提高組織人事檔案管理水平的思考

文/何春梅

提高組織人事檔案管理水平的思考

文/何春梅

隨著企業人事制度改革的不斷深化，煤炭企業組織人事檔案管理面臨著許多新情況、新問題。如何適應改革的需要，進一步提高組織人事檔案管理水平，使其更好地為企業人力資源發掘、培養、輸送服務，需要相關管理人員不斷地總結思考，改進創新。窯街煤電集團有限公司組織人事檔案歸人力資源部管理，人力資源部組織檔案室負責管理全公司縣處級組織、科級組織和一般組織的人事檔案，共2756冊。公司始終堅持以服務組織人事工作為中心，以省委組織部達標驗收為契機，不斷加大基礎設施建設和規章制度建設，使組織檔案管理工作更加規范化、標準化和制度化。

一、當前組織人事檔案管理工作存在的主要問題

1.對組織人事檔案工作認識不到位

目前，社會普遍對組織人事檔案的重視程度不足，思想認識陳舊片面。從窯煤集團來看，由于歷史的原因，早期的檔案管理工作政治色彩較強，組織人事檔案保留了較多個人的政治歷史材料、家庭出身及社會關系等材料，并不完全適合當下市場經濟對人才管理的需求。而且由于對組織人事檔案的作用認識不夠，比較容易忽視人事檔案價值的開發與利用。有些組織群眾對組織人事檔案工作不了解、不重視，認為組織檔案工作只是管檔單位的事，與自己關系不大，存在收集材料不配合，填寫檔案材料不規范，查、借閱檔案不辦理相應手續等問題，一定程度上給檔案管理工作造成了困難。

2.部分組織檔案材料不齊全

部分組織人事檔案記錄缺失,人事檔案的動態性管理要求不能順利實現。如一些人員的組織人事檔案中只有幾張“登記表”“履歷表”等,根本無法滿足現代人事管理、組織管理和員工管理的需要,也無法讓企業全面了解有關人員的歷史表現、工作業績、能力表現、業務專長及身體健康狀況。有些單位和個人缺乏材料及時歸檔意識，使檔案材料長期積壓和滯留在單位和個人手中。并且，檔案材料收集方法比較單一，基本以“坐”收材料為主，主動收集的力度不夠。

3.檔案管理工作規范性不足

有的二級單位收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，直接導致一些歸檔材料還不夠真實和準確。組織人事檔案是記載一個人的經歷和德才表現的材料，但從現在的情況看組織人事檔案中有些材料存在內容和形式上的雷同，如一些鑒定、考核和評價材料都給人以千篇一律的感覺，不能準確反映每個人的真實情況。究其原因，主要是有的單位檔案管理人員管理水平不高，管理手段整體上比較落后；有的單位特別是一些小單位檔案管理人員身兼數職，管檔人員工作變動頻繁，新接手人員大多沒有經過專業知識培訓，業務不熟等造成的。

二、對加強組織人事檔案管理工作的幾點思考

在現代勞動用工管理中，組織人事檔案扮演著越來越重要的角色。近年來，窯煤煤電集團有限公司對檔案工作高度重視，針對組織人事檔案管理工作中存在的問題，不斷加大投入，夯實組織人事檔案管理工作基礎；強化管理，提高組織人事檔案工作水平；提高效率，提升組織人事檔案服務質量，推動檔案管理取得了巨大的進步，2010年公司組織檔案順利通過了省委組織部信息中心的考核驗收。當前，新的形勢發展要求公司的檔案管理工作既要堅持行之有效的方法，又要敢于創新，尋求開創性的新思路和新方法。

1.提高對組織人事檔案工作重要性的認識

組織人事檔案工作未能引起足夠重視的原因是多方面的，但其中一個比較重要的方面就是宣傳工作不到位。因此，要通過多種途徑宣傳組織人事檔案工作的重要性和有關法規文件精神；通過舉辦培訓班、開展知識競賽、編印知識讀本等手段，提高各單位、部門檔案信息員的業務素質。同時，檔案信息員要在日常工作中，做好講解宣傳工作，不斷提高組織人事檔案工作的社會認知度。

2.進一步完善組織人事檔案制度建設

維護組織人事檔案的完整、準確與安全，是組織人事檔案管理的基礎性工作和重要內容，而規范檔案管理基礎工作的根本是制度建設。為此，要建立健全組織人事檔案材料的收集歸檔制度，對于人事變動、工資調整、組織獎懲等材料，應及時督促有關部門收集，并按組織管理權限移交管檔單位存檔。要建立與檔案材料形成部門定期溝通聯系制度，使檔案材料在形成之初就準確、詳實。要認真執行《組織人事檔案整理規范》《組織人事檔案查（借）閱制度》等有關規定，嚴格鑒別、整理、利用和保管。此外，還要根據新時期企業組織工作需要，不斷豐富檔案內容，增加反映組織勤政廉政方面的信息材料，為評價和使用組織提供詳實準確的依據。

3.充分發揮組織檔案在選用組織上的基礎作用

選拔使用組織，關鍵是知人善任。組織人事檔案是全面考察了解和選拔使用組織的一個重要依據，檔案管理部門應及時維護更改組織信息，保證信息的真實可靠，并主動提供所需組織的個體情況，為領導準確選人用人提供重要的依據。同時，還可以利用計算機技術，做好檔案信息的綜合分析，為領導全面掌握組織隊伍的整體狀況提供第一手可靠的資料，如，一些科研人員、管理人員在其領域里的重大突破和重大創新貢獻要及時向領導匯報，當好領導的參謀。

4.加快企業組織人事檔案信息化建設步伐

實現組織人事檔案信息化、網絡化管理，是信息時代發展的必然要求。為此，要積極開發和挖掘組織檔案的信息資源，多角度、多層面的開發組織檔案信息，進行了解、分析和分類儲備，根據組織人事工作的要求和社會生活其他領域的信息要求，進行組織人才信息的加工整理，建立組織人事檔案數據庫系統，實施組織人事檔案動態管理，在檔案的查閱、借閱、歸檔、統計等日常工作方面實行微機化操作。要建立內部局域網，實現組織檔案信息資源共享，使企業領導能夠直觀快捷地了解和掌握各級組織隊伍狀況，有效地提高組織人事檔案信息的利用率和使用價值。

（作者單位：窯街煤電集團有限公司）

（責任編輯：古偉鋒）