信息資源采訪質(zhì)量控制的策略與成效探析——以武漢理工大學(xué)圖書館為例

(武漢理工大學(xué)圖書館 湖北武漢 430070)

高校圖書館是學(xué)校的文獻(xiàn)信息中心，是為教學(xué)和科研服務(wù)的學(xué)術(shù)性機(jī)構(gòu)，是學(xué)生課外學(xué)習(xí)的第二課堂，肩負(fù)著為學(xué)校教學(xué)和科研提供信息資源服務(wù)的重任。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，各種學(xué)科的相互交叉和相互滲透日趨明顯，學(xué)校的教學(xué)和科研工作對圖書館的要求越來越高，要求圖書館所收藏的文獻(xiàn)資源既要朝縱深方面推進(jìn)，又要向多學(xué)科、多層次及多元化的方向發(fā)展，從而能夠?yàn)閷W(xué)校教學(xué)和科研水平的提高提供強(qiáng)有力的信息資源支撐和保障?！?〕圖書館要達(dá)到提供信息資源保障的目的，必須在信息資源建設(shè)的過程中，加強(qiáng)對信息資源的采訪實(shí)施質(zhì)量控制。

1 印本資源采訪質(zhì)量控制的策略與成效

1．1 印本資源采訪質(zhì)量控制的策略

印本資源的采訪工作是圖書館的基礎(chǔ)性工作和龍頭性工作，采訪人員在采訪印本資源時(shí)應(yīng)以讀者的需要為導(dǎo)向，確保采購的印本資源是對讀者最有用和最有價(jià)值的，并滿足讀者對信息新穎性、時(shí)效性的要求;同時(shí)還要縮短信息資源與讀者之間的距離。為達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，需要對印本資源的采訪實(shí)施質(zhì)量控制。

1．1．1 實(shí)施“組合采訪”模式

其主要思路是:印本資源的采訪不再是某個(gè)部門或某個(gè)人的單獨(dú)工作，而是成立專門的學(xué)院分館管理辦公室，由學(xué)院分館管理辦公室出面，組織各學(xué)院專業(yè)教師，參與印本資源的采訪工作，從而采購符合讀者需求的最新信息資源。

比如筆者所在館的具體做法是:采訪人員每月將新到的《科技新書目》和《社科新書目》以及書商提供的地方版書目和電子訂購數(shù)據(jù)，按學(xué)科(專業(yè))分門別類后交給學(xué)院分館管理辦公室，學(xué)院分館管理辦公室就分發(fā)給各學(xué)院分館或資料室，各學(xué)院分館或資料室的負(fù)責(zé)人再組織本學(xué)院的師生在書目上圈選自己所需要的圖書文獻(xiàn)。經(jīng)過師生圈選后的書目訂單又回到采訪人員手中，采訪人員再對師生選定的書目進(jìn)行查重、審核、確定復(fù)本，形成最終訂單發(fā)至?xí)獭?/p>

這種“組合采訪”模式不改變原來的組織結(jié)構(gòu)，也不改變每個(gè)采訪人員的隸屬關(guān)系，只是一種分散型的協(xié)作，由負(fù)責(zé)采購的采編部和負(fù)責(zé)資料室的學(xué)院分館管理辦公室統(tǒng)一協(xié)調(diào)。這種“組合采訪”模式將有效改變“少數(shù)人選擇，全校師生享用”以及“有書沒人讀，要讀沒有書”的尷尬局面。我館此項(xiàng)工作的開展對優(yōu)化館藏圖書資源質(zhì)量、提高圖書資源適用性都起到了積極的促進(jìn)作用，受到了學(xué)校廣大師生讀者的普遍歡迎和好評。

1．1．2 向讀者推行資源薦購制度

為了嚴(yán)格把好印本資源進(jìn)校質(zhì)量關(guān)，使有限的圖書經(jīng)費(fèi)所購買的印本資源能更好地為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)，也為了使圖書館所購買的印本資源更具有專業(yè)性和針對性，圖書館要專門建立文獻(xiàn)資源薦購系統(tǒng)，向全校師生員工征求書刊薦購意見。一般可以采取直接薦購、書本式書目薦購、網(wǎng)上書目薦購等多種方式向讀者全面征集購書意見。

如筆者所在館就面向全校師生讀者積極推廣薦購制度，2010年收到讀者薦購書目3742條，采納并訂購書刊3119種，讀者薦購意見的采納率為83．35%;2011年又收到讀者薦購書目2966條，通過查重后，聯(lián)系訂購2675種，讀者薦購意見的采納率達(dá)90．19%。我們每年都通過提高圖書訂購中讀者薦購的比例，來加強(qiáng)印本資源訂購的針對性，較好地滿足了讀者的實(shí)際需求。

