試論高校檔案管理工作的服務創新

周建瓊

(懷化學院預科部,湖南懷化418008)

做好高校檔案管理工作,不斷地為教學和管理提供良好的支撐,就必須從思想深處樹立主人翁責任感,真心熱愛這份工作,在扎實完成各項日常任務的同時,應該力求創新,以提高效率,提升質量。在這里,以筆者之淺陋,冒昧地提出了個人的幾點思考,以期能拋磚引玉,促進思考和學習。

一、創新高校檔案管理服務工作的必要性

創新是社會發展的動力和源泉,高校檔案管理要想在當下社會站穩腳跟,跟上高等教育的發展節奏就必須更新觀念,樹立創新意識,通過開發與利用信息資源、檔案服務機制創新,為高校的科研與教學服務。

(一)服務創新是高校檔案管理工作順利開展的基礎

高校檔案館是高校各項工作的基礎,如果高校檔案館不能為學校的工作開展服務,檔案館也就沒必要存在,也難以得到發展。我國的高校檔案管理工作長期以來都處在封閉的環境之中,工作也相對滯后,這些問題的產生都跟檔案館的工作人員服務意識淡薄有關,隨著我國的各行業的快速發展,服務方式也日益發生轉變,高校檔案管理人員只有創新服務,才能為學校工作的開展打下基礎。

(二)服務創新是高校檔案管理不斷發展的要求

隨著我國高校教育事業地不斷改革,檔案管理工作也融入到學校的管理和教學的過程中,檔案管理工作也面臨著許多新問題。鑒于此種情況,檔案館的工作人員要將創新的觀念貫徹于檔案館管理工作的始終,這就必須打破傳統的思維定勢,關注學校的科研工作以及教學體制改革,探索出管理檔案館的新途徑,時刻把握學校的短期工作和長期目標,既為廣大師生服務,又為領導作決策服務。

二、高校檔案管理服務的現狀和存在的不足

高校檔案管理工作直接關系著學校的整體風貌,但是因為各種原因,我國目前的高校檔案管理工作并沒有在服務上有實質性的創新,高校的檔案利用率并不高,珍貴的資料并沒有被有效利用,某些高校的史料檔案長期被擱置,不能體現其價值。

(一)重視程度不夠

長期以來,很多人都認為檔案管理工作就只是收藏和保管資料,不能給學校帶來直接的經濟效益,只要保證資料不丟失、不泄密、方便查檔和外調就可以了,因此學校很容易忽視學校的檔案管理工作,形成“說起來重要、排起來次要、用起來需要、忙起來忘掉”的現狀。

(二)管理方式落后,管理力量不足

我國許多高校的檔案管理人員都沒有經過專業的培訓,沒有檔案管理的專業技能,對檔案管理的重要性、檔案材料如何收集、整理等業務并不熟悉,又因為對檔案資料的辨別能力較差,往往因錯過最佳的收集時間而流失重要的資料。

(三)投入檔案管理的經費不足

隨著經濟的快速發展,也應加大對檔案館的資金投入,使檔案館的硬件設施滿足檔案館的需求,但是大部分高校對檔案館的經費投入明顯不足,檔案建設的資金十分有限,設備不能夠及時更新,這是高校檔案管理發展的重要制約條件。

三、檔案管理工作創新的措施

(一)轉變服務觀念

忽視對檔案館資源的開發與利用、輕視服務的重要性,導致檔案的功能不能完全被發揮出來。因此要想使高校檔案館發揮出應有的價值,就必須打破固有的思維模式,將新觀念、新思想用于高校檔案管理工作之中,促進高校檔案管理工作的發展。

1.首先,要轉變“你需要我提供什么”的被動服務理念為“用戶至上、主動服務”的理念,這就要求去了解學校各部門及社會各個領域對檔案的需求,對用戶需求進行研究和分析,探索和發現檔案管理服務于學校、服務于社會的切入點,為用戶提供方便的查詢環境與可靠的信息資料。

2.改變傳統的封閉意識為開放的服務意識,檔案館不僅要和高校各部門加強聯系,同時還要與社會各領域緊密聯系,把檔案館的信息提供給社會廣大公眾。在彭群頤老師所撰寫的《高校檔案網絡化建設的幾點思考》一文中,就曾有這樣的觀點:[1]

檔案工作要上檔次、上水平、產生質的飛躍,必須搞好檔案網絡化建設和實現檔案現代化管理。因此,高校檔案部門應將檔案基礎業務建設的重心向檔案網絡化建設和檔案現代化管理方面轉移,積極引進先進的技術、設備和管理手段,培養和配備適應現代化管理需要的專業技術人才,加強檔案數據庫建設、網絡建設和多媒體技術的應用,提高檔案管理的科技含量和科技創新能力,逐步實現檔案工作主要從純手工操作的傳統管理向現代化網絡化管理轉變。

