人力資源檔案管理信息化建設的思考

孫超

[摘要]隨著電子信息技術的飛速發展，各行各業信息化建設如火如荼，從90年代初開始我國電子政務建設圍繞“兩網一站四庫十二金”展開。一、人力資源和社會保障檔案管理存在的問題；二、是檔案管理手段落后；三、人事代理制度存在的弊端；四、加強人力資源和社會保障檔案管理信息化建設

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）05—0383—01

隨著電子信息技術的飛速發展，各行各業信息化建設如火如荼，從90年代初開始我國電子政務建設圍繞“兩網一站四庫十二金”展開。也就是是面向政府辦公業務建立的十二個重點信息應用系統。如今已經發展為17個信息化建設金字號工程，（一）金宏工程、（二）金稅工程、（三）金關工程、（四）金財工程、（五）金卡工程、（六）金審工程、（七）金盾工程、（八）金保工程、（九）金農工程、（十）金水工程、（十一）金質工程、（十二）金旅工程、（十三）金衛工程、（十四）金土工程、（十五）金信工程、（十六）金貿工程、（十七）金智工程。作為國家信息化建設首批金字號工程之一的金保工程歷經10年建設已經初具規模，為人力資源和社會保障信息化提供了強大的支持平臺，在人力資源和社會保障管理工作中，如何搭載這個強大的信息化建設平臺，做好本部門業務的信息化建設，是值得我們認真思考并積極探索的新問題。

所謂的“金保工程”是國家建設的熱力資源和社會保障信息化工程，是利用先進的信息技術，以中央、省、市三級網絡為依托，支持勞動保障業務經辦、公共服務、基金監管和宏觀決策等核心應用，覆蓋全國的統一的勞動保障電子政務工程。其內涵可以簡要概括為“一二三四”四個字：一是一個工程，指在全國范圍建設一個統一規劃、統籌建設、網絡共用、信息共享、覆蓋各項勞動和社會保障業務的電子政務工程；二是兩大系統，指建設社會保險子系統和勞動力市場子系統；三是三級結構，指由中央（人力資源和社會保障部）、省、市三層數據分布和管理結構組成；四是四項功能，指具備業務經辦、公共服務、基金監管和宏觀決策四項功能。

“金保工程”作為勞動和社會保障電子政務工程，既是國家電子政務工程的組成部分，也是勞動和社會保險信息化建設的組成部分，包括辦公網、業務專網和公眾服務網的建設，其中，業務專網是金保工程建設的主體。在勞動保障領域，勞動保障部的辦公網屬于政務內網的基本范疇；勞動保障系統的業務專網屬于政務外網范疇；利用互聯網等技術建立公眾服務網提供勞動保障公共服務。

一、人力資源和社會保障檔案管理存在的問題

一是檔案管理任務量增大。在2008年國務院機構改革中，原人事部和原勞動和社會保障部合并組建成的人力資源和社會保障部。此后各地方兩個部門相繼合并并正式開展業務，兩個部門合并后業務交叉項目需要整合，給檔案管理工作帶來新的挑戰，當年國企改制解除勞動合同的大批職工檔案、大中專畢業生檔案、異地就業因為戶籍障礙無法移交當地人才管理部門管理的檔案等等，這些檔案管理仍舊靠傳統人工方式管理勢必帶來許多不便。

二是檔案管理手段落后。人力資源和社會保障檔案管理手段基本上沿用傳統的紙質檔案管理模式，即便實行計算機管理，也沒有統一的管理軟件?；旧线€是手工操作，人工檢索，人工查詢。檔案移交到檔案管理部門首先要登記造冊，開具檔案托管證書，按照一定規律存放到檔案柜里。被托管的檔案要憑證書編號才能查詢。即便能用計算機檢索由于軟件問題有的時候也檢索不到。這種管理模式帶來的弊端是顯而易見的。

