從財務角度探討ERP實施過程中數據清理

唐 謙

ERP實施一般經歷一下幾個階段：（1）項目準備階段：成立項目組，制定計劃，進行初步業務調研等；（2）業務藍圖設計階段：在初步調研的基礎上，進行再調研，形成業務流程差異報告，流程重整等；（3）系統實現前準備階段：企業組織機構調整；數據清理，收集和整理；系統數據配置；最終用戶培訓準備等；（4）系統切換階段：上線模擬測試，系統切換等。

數據清理處于實施中期，在明確企業的組織架構和業務流程之后，對企業基礎數據進行整理和收集，為系統切換做好準備。

一、數據清理的必要性

一是對于同一經濟業務或事項，業務部門和財務部門在同一時間和空間上描述不盡相同，這具體表現在：（1）單據傳遞的時間性差異使信息在財務反映相對滯后，財務數據常常有跨期現象；（2）對同一事項的描述不同，導致財務數據和業務數據存在差異。這些顯然與ERP要求的業務財務一體化的理念有很大的差異，也對系統上線后數據的可用性產生重大的影響；

二是由于會計差錯，以及業務部門和財務部門信息不對稱，造成的會計計量方面不準確；由于一些企業關停倒閉而形成的呆、死賬；由于實物盤虧或毀損，而賬面依然掛賬，形成的資產不實等情況。這些都影響企業財務狀況和經營成果的公允表達。為了將真實的數據導入系統，這些事項都應該進行清理。

二、數據清理過程

1.成立跨部門的數據清理小組，明確職責和分工，制定獎懲辦法。各個業務部門負責與本部門有關的基礎數據，如供應商和客戶數據，銷售訂單，采購訂單和生產訂單，以及與財務部門接口的業務數據等；財務部門負責財務賬務的清理，包括所有科目的賬面余額，會計科目，銀行住數據，以及與業務部門有接口的財務數據等；

2.制定數據清理計劃，明確清理時間表。數據清理有一個遵循漸進和逐漸求精的過程，外界環境和生產情況在不斷變化，數據準確度是個相對的概念，所以要分步驟、分階段持續的對數據進行清理；

3.數據清理階段，對基礎數據進行核對和整理。這個階段要注重一線基礎數據的采集，數據清理方法的正確運用，以及各個數據小組的協調配合；

4.確定最終數據，準備導入系統，進行系統切換。

三、財務數據清理

ERP系統的基礎數據數量大且涉及面廣，按是否隨時間發生變動，可以分為靜態數據和動態數據。靜態數據是不隨時間或其它數據變化而變化的數據，具體有會計科目、庫存地和物料主文件、BOM表、供應商、客戶、銀行主文件等。動態數據是每筆具體業務發生時產生的數據，它隨時間點不同而變動。又可以分為期初數據和日常數據。期初數據包括系統上線切換時點的總賬余額、庫存余額、未清訂單。與財務數據清理相關的數據一般包括會計科目、銀行主數據、切換時點的總賬余額、實物資產余額、往來賬目余額等。

財務數據清理希望達到的目的是：一是按照ERP的數據標準和要求，將財務數據、主數據以及業務數據進行有效掛接，實現業務財務一體化的要求；二是對所有的資產和負債進行核查，對于已不符合資產和負債定義的項目進行清理，公允反映企業的財務狀況和經營成果。以下就幾個主要項目的清理方法進行探討。

1.往來賬目的清理。往來賬目清理包括應收、預收款，應付、預付款，其他應收、其他應付款等。下面以客戶應收、預收款和銷售訂單數據清理為例，介紹往來賬目的清理。

由財務部提供賬面掛有應收款或預收款（客戶余額）的科目余額表，市場銷售部門會同財務部進行核對和清理。清理過程中應注意分別對同一客戶不同合同項進行核對，以確保每個合同余額的準確性，而不是客戶余額的準確性。確保財務部門客戶余額與市場銷售部門客戶余額的一致性。

客戶余額與銷售訂單（銷售合同）一般的對應關系是：客戶余額為借方余額的，一般情況是銷售合同已執行完畢，尚有貨款未收回；客戶余額為貸方余額的，一般情況是已收回部分貨款，但銷售合同尚未執行完畢，尚未達到收入確認條件，或者已收款，尚未執行合同。

清理過程中，如發現無法收回的應收款項，建議申請壞賬核銷。

（2）實物資產的清理。實物資產主要包括固定資產、原材料、在制品、半成品及庫存商品等。實物資產清理方法主要是盤點。實物資產盤點可以到達兩個目的：

一是核實實物的數量和質量情況。對于數量上的差異，根據盤點結果，進行盤盈、盤虧的賬務處理。一般對于大件的固定資產，盤盈，盤虧的情況是比較少的，如果存在，可能有以下幾種原因：（1）已報廢的固定資產未銷賬，這種情況應該找到當時的報廢審批單，在系統切換之前進行固定資產報廢的賬務處理；（2）工程已完工財務未結轉，依舊在“在建工程”掛賬。這種情況的處理方法是根據工程結算資料進行固定資產結轉。

二是通過實物與賬面物料的查找和核對，可以發現同一物料有不同名稱的情況，這種情況可能造成賬面上有材料，在盤點時卻找不到，形成材料的盤虧；或是賬面上不存在的材料，在盤點時卻有，形成材料的盤盈。遇到這種情況，應該對賬面材料名稱進行修改或者合并，并及時修改倉庫的材料卡片。

四、清理過程中的注意事項

1.制定詳細的工作計劃，把握好時間進度，在關鍵時間節點提供相關成果文件，如清理前后某科目余額表以及調整事項，數據收集模板等，并根據完成情況對相關責任部門進行考核。

2.重視數據收集模板的定制和保護工作。按照ERP數據要求和標準，根據企業的實際情況不斷的對數據收集模板進行設計和維護。并加強數據收集模板的保護，避免信息被有意無意的刪改。

3.注意數據的檢查和稽核工作。為保證數據的正確性和完整性，需要安排專人對數據進行檢查和稽核；制定數據檢查方案，包括數據檢查的方法、時間、頻率、責任人等，最大程度的降低問題數據的存在。

財務模塊是整個ERP系統的核心，它不僅與諸多模塊有集成關系，也是整個系統的數據交匯中心。為了確保切換后的主要精力用于系統運維，在數據清理階段，務必保證有必要的組織保證，人員保證和正確的清理方法，為系統切換和應用打下堅實的基礎。

[1]董海濤.淺談系統上線前如何進行基礎數據整理.賽迪網.

[2]張麗，夏宗澤，劉穎，張樂.以財務為核心的ERP建設數據清理工作實施探討,《電力信息化》.2009年08期.