通過讀者薦購制度的推行，不僅使圖書館在短時(shí)間內(nèi)采集到較大數(shù)量的高品質(zhì)書刊，也為采訪人員與讀者提供了交流與溝通的平臺，采訪人員既能加深對學(xué)科領(lǐng)域所需文獻(xiàn)的認(rèn)識，又能了解到教學(xué)中的學(xué)科新動(dòng)向，在讀者與圖書館之間建立了一種良好的互動(dòng)關(guān)系。

1．1．3 制定印本資源采訪質(zhì)量控制的程序文件

筆者所在館作為學(xué)校人員教育與培訓(xùn)質(zhì)量體系的受控單位之一，多年來一直堅(jiān)持在各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中貫徹質(zhì)量體系管理的理念，積極探索運(yùn)用質(zhì)量體系的理念來提高圖書館的管理水平和工作水平，使圖書館的管理不斷規(guī)范化、科學(xué)化。在圖書館的日常業(yè)務(wù)工作中，嚴(yán)格按照質(zhì)量體系的程序文件辦事，從印本資源建設(shè)到印本資源服務(wù)工作，每一項(xiàng)工作都有嚴(yán)格的工作程序?qū)ζ溥M(jìn)行控制。每一項(xiàng)工作都要求有工作記錄，重要記錄還要求整理保存，對新上崗的工作人員也要求經(jīng)過崗前培訓(xùn)。

為了保證印本資源采訪的質(zhì)量，筆者所在館將印本資源采訪的業(yè)務(wù)流程和工作程序明確下來，寫成程序文件予以公布。形成印本資源采訪質(zhì)量控制的程序文件，能使資源采訪的業(yè)務(wù)流程和工作程序處于受控狀態(tài)，減少采訪中容易出現(xiàn)的問題，當(dāng)問題出現(xiàn)之后，可以盡快采取補(bǔ)救措施?！?〕

1．1．4 實(shí)施層層審查的全方位質(zhì)量控制過程

為確保印本資源采訪的質(zhì)量，還可以采取責(zé)任到人，層層審查的全方位質(zhì)量控制措施。

筆者所在館的做法是:由采訪人員首先收集和處理圖書信息源，做好書目的初選工作，接著將初選好的電子書目數(shù)據(jù)發(fā)送到選書教師的郵箱，再將選書教師反饋回來的書目數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，形成復(fù)選的書目數(shù)據(jù)，采編部主任則對復(fù)選的書目數(shù)據(jù)再行審核，最后由主管印本資源建設(shè)的館長進(jìn)行終審。

其中，采訪人員書目數(shù)據(jù)初審、部門主任復(fù)審、館長終審的三重把關(guān)程序是館藏圖書質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)，必須嚴(yán)格執(zhí)行。

1．2 印本資源采訪實(shí)施質(zhì)量控制策略后的成效

通過對圖書館的印本資源采訪實(shí)施上述質(zhì)量控制的策略，既能獲知讀者對文獻(xiàn)信息的需求并真正達(dá)到滿足，又能提高圖書館館藏文獻(xiàn)的利用率。下面以筆者所在館近幾年印本資源的新書利用統(tǒng)計(jì)表和讀者進(jìn)館入庫人數(shù)統(tǒng)計(jì)表為例，展示經(jīng)過對印本資源的采訪實(shí)施質(zhì)量控制后讀者利用的實(shí)際成效。

1．2．1 印本圖書的新書借閱率明顯提升

由于數(shù)字資源的利用與影響，高校圖書館近年來印本資源的整體借閱量呈現(xiàn)下降態(tài)勢。但是筆者所在館經(jīng)過采訪人員對印本資源采訪質(zhì)量的嚴(yán)格控制，本館印本資源中的新書借閱率不降反升。以本館2008年、2009年和2010年到館新書借閱量的對比統(tǒng)計(jì)和分析為例，證實(shí)了實(shí)施印本資源采訪質(zhì)量控制策略后讀者利用的實(shí)際成效。

表1 2008－2010年到館新書借閱統(tǒng)計(jì)比較表

從表1中2008年、2009年和2010年到館新書的借閱統(tǒng)計(jì)比較分析可以看出，借閱7次以上的圖書比例，由2008年的4．1%上升到2009年的11%再上升到2010年的17．2%;借閱4－6次以上的比例由2008年的16．7%上升到2009年的22．3%再上升到2010年的24．6%。新到館的印本圖書中，沒有借還記錄的零借閱圖書比例則在逐年降低，由2008年的24．3%降到2009年的16．1%再降到2010年的14．6%。

經(jīng)過對印本資源采訪質(zhì)量的嚴(yán)格控制，一方面廣泛收集讀者的薦購意見，另一方面積極采納讀者的薦購意見并實(shí)施訂購，使得進(jìn)館新書的針對性和目的性大大加強(qiáng)，讀者的新書借閱率就有了明顯提高。