三是人事代理制度存在弊端。人事代理制度是指由政府人事部門所屬的人才服務中心，按照國家有關人事政策法規要求，接受單位或個人委托，在其服務項目范圍內，為多種所有制經濟尤其是非公有制經濟單位及各類人才提供人事檔案管理、職稱評定、社會養老保險金收繳、出國政審等全方位服務，是實現人員使用與人事關系管理分離的一項人事改革新舉措。人事代理的方式有委托人事代理，可由單位委托，也可由個人委托；可多項委托，將人事關系、工資關系、人事檔案、養老保險社會統籌等委托區人才服務中心管理，也可單項委托，將人事檔案委托區人才服務中心管理。這種管理制度存在的問題是人與檔案脫節，人與檔案分離。往往出現檔案記載不夠全面?！叭Y企業”、私營企業、股份制企業、民辦科研機構等無主管單位以及不具備人事管理權限的單位，聘用專業技術人員和管理人員，均由單位辦理委托人事代理。企業在當地的還有情可原，一些在限制戶籍的大中城市工作的大中專畢業生到當地人才服務部門托管檔案又受到一定的限制，只好把檔案移交到戶籍所在地保管，造成不便和扯皮現象。世界進入一人多職業的社會，個人創業成為一種時尚?！秾W習的革命》一書的作者寫到：“在21世紀，你最大的雇主，將是你自己！”個人創業已成為一種趨勢。也就是說：現在的世界進入了一人多職業的時代。在國外一個人只有一份職業叫笨蛋，在多職業時代依然沿用計劃經濟體制的檔案管理模式顯然已經不適應。

二、加強人力資源和社會保障檔案管理信息化建設的意見

針對以上存在的問題，提出以下幾條意見：

1、建立健全檔案信息化管理制度體系。人力資源和社會保障檔案管理信息化建設的前提是建立管理制度，從適應信息化建設人手，建立一整套適應信息化管理的檔案管理制度體系，規范檔案管理信息化制度運行，制定統一的、標準的規范體的檔案管理信息化體系。摒棄傳統手工操作，手工管理的舊制度，對于能夠實現無紙化管理的檔案盡量實現無紙化管理，網絡查詢，這樣既便于管理，又方便使用者查詢。

2、完善人力資源和社會保障檔案管理信息化安全保障機制。人力資源和社會保障檔案管理信息化檔案信息化建設就要依托互聯網平臺，實現檔案文件上傳，下載，檢索，查詢網絡化，因此必須加強安全風險防范，做好數據備份，重要檔案要實現異地備份，要不斷加強安全保障機制建設，提高檔案管理人員的風險意識和風險防控意識，嚴防互聯網黑客對信息系統的攻擊和竊取個人檔案資料，在身份認證、防火墻建設、數據備份等方面采取可靠的安全防護措施。

3、制定人力資源和社會保障檔案管理信息化標準。在人力資源和社會保障檔案管理信息化過程中，國家（人力資源和社會保障部）有必要組織專家編制管理軟件，制定檔案管理信息化標準，根據人力資源和社會保障檔案管理信息化發展的需求和特點來制訂內部的管理標準體系，并且在實踐中不斷進行完善和升級，對數據庫結構和格式等作出統一的規定并且實現軟件自動糾錯，防止數據錄入錯誤，同時實現各類統計要求，對于實現人才管理統計數據準確及時具有十分重要的意義。

4、加強人力資源和社會保障{當案管理信息化人才隊伍建設。實現人力資源和社會保障檔案管理信息化就必須培養和造就一大批信息化管理人才隊伍。但從目前狀況看，人力資源和社會保障系統現有的人員中，具備與信息化的快速發展相對應的知識和操作技能的人才相對缺乏，信息化人才尤其是管理人才已成為制約航道管理信息化發展的重要因素，培養一支既懂管理科學又懂信息技術的復合型、專業化、正規化的信息化人才隊伍，已是當務之急。從實踐來看，人力資源和社會保障系統的信息化建設正處于全面推進的起步階段，在這個階段，信息化人才隊伍建設是難題中的難題，也是促進信息化發展的關鍵。隨著人力資源和社會保障中心數據庫、管理系統、辦公自動化系統的建成和使用，人力資源和社會保障系統的政務信息化框架已基本構成，行政管理全面實行信息化的條件已經具備，這是貫徹落實科學發展觀、構建和諧航道的迫切需要和必然選擇，既是人力資源和社會保障行政管理發展趨勢的要求，也是系統提升管理水平的內在要求。