汾西礦業集團建立物資采購動態數據庫的實踐

王銅

[摘要]降低成本，實現效益最大化，是企業的最終目標。通過建立物資采購的動態數據庫，使數據庫物資采購價格與市場價格隨時保持一致，具有可靠的參考價值，達到降低采購成本的目的。

[關鍵詞]物資采購 招標 動態數據庫

[中圖分類號]G250.74

[文獻標識碼]A

[文章編號]1672-5158（2013）05-0151-02

前言

目前，企業面臨材料價格上漲、技術更新加快、采購成本高、部分供應商壟斷、開發供應商難度加大等物資采購環節的嚴峻形勢，企業必須更新采購觀念和創新采購模式，用戰略思維構筑企業可持續發展的戰略采購體系，達到降低企業采購成本、增加企業利潤空間的目的。

擁有并保持一個具有高度競爭力的供應市場，具有成本領先優勢，對任何一個公司，都是具有關鍵戰略意義的。隨著市場競爭的日趨激烈，面對日益嚴峻的成本壓力和殘酷的市場挑戰，科學管理物資供應商使之提供合適的產品或服務，已成為眾多企業規避風險、提升核心競爭力的必然選擇，采購成本控制與供應商管理已成為影響企業未來市場競爭能力的關鍵因素。

傳統的采購管理模式已不適應現代企業的發展，采購部門也不僅僅是“買東西”，對供應商進行現代化管理正逐步成為采購部門的重要職責。供應鏈管理體系應用而生，對降低供應環節的風險、提高服務的響應速度和持續的降低成本有著無可比擬的巨大作用。供應鏈管理體系建立后，每年在供應鏈環節可節約成本6-8%，效益相當可觀。

建立物資采購運態數據庫可以提供所需物資實時市場價格動態和采購價格信息，為集團公司決策提供數據支持，降低采購成本，減少前期市場調研消耗，同時避免了人工管理帶來的暗箱操作，形成不必要內耗，為集團快速響應市場、提高企業核心競爭力夯實基礎。

1動態數據來源

1.1山西焦煤物資價格目錄、集團公司歷年采購的各種物資價格歷史數據，由各采購單位提供的實時物資交易數據。

1.2通過暗標方式與準人的商貿公司或供貨企業簽訂協議，由準人的供應商聯網實時傳遞物資的價格數據，并匯總到動態數據庫中。

1.3準入供應商的下屬供應商物資報價。使企業對每一項采購物資的來源有地可尋，更準確的判斷采購成本、采購價值。

1.4市場實地調查物資的價格數據。由市場調研組調研而成，多方互相制約，促進工作快速完善執行。

2數據庫的管理

2.1物資采購價格動態信息，只限于集團公司領導調閱查看和對物資采購的管理工作提供參考。

2.2動態數據庫由企管處負責建立，提供接口給二級物資采購單位，二級物資采購單位根據集團公司的要求建立本單位的物資采購數據庫，并與集團公司動態數據庫聯網，每周將集團公司各單位物資的采購情況，上網報送集團公司領導。

2.3物資價格如果變化，數據庫管理人員根據準人商貿公司或供貨企業實時傳遞的價格變動情況和變動原因，及時對物資價格數據進行調整，同時向二級物資采購單位通報市場物資價格變動情況。