1．2．2 讀者入庫人次和閱覽人數(shù)有所增加

盡管目前使用印本資源的讀者80%以上是本科生，其次是碩士研究生，博士生和教職工使用很少，但由于圖書館對每年新進(jìn)館的印本資源實(shí)施了采訪質(zhì)量控制的策略，新書越來越符合師生的需求，所以近年來到館閱覽印本資源和學(xué)習(xí)的讀者人數(shù)也有所增加。

表2 2010－2011年到館讀者人數(shù)統(tǒng)計(jì)比較表

表2顯示，讀者到圖書館書庫瀏覽印本資源的人數(shù)2011年比2010年增加了2．8萬余人(不含學(xué)院分館/資料室)，進(jìn)館閱覽和學(xué)習(xí)人數(shù)2011年比2010年增加了6．3萬余人。

因此，加強(qiáng)對印本資源的采訪進(jìn)行質(zhì)量控制，既能提高印本資源的利用率，又能降低印本資源零借閱的風(fēng)險(xiǎn)，還能增加到館閱覽印本資源的讀者人數(shù)。

2 數(shù)字資源采訪質(zhì)量控制的措施與效率

2．1 數(shù)字資源采訪質(zhì)量控制的措施

隨著信息技術(shù)、出版技術(shù)、存儲技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，圖書館的館藏體系結(jié)構(gòu)發(fā)生了明顯而深刻的變化，數(shù)字資源已經(jīng)成為圖書館信息資源建設(shè)的重要組成部分，〔3〕并以其容量大、更新頻率快、易操作性等絕對優(yōu)勢領(lǐng)先于印本資源，〔4〕要想采購到實(shí)用的數(shù)字資源，就必須對數(shù)字資源的采購進(jìn)行科學(xué)的質(zhì)量控制。但是，數(shù)字資源的采購是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，必須通過質(zhì)量控制的措施，才能確保訂購的數(shù)字資源符合本校讀者的需求。

2．1．1 成立數(shù)字資源建設(shè)小組

數(shù)字資源的采購是圖書館信息資源建設(shè)的另一個(gè)重要方面，筆者所在館的館領(lǐng)導(dǎo)十分重視該項(xiàng)工作，將數(shù)字資源的采購擺在謀求館藏資源結(jié)構(gòu)長遠(yuǎn)發(fā)展的戰(zhàn)略位置，并建立起長效機(jī)制，為此專門成立了數(shù)字資源建設(shè)小組，由館長親自擔(dān)任數(shù)字資源建設(shè)小組組長，嚴(yán)把數(shù)字資源建設(shè)的質(zhì)量關(guān)口，為數(shù)字資源的采購、審批、實(shí)施、使用、宣傳、評價(jià)等過程的控制提供了制度和組織上的保障。

2．1．2 制定數(shù)字資源的采購與管理辦法

為了加強(qiáng)數(shù)字資源與印本資源的相互協(xié)調(diào)與補(bǔ)充，避免數(shù)字資源之間的重復(fù)，合理調(diào)整一次文獻(xiàn)和二次文獻(xiàn)的關(guān)系，按照數(shù)字圖書館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，筆者所在館專門制定了《武漢理工大學(xué)圖書館數(shù)字資源的采購與管理辦法》。負(fù)責(zé)數(shù)字資源采購的人員堅(jiān)持以該辦法為準(zhǔn)則，并依據(jù)學(xué)校學(xué)科建設(shè)和發(fā)展需要、讀者對數(shù)字資源使用情況的統(tǒng)計(jì)分析、新增數(shù)字資源的試用情況以及學(xué)科館員和讀者的推薦等因素，對數(shù)字資源的采購和引進(jìn)實(shí)施優(yōu)化決策和質(zhì)量控制。2．1．3 對數(shù)字資源的使用進(jìn)行評估

數(shù)字資源的使用評估是數(shù)字資源采購前評估工作的驗(yàn)證、延續(xù)和深入，也是決定是否續(xù)訂數(shù)據(jù)庫或改變購買服務(wù)方式的重要依據(jù)。沒有客觀的評估就沒有持續(xù)有效的采購。

數(shù)字資源的使用評估主要包括:(1)資源的內(nèi)容，包括數(shù)據(jù)庫收錄是否全面、準(zhǔn)確、權(quán)威、時(shí)效性強(qiáng)，是否符合本館需求。(2)檢索系統(tǒng)及功能，包括檢索功能、檢索技術(shù)、檢索結(jié)果、用戶服務(wù)等是否合理，是否容易使用。(3)使用情況統(tǒng)計(jì)，一般由出版商或數(shù)據(jù)庫商提供使用報(bào)告，再據(jù)此進(jìn)行各類分析。(4)價(jià)值與成本核算，包括數(shù)據(jù)庫價(jià)格、數(shù)據(jù)庫價(jià)格上漲幅度、檢索成本、全文下載成本、登錄成本等。(5)出版商∕數(shù)據(jù)庫商的服務(wù)。(6)存檔。〔5〕

