重屬性。[2]具體到高校信息化組織部門的邊界：一方面信息化部門組織邊界的存在使得高校信息化各部門在自己的職責范圍內活動，確保信息化建設各項活動和項目的順利推進，邊界通過對部門的內外部控制實現其限制屬性；另一方面，組織邊界為部門間的資源和活動的自由流動提供相對穩定空間的同時，部門間的協同行為和對外活動又會改變部門間初始的組織邊界，形成新的組織邊界，即邊界的調整作用。

組織中的管理在很大程度上是關于建立、維持和改變團體、活動、責任以及資源之間的邊界，管理者和研究者經常忽略的群間關系，正是引導組織發展和變革的關鍵因素，因此高校信息化領導者需要關注他們所管理的組織中不斷改變的邊界，重視邊界管理對于高校信息化組織管理的意義。同時，作為一個復雜組織，組織邊界和邊界管理的應用能夠幫助分析高校信息化組織內部門間的社會關系和協同機制，促進各部門合力發展，促進高校信息化體制和機制的改革與創新。

二、高校信息化組織部門邊界

1.高校信息化組織的頂層設計與部門劃分

從協同學的角度來看，高校信息化協同建設效能依賴于高校信息化子系統的協調合作，各部門協調與合作的程度，是高校信息化組織從無序到有序狀態的序參量，將直接影響信息化協同建設的整體效應，即高校信息化建設的協同效應。高校信息化組織作為信息化建設的主體，是各個部門相互依存而構成的一個復雜系統，決策、管理、技術和服務必須同時到位，才能建立合理的信息化機構，促進高校信息化組織的整體功能發揮，提高IT治理的績效。

由于分工與職能的不同，高校信息化組織內部劃分為不同的部門，通常由決策部門、管理部門、技術部門和業務部門四個層次構成。在所有部門中決策部門處在頂層，如校園信息化領導小組，是推動高校信息化建設的關鍵；管理部門承擔信息化建設的監管、考核等工作，如信息化辦公室；技術部門主要指高校信息化建設中負責技術方面工作的部門，一般由網絡中心，計算中心等構成；業務部門為高校提供信息化服務和相關業務承辦，通常由圖書館、后勤部門和教務處等組成。

2.高校信息化組織部門邊界的確定

高校信息化組織在劃分各個部門的同時，也形成了部門間的初始組織邊界。高校信息化組織各部門組織邊界的確定對于組織管理具有關鍵的作用。首先，沒有組織邊界，各個部門便不能在高校信息化建設過程中自我定位，就會因失去組織目標而無法立足。其次，組織邊界的確定明確了各個部門在信息化分工方面位置，有利于部門凝聚力和協同力的產生，提供高校信息化組織部門協同效應發揮的前提。組織邊界可以劃分為實態組織邊界和虛態組織邊界。[3]

（1）高校信息化組織部門實態邊界的確定

高校信息化組織部門的實態邊界主要是指對時空限制的物質邊界和各種限制部門之間及部門與外部環境之間交互的規則。物質邊界決定了高校信息化各個部門活動的特定空間，屬于實態邊界的一種，各個部門所具有的硬件設施控制了組織內部信息交流的途徑和范圍。

高校信息化組織各部門的相關規則和規定屬于另一種實態邊界。這些規則控制各個部門內哪些成員可以和其他部門的成員或組織發生交互以及哪些資源可以在各個信息化部門間流動共享。

（2）高校信息化組織部門虛態邊界的確定

高校信息化組織部門的虛態邊界是指無法以客觀的方式考察但卻實際存在的組織邊界，高校信息化組織部門的虛態邊界主要表現在以下方面。

一是各部門在對高校信息化協同建設理解不同造成的虛態邊界。高校信息化組織的決策部門處于整個高校信息化戰略規劃的高度，而管理部門、技術部門和服務部門則分別從管理、技術和服務三個層面看待高校信息化協同建設，由于出發點不同形成部門間的虛態邊界。

二是各部門本位主義思想和群體利益博弈造成的虛態邊界。[4]各部門人員固守自己的工作崗位,本位主義思想濃重，無形中形成了部門間的虛擬邊界。高校信息化組織各部門間存在資源分配不均，經濟、物質或精神方面的的群體博弈也確立了部門間的邊界。

高校信息化組織部門邊界不斷界定和調整的循環過程正是高校信息化組織部門間協同的過程，也是最大限度地發揮高校信息化組織的合力作用，產生高校教育信息化組織部門協同力，為高校教育信息化提供強大的動力和支撐的過程。

三、組織邊界活動對高校信息化組織部門協同的影響

高校信息化組織部門的邊界活動，主要是指各部門通過點、線、面與其他部門或與外界環境發生持續的相互作用，信息資源歷經輸入，轉換和再輸出的過程而達到部門間的協調合作，以達到動態平衡的狀態。

組織邊界活動對高校信息化組織部門協同的影響分為正向作用和負向作用。

當高校信息化各部門間的資源、信息等在相互輸入、轉換和輸出的過程出現不暢，產生阻滯，即部門組織邊界活動屈于消極麻木狀態時，自然對高校信息化組織部門間的協同是負向作用。反之，當高校組織內部門間的邊界活動處于活躍狀態，彼此之間信息資源的輸入、轉換和輸出特別順暢，這時也會促進高校信息化組織部門的協同，組織邊界活動具有正向作用。