網絡的開放性和管理的科學性與便捷性,已經極大地改變人們對于檔案管理模式的認知方式。現在需要做的工作是,如何在已有資源的基礎上進行優化升級,不斷適應新形勢的需要。在前人已經取得了豐碩成果的基礎上,推陳出新有難度,但推陳出新也最有力度,它能有效改變傳統封閉保守的形象,使檔案管理服務的水平邁上嶄新的臺階。

3.改變靠經驗服務的保守觀念,樹立新觀念,檔案館要根據職能的變化、服務對象的差別,不斷創新服務手段,尋找發展的新途徑,為社會公眾和高校各部門提供便捷的信息服務。

(二)加強管理

1.加強制度建設

高校檔案館要實現管理服務創新,就必須有“法”可依,完善相關的管理制度,這是實現服務創新的保障。

(1)完善資料收集制度。各單位收集相關檔案時要明確責任,同時要加強檢查和監督,保證高校各部門及時、完整地將資料歸檔于檔案館。

(2)完善業務培訓制度。要定期對檔案的收集和整理的工作人員進行培訓和指導,保障材料歸檔的規范。

(3)建立健全檔案保管制度。由專人負責對檔案進行清查盤點,對檔案館的安全設施進行維護,消除消防隱患,使檔案處于最優質的保管狀態。

(4)完善借用和使用制度。根據檔案的特征,進行不同的管理方式,一方面要簡化借閱手續,方便用戶使用;另一方面要注重部分檔案的保密工作。

2.使用現代化管理手段

關于這一點,前面已經有所討論,在這里再一次作強調,以期問題能進一步的深化。當然,更重要的還是要具體化。隨著我國經濟的持續發展,使用現代化的管理手段使檔案管理工作的必然趨勢。高校檔案館應采用先進的管理手段,有效地提高檔案資料的收集、管理與應用水平。

(1)加強基礎設施建設。在檔案管理中利用計算機、縮微、網絡等先進技術時,需要相應的軟硬件的支持。因此高校應加大資金投入,為檔案館配備先進的設備,并購置先進的管理軟件。

(2)加速檔案數字化進程。在實現資料歸檔數字化與電子文件歸檔管理的基礎之上,完善檔案數據庫建設。

(三)提高檔案人員的綜合素質

隨著新技術新設備在檔案館中的應用、檔案工作的深度和廣度地不斷拓展,對檔案人員的信息素養、創新能力提出了更高的要求,檔案館的工作人員要用現代管理的新技術、新理論武裝自己,并在工作中對其有效運用,創新檔案管理的手段和方式。關于這一點,在肖春霞老師撰寫的《做好高校檔案管理工作改革的思考》一文中就有過很好的闡述:[2]

檔案工作部門要適應高校新時代發展和新時期檔案工作的需要,成為部門的“中樞”,工作人員要具有較高的政治理論水平和政策水平,要有較強的業務能力。勤奮無私的敬業精神,要能從全局角度觀察、思考,創造性地開展工作,提高貫徹黨和國家關于檔案工作方針政策、法律法規的自覺性和堅定性。要求他們不僅要深入學習檔案理論知識,而且要掌握檔案工作的原則方法。做到熟悉專業懂本行,開展工作不外行。

在此基礎上,筆者也形成了如下的幾點思考:

1.完善人才引進機制,學校要吸引優秀的專業人才到檔案管理工作中,充實檔案管理隊伍,優化管理隊伍結構。

2.完善業績考核制度,建立健全業績考核制度,對檔案管理員的工作水平、工作態度以及工作成效進行考核。

3.健全激勵機制,采用物質激勵以及精神激勵激發管理人員的責任心與進取心,增強管理人員提高自身素質的主動性與積極性,最大程度地激發管理員的創造性,只有管理員的整體綜合素質得以提高,高校檔案館的管理和服務才能相應提高。

四、結語

由于高校檔案館過分注重檔案資料的保密性,致使高校檔案工作長期處在比較封閉的環境之中,檔案管理人員的管理觀念相對陳舊、服務意識、創新意識比較淡薄,檔案工作一般都停留在建檔、管檔以及查詢等階段,忽視了檔案資源的開發與利用。在此基礎上,高校應重視檔案館的各項工作的創新,促進檔案館在經濟發展的背景下也能得到相應發展,實現檔案館的自身價值。

[1]彭群頤.高校檔案網絡化建設的幾點思考[J].懷化學院學報,2008,(7).

[2]肖春霞.做好高校檔案管理工作改革的思考[J].懷化學院學報,2003,(1).