淺談Excel電子表格常用的操作

潘玉芳

(天水農業學校，甘肅 天水 741400)

Excel電子表格在當今信息社會的各個領域都有應用，作為重要的辦公自動化軟件，具有強大的制作表格、處理數據、分析數據，創建圖表等很多功能，很有必要讓人人都學會Excel電子表格的操作，對我們的各項工作都有很大幫助，Excel電子表格能使信息數據顯得更加直觀明了具體。我就Excel電子表格的操作淺談以下幾點。

1 設置表格線的操作

Excel電子表格軟件窗口中預先設置了通用的表格線，是為了方便輸入和編輯數據，但實際上我們制作表格時一般都是按需要自己設置表格線。從“格式”工具欄上的“邊框”按鈕右邊的下拉按鈕中打開表格線選項卡，選擇其中所需要的選項即可方便地添加常見的表格線，也可以使用菜單設置更加豐富的線形和斜線。具體操作是:先選取要設置表格線的單元格或區域，然后選擇“格式→單元格”菜單命令，打開“單元格格式”對話框，單擊其中的“邊框”選項卡，在線條區域的“樣式”框選擇表格線的樣式，在“顏色”下拉列表框設置表格線的顏色，再選擇預置區域的按鈕設置表格線的位置，最后選擇“確定”按鈕。

2 輸入數據的操作

在Excel電子表格中輸入數據時，需要先選取單元格，再在被選取的單元格中輸入數據。當一個單元格的數據輸入完成后，單擊或按Tab鍵、Enter鍵都可以選取需要輸入數據的下一個單元格。對字符和數字可以按照常規的輸入方法輸入，Excel電子表格會按照左對齊的格式顯示字符，按照右對齊的格式顯示數字。輸入的數字如果較小，單元格中按照常規方式顯示數字，如果輸入的數字較大，單元格中按照科學記數法顯示數據，輸入數據的長度超過單元格寬度并不會影響相鄰單元格的數據。如果在連續的單元格區域輸入相同的數據，可以使用填充數據的方法，自動填充數據而且單元格格式也一并復制。當單元格內數據輸入錯誤時，可以直接按Delete鍵刪除數據。

3 格式化Excel電子表格

格式化Excel電子表格主要是指設置數據的字符格式、對齊格式和顯示格式，設置表格的行高、列寬記表格線等，格式化Excel電子表格在輸入數據之前和之后都可以進行。比如設置字符格式就是根據需要設置字符的字體、字號、字形、顏色等。先要選取需要設置字符格式的單元格或區域，再使用“格式”工具欄上的“字體”框、“字號”框、“加粗”按鈕、“字體顏色”按鈕、“傾斜”按鈕、“下劃線”按鈕等特殊效果后，選擇“確定”按鈕，即可完成設置字符格式的操作;如果是設置數字格式，既可以使用“格式”工具欄設置常用的數字格式，也可以使用菜單設置更加豐富多樣的數字格式，先選取需要設置數字格式的單元格或區域，接著選擇“格式”菜單的“單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，并單擊其中的“數字”選項卡，從“分類”列表框選擇數字格式的類別，再從其右邊出現的對象選擇具體的數字格式，最后選擇“確定”按鈕，結束設置數字格式的操作。

4 在Excel電子表格輸入公式

在單元格或者“編輯欄”中輸入公式，首先要輸入“=”，公式中的加、減、乘、除四則運算以及小數點、百分號等都可以從鍵盤上直接輸入，需要進行數據計算的公式建立完成后，按Enter鍵或單擊“編輯欄”的“輸入”按鈕即可獲得計算結果。如果后面要輸入的計算公式相同，則拖拽“填充柄”就能實現公示的復制，隨著位置的變化，公式所引用的單元格地址也發生相應的變化，稱為單元格地址相對引用。在公式中，引用的單元格地址用顏色字符表示，對應的單元格邊框顯示為相應顏色并四角有小方塊。使用時要細心觀察，用的次數多了就記住了。

5 使用函數對Excel電子表格進行計算的操作

計算與處理Excel電子表格數據是很常用的操作，先選取要進行數據計算的單元格后單擊“常用”工具欄中所需的運算函數按鈕的下拉菜單，再單擊“其它函數”命令，在“插入函數”對話框的“搜索函數”文本框中輸入函數名，然后單擊“轉到”按鈕，系統會自動查找該函數，如果我們不知道函數用法可以在有關該函數的幫助欄中查看詳細的函數用法及示例，找出適合自己所需的幫助說明單擊“確定”按鈕，在彈出的“函數參數”對話框中輸入要進行的計算參數，最后單擊“確定”按鈕就會顯示出計算結果。

6 Excel電子表格數據的排序

Excel電子表格中輸入的數據常常是沒有規律的，但我們在日常數據處理中經常需要按某種規律排列數據。Excel電子表格中的排序是指數據行依照某種屬性的遞增或遞減規律重新排列。Excel可以使用一列或多列數據作為關鍵字進行排序，可以按升序或降序進行排列，也可以按字母、數字或日期數據類型進行排列。使用一列數據作為關鍵字進行排序時，先選擇該列數據的某個單元格，再選擇“常用”工具欄的升序按鈕或降序按鈕即可。如果使用多列數據作為關鍵字排序時，Excel先按照主要關鍵字排序，再按照次要關鍵字排序。選擇“數據”菜單的“排序”命令，可以打開排序對話框，設置使用多列關鍵字進行排序。需要注意的是，一般不能在選定某個區域的狀態下進行排序，通常Excel默認只對選定區域排序，沒有選擇的區域不參加排序。

［1］周南岳.計算機應用基礎.北京:高等教育出版社，2009.

［2］沈美莉.現代辦公自動化.北京:電子工業出版社，2005.