四、有效的邊界管理促進高校信息化組織部門協同

對于組織邊界和活動的管理，本身就存在模糊性，有關人員無從下手或逃避責任或超權力執行，組織邊界管理成為學校組織管理中的一個盲區。[5]高校信息化組織是一個復雜的生態系統，其內部是各部門構成的子系統，相互之間通過部門的組織邊界發生影響。傳統的高校信息化組織仍然采用的是科層制，采用內斂性的管理，強調的是組織層次的結構型性，特別是對內部垂直體系的控制，這些高校的信息化組織往往追求穩定有序的僵化狀態，重視各個部門內的工作和管理績效而忽視部門間的協調，整個信息化組織的效能得不到提高。

1.采用矩陣式結構有效突破傳統體制下組織邊界管理的困難

矩陣管理法是為了某一工作目標，把同一領域內具備相當水平的創新元素組成一個縱橫交錯的矩陣，通過管理使元素及行列按數學規律變換，從而創造條件，激勵創新。[6]國外高校信息化組織普遍推行的CIO機制，便是矩陣結構管理體制，在縱向上設立CIO信息主管及CIO辦公室作為決策層，統籌規劃整個高校的信息化戰略工作，制定和實施各項規章制度、評價指標體系、獎懲措施等。第二層設置管理部門、技術部門和服務部門。縱向結構是上下級的關系，主要是政策和權利的溝通和傳達。在橫向管理上，根據各個二級部門的職能又設置相應的部門CIO具有管理職能和實施職能,負責學校的信息化項目在具體實施建設中的管理，同時負責全面性的服務、日常管理評價、人員培訓等。矩陣式高校CIO信息化組織邊界管理示意如圖所示。

圖 矩陣式高校CIO信息化組織邊界管理示意

CIO及部門CIO的設置使得高校信息化組織部門間的邊界管理有了專門專職人員，能夠有效掌控和監督部門間的邊界活動，及時發現并解決部門的資源信息溝通不暢等的問題。矩陣結構有利于加強組織內部部門間的橫向溝通，能有效促進高校信息化組織的邊界管理，解決由于組織邊界造成的信息壁壘問題。

2.注重利益分配對高校信息化部門組織邊界的重構作用

高校信息化組織內部各個部門之間存在一定的利益分配關系，部門間組織邊界的形成表明各部門間利益分配達到動態平衡，但是這種平衡狀態在整個高校信息化建設過程中并不是一成不變的，當部門利益分配的平衡被打破，部門間的組織邊界也會發生破裂與重構。組織中的重大變革往往都是在組織的部門或是群體之間和組織之間所進行的地位、權利和資源的分配。

高校信息化建設過程是一個長期的持續過程，需要持續的建設經費，包括基礎設施建設、數字化教育資源建設、信息化管理隊伍培訓等都需要大量經費，而且每年還有維護和更新費用。如何在高校信息化組織中合理分配各部門的經費問題，對組織邊界的動態穩定有重要作用。此外，高校信息化組織各部門在信息化進程中承擔的責任與付出與其在經濟、物質或精神方面的回報是否平衡也關系到部門組織邊界的穩定性，資源分配不均或組織變革與重組這些都會引起部門內個人和群體行為的變化，改變個人和群體對組織部門內外的認知，進而引起部門組織邊界的局部破裂，實態和虛態邊界的重新界定，形成新的部門組織邊界，完成高校信息化部門組織邊界的重構。

3.將組織邊界活動納入部門內部評價考核體系

盡管高校信息化組織部門的邊界活動具有多樣性和復雜性的特點，但是可以通過一定的措施有效管理部門的組織邊界活動，進而提高高校信息化組織部門間的協同程度。可以根據高校信息化組織結構的特點，將部門間在點、線、面上發生的組織邊界活動納入各部門內部的考核體系中，有效促進部門間邊界活動的積極開展。在對各部門進行評價考核時，適當設置對本部門與其他部門在信息、資源或觀念等的傳遞上的項目考核，這樣可以有效提高部門間在各個邊界上的活躍程度，利于解決部門間的責任推諉問題，以促進高校信息化組織部門間的協同。

五、結束語

組織邊界及邊界管理對高校信息化組的管理具有重要意義。信息化組織部門間組織邊界的形成與重構以及邊界活動的發生，促使信息、資源、觀念等在各部門的流通和轉換，成為高校信息化組織部門協同的助力劑，組織邊界管理為解決當前高校信息化建設問題提供了新的思路。

[1][英]尼爾·保爾森,托·赫尼斯著,佟博,陳樹強,馬明等譯.組織邊界管理——多元化觀點[M].北京:經濟管理出版社,2004.

[2]陳興淋.組織邊界的理論及其作用[J].學術界,2008,2:84-88.

[3]田也壯,方淑芬.組織邊界及部門間邊界機理研究[J].系統工程學報,2000,4:389-393.

[4]王運武.協同學視野下的數字校園建設---數字校園系統的協同進化與協同發展[J].中國電化教育,2012,7:38-48.

[5]尚觀華.試論組織邊界活動對高等職業院校執行力的影響[J].教育理論與實踐,2012,27:23-25.

[6]吳紅艷.矩陣管理在現代企業管理中的應用分析[J].價值工程,2009,2:95-96.