房產檔案管理中的計算機應用

馬緣秀

[中圖分類號]G271

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672—5158（2013）05—0408—01

加快檔案信息自動化系統建設，實現檔案工作各個環節的計算機化，是實現檔案工作現代化，提高檔案系統整體功能的物質技術基礎和重要手段。我國檔案部門應用電子計算機可追溯到70年代，但真正有計劃地建立自己的系統是1985年。經過艱苦創業，初步建成了文書檔案處理系統，使系統不斷向信息管理的目標推進，其裝備水平和應用水平逐步提高。

加強對檔案信息自動化系統管理的目的在于開發應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創新，爭取條件采用先進技術；二是要充分掌握系統的綜合性、系統性、統一性，統籌兼顧，全面安排，調動各方面的積極性；三是要從現實出發，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統相關的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。

檔案信息自動化系統是一項需要運用多種學科知識，多專業配合，多部門協作，多環節配套的復雜系統工程，系統建設發展到目前階段，研究探討對系統的協調組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

檔案管理是房產管理中的重要組成部分，它不僅是房產交易、權屬登記、解決房產糾紛的主要依據，對于單位發展的領導者和管理者來說也是至關重要的。長期以來，人們一直使用傳統的人工方式管理文件檔案，水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的管理方式因其效率低、保密性差、費時費力，已經不能適應時代的發展，這種方式必然被以計算機為基礎的信息管理所取代。

計算機科學的日漸成熟，使其進人人類社會的各個領域并發揮著越來越重要的作用。利用計算機對房產檔案信息進行管理，具有手工管理所無法比擬的優點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優點能夠極大地提高房產檔案管理的效率，也是房產管理科學化、正規化的一個重要條件。

管理系統的設計基礎。面對許多城市房產檔案管理方式相對滯后于房產交易、物業管理、起步較晚，并且積累了大量數據需要錄入的現狀，本系統的開發應使用原型法。即以少量代價，快速的構造一個可執行的軟件系統模型，使用戶和開發人員可以較快的確定需求，采用循環進行的開發方式，對系統模型作連續的精化，將系統需具備的性質逐漸地增加上去，直到所有的性質全部滿足，此時模塊也將發展成為最終產品。

管理系統應做的工作。城市房地產交易的日漸火爆，使對房產檔案的查閱需求也日漸增多。據不完全統計，某些中等城市僅因房產權屬登記調閱檔案產生的業務量，每年遞增不斷，這還不包括法律糾紛、抵押登記、房屋拆遷等其它原因的調閱。因此，房產檔案管理系統首先應該做到滿足日常查閱的各項要求，遵循快捷、準確、方便、易于操作的原則，以方便廣大用戶。

其次，房產檔案管理與房產權屬登記管理同屬于房地產管理部門的兩個職能，因此，如何將這兩部分更好的結合起來，提高效率，是房產檔案管理系統的一個極其重要的環節。目前許多城市的房地產交易部門都已經使用了房地產交易權屬管理軟件，但這些軟件只是把檔案管理作為交易權屬的一個附屬模塊或子程序，對檔案信息的數據化停留在粗淺的層次，根本就不能滿足日常交易管理的需求，極大地影響了辦事效率。通過微機聯網，把兩個部門有機地結合在一起，可以極大地方便群眾，提高辦事效率。

最后，我國目前許多城市的房產檔案服務，只是面向于特定的用戶，包括房產交易部門、公檢法等機關事業單位，服務半徑比較小。但是隨著政務公開的不斷深入和廣大群眾法制觀念的不斷提高，房產檔案在一定程度上將向廣大群眾不斷地逐步公開。隨著互聯網的日益普及，使房產檔案公開化的實現多了一個便捷的途徑。因此，房產檔案管理的網絡化，以及由此產生的安全性問題，是本系統的另一個主要環節。

實現管理系統的基本思路。

1、開發平臺：數據庫是存儲數據并對數據進行操作的工具，它的作用在于組織和表達信息。目前隨著計算機技術的不斷提高，面向對象的數據庫編程語言得以飛速發展，許多語言都能方便的實現房產檔案管理系統的要求。

2、體系結構：房產檔案信息化主要包括兩個方面：檔案原件及檔案數據的管理。檔案原件作為房產檔案的原始資料有著不可替代的作用，它是檔案數據的來源及房產身份的唯一合法證明。不能因為電腦的普及應用就忽視對原始檔案的管理。電腦的應用只是為檔案的查閱、管理提供一種方便快捷的手段，而不能最終替代原始檔案的地位。

檔案數據是將房產原始資料信息化后的數字化檔案，是為查詢、統計、管理、記錄、其他部門業務接口等目的，從檔案信息里提取的、利用數據庫進行錄入、存放、查詢、管理的信息源，其管理模塊也是房產檔案管理系統的最基本部分，應該包括如下幾個方面：

（1）數據庫的監理：房產基本信息、權屬狀態的多樣性必然導致數據庫監理的復雜性。房產信息可以細分為以下幾類：房產的基本信息，即本房產區別于其它房產的一些特征。包括房屋坐落、建筑面積、建筑結構、層次層數等信息。房產的初始信息，即該房產的初始登記資料。包括建設工程用地許可證、規劃許可證、竣工驗收合格證等政府報批、審批資料。房產的交易信息，即房產的交易登記資料。包括產權人、交易方式、成交價格、產權證號等交易信息。房產的限制信息，即該房產被司法機關、其它政府部門的查封、解封資料，及是否抵押、典當等限制交易資料。如何合理的建立數據庫來保存如此多的房產數據，各數據之間通過哪些關鍵字段來建立內在聯系，是系統開發好壞與否、使用起來效率高低的關鍵。

（2）數據錄入：房產的基本信息主要通過手工錄入來完成，而其余的三種信息必須通過手工錄入和掃描或數碼相機拍攝原始資料，來完成它們的數據化處理。因此，在模塊的開發中，如何盡可能多地考慮錄入員的操作習慣，如何存儲大量的圖像文件，如何高效使用電腦與各種外設的接口是需要解決的主要問題。

（3）數據查詢：本模塊是系統直接對外的一個服務功能，也是系統最終所要實現的目的，首先應該考慮到安全性原則。安全性是檔案管理軟件的首要指標，其中會涉及到個人財產保密、侵犯個人隱私權等法律問題。因此在查詢中應根據不同的權限，獲得不同的查詢內容。其次，方便性原則。查詢應面向不同用戶，提供不同的可以滿足用戶任意多項、任意組合、任意排序的查詢要求，查詢語句動態生成，查詢結果動態生成。

（4）系統維護。本模塊是保證整個系統安全、穩定運行的一個基礎。它包括各種權限的分配，數據庫的日常維護等基本功能。

因此，房產檔案管理系統的開發是一項系統工程，應該考慮到各個方面的需求，并為未來的系統擴展打下良好基礎，為房產檔案更好地服務于社會，服務于經濟建設搭建平臺。