對數(shù)字資源的使用評估可以真實(shí)地發(fā)現(xiàn)讀者需求，有效鑒別數(shù)字資源的質(zhì)量和提供商的服務(wù)質(zhì)量，客觀地為數(shù)字資源建設(shè)小組提供數(shù)字資源采購的方向和依據(jù)。

2．2 數(shù)字資源采訪實(shí)施質(zhì)量控制措施后的效果

通過成立數(shù)字資源建設(shè)小組、制定數(shù)字資源的采購與管理辦法以及對數(shù)字資源的使用進(jìn)行評估等多種質(zhì)量控制措施與手段，從而形成規(guī)范科學(xué)的數(shù)字資源采購模式，增加了數(shù)字資源采購的科學(xué)性，最大限度地降低了數(shù)字資源采購的隨意性和不確定性，使圖書館有限的經(jīng)費(fèi)發(fā)揮出最佳的效果，確保了所購買的數(shù)字資源能充分地為學(xué)校的教學(xué)和科研提供服務(wù)。

2．2．1 中文數(shù)字資源的利用率大幅提升

通過對數(shù)字資源采購與建設(shè)的層層審批和把關(guān)，以及對數(shù)字資源的使用進(jìn)行有效評估，杜絕了數(shù)字資源采購的隨意性，近年來筆者所在館讀者對中文數(shù)字資源的利用率大幅提升。

表3 2009－2010年中文全文數(shù)據(jù)庫使用比較

從表3可以看出:讀者對中文數(shù)字資源的使用比率近兩年有了大幅提高，中文全文數(shù)據(jù)庫2010年總的檢索次數(shù)達(dá)到1178萬次，比2009年增加了184萬次，增長率為1．6%;2010年中文全文數(shù)據(jù)庫的總下載篇數(shù)達(dá)到494萬篇以上，比2009年增加了30萬篇，增長率為6．5%。2．2．2 外文數(shù)字資源的利用率大幅提高

表4 2009－2010年外文全文數(shù)據(jù)庫使用比較

與此同時(shí)，通過嚴(yán)把數(shù)字資源建設(shè)的質(zhì)量關(guān)口，筆者所在館讀者對外文數(shù)字資源的檢索次數(shù)和全文下載量增長。如上表4。表4顯示:除個(gè)別外文數(shù)據(jù)庫的檢索次數(shù)和全文下載量有所減少外，外文全文數(shù)據(jù)庫2010年總的檢索次數(shù)比2009年增加了2．39萬次，增長率為6．1%;總的下載篇數(shù)較2009年增加了11．5萬篇，增長率為4%。其中ASME數(shù)據(jù)庫2010年的檢索次數(shù)比2009年增長了119%;IEL數(shù)據(jù)庫2010年的下載量比2009年的下載量增長高達(dá)464%。這充分說明了讀者認(rèn)為國外的文獻(xiàn)資源更有借鑒意義，國外的科研成果一般領(lǐng)先于國內(nèi)的科研水平，所以外文全文數(shù)據(jù)庫的需求量增長很快。

由此可見，經(jīng)過對數(shù)字資源的采購實(shí)施質(zhì)量控制措施，形成規(guī)范科學(xué)的數(shù)字資源采購模式后，無論是中文還是外文數(shù)字資源的利用，都得到了明顯提升。尤其是外文數(shù)字資源的采購如果能真正適合讀者的需求，就會產(chǎn)生跨越式的增長。

3 結(jié)語

高校圖書館信息資源建設(shè)質(zhì)量的高低是圖書館信息服務(wù)職能與讀者利用功能能否得到充分發(fā)揮的重要體現(xiàn)。不斷提高館藏信息資源建設(shè)的質(zhì)量，充分滿足讀者對信息資源的需求，是高校圖書館共同追求的目標(biāo)，也是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)。而印本資源和數(shù)字資源館藏質(zhì)量控制是一個(gè)長期的不斷完善的過程，貫穿于館藏建設(shè)和圖書館發(fā)展的整個(gè)過程，〔6〕只有不斷提升印本資源和數(shù)字資源采訪人員的綜合素質(zhì)，全面、詳細(xì)、準(zhǔn)確地收集和分析采訪信息，嚴(yán)格控制采訪過程，采取科學(xué)的、切實(shí)可行的采訪質(zhì)量控制手段，高校圖書館的信息資源采訪工作才能夠順利完成，信息資源的采訪質(zhì)量才能提高。只有確保信息資源采訪工作的高質(zhì)量完成，才能夠更好地為學(xué)校的教學(xué)和科研服務(wù)。

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