3實施步驟

3.1成立動態數據庫管理小組

3.2成立招標小組

3.3成立監督小組

4數據庫功能

4.1權限分配

領導決策層權限：查看、修改、審批、發文通告功能。

供應商權限：自己獨立賬號下資料的查看、添加。

采購部權限：執行領導指示采購工作，訂單生成、進度查詢、到貨驗收、結單付款申請提交。

財務部門權限：驗收單查看、財務審批、上下級工作通報。

企管處：相應權限下資料查看、錯誤糾正修改。

4.2數據庫角色分層

4.2.1供應商

產品以類別詳細劃分，可實現按類別、按名稱等的檢索。使領導的查詢條理明晰。

同樣，由于我集團公司采購物資種類、規格繁多，我們可根據采購物資的不同而把供應商劃分為不同級別，以方便領導層對物資信息的檢索。

集團采購物資科系統，可按照采購頻率、單次采購數量、合同金額大小等將其劃分開來。即：長期主要采購物資、長期次要采購物資、臨時大宗采購物資、臨時小量采購物資。

因此，供應商也可按照物資采購類別的劃分來歸類，分為A、B、C、D四級。

A級應商是我集團公司長期主要物資的供應商。為集團公司長期緊密戰略性合作伙伴。主要材料的提供者。

B級供應商為我集團公司長期次要物資供應商。采購頻率較低。

C級供應商為我集團公司臨時大宗物資供應商。采購數量多。

D級供應商為我集團公司臨時小量物資供貨商。涉及合同單位小，金額少，合作數量少。

一級供應商供應物資還含有許多從小供應商處匯總而來的物資，我們要更清楚的了解采購情況就需要對這些小供應商報價也集成到數據庫。相對應的這些供應商我們將其劃分為二級供應商——a、b、c、d級。a、b、c、d級供應商是有特定上家的供應商，隸屬于A、B、C、D之下，為A、B、C、D級供應商的下級供應商。二級供應商需將其供應給一級供應商的產品、規格、合同數量、合同金額詳細列表填寫。供我集團公司查看。

各供應商聯系人為集團公司企管處主管人員，各企管人員在各自領域內享有獨立查看，錯誤批復、修改權限。真正做到任務責任到人。

4.2.2集團公司管理人員

根據集團公司實際情況，集團公司軟件實操者包括企管處的企業管理者及采購部業務執行者兩大類。

軟件瀏覽內容上兩者嚴格劃分，各司其職，有效防止業務人員的暗箱操作。

企管處主要負責保證數據庫信息準確實時性，在供應商價格變動情況下可及時將變動更新到數據庫。

采購部主要執行采購任務，需要對采購流程進行一系列作業，不享有數據庫的查閱權，只有上傳已購物資價格數據權限。不同崗位上的業務員負責范圍明確分配。對無關事宜不需要享有查看功能，統一界面下按業務員編號登陸管理系統，界面簡單清晰。

4.2.3招標部

通過招標小組，在BS架構網頁上對網上的投標單位投標報價進行匯總處理。

4.2.4監督部

對投標網頁投標信息享有查看權，抽取數據做記錄對比招標部報告進行招標監督工作，可實時查閱數據庫內自動對比生成的價格大幅異動。

5軟件說明

軟件專業化標準化的界面，細節到了每一個按鈕、面板、標簽、圖標、滾動條、狀態欄及封面的設計。美觀大方，流程設置清晰明了，使用戶在辦公時舒適、便捷。

軟件采用BS+CS架構（通俗說CS就是客戶端+服務器端，每臺電腦必須安裝客戶端，優勢是速度快，可以處理復雜數據。BS就是網頁形式的，優點是免維護，免配置）。

二級供應商數量繁多，商家具有很大不確定性，集團公司亦不與其產生直接業務，僅了解其產品報價即可，因此，二級供應商的報價需采用BS架構（其登陸賬號由一級供應商負責發放，我方進行審核），簡單便捷易實現我方調閱目的。界面羅列上級供應商（一級供應商）名稱、產品規格、產品數量、產品報價、產品名稱、產品產地等等，可直接在線提交數據資料，實現小供應商實時網上報價。

一級供應商是我集團公司的直接物資供應商。涉及業務流程手續，辦理需要相關人員審批，因此，一級供應商的報價采用CS架構。在每個一級供應商處發送數據庫管理軟件，在供應商各自的權限平臺下填寫報價單，報價單發送至相關業務員系統，避免因數據繁多導致的錯誤和丟失。一級供應商上無修改下級供應商報價資料權限，僅可拉取報價。

一級供應商全程操作可留痕查看，自動集成供應商報價動態數據庫，供我方隨時調閱。

歷史合作商各產品成交價格從采購部數據中自動生成列表記錄，集成歷史價格數據庫。

供應商報價動態數據庫與歷史價格庫自動對比生成動態數據庫，領導決策層通過對動態數據庫的查詢掌握價格差異。（與現貨交易查詢軟件類似，實時顯示物資價格變動、最新報價、最新成交價格）

當投標報價與歷史價格相差超過10%時產生價格異動，生成異價數據庫，自動提示領導決策層，方便領導準確的判斷。

6結束語

汾西礦業集團公司歷年采購的各種物資共有11大類，367個類別，約38400余種物資，年采購量近100億元，物資采購的質量與價格直接影響全集團公司的生產。采購成本下降2%所帶來的利潤，需要增加10%的銷售額才能達到，建立物資采購動態數據庫，必將加強集團公司物資采購的監督管理工作，進而達到降低采購成本的目的。