服裝企業門店信息化系統再造

■侯保華 北京社會管理職業學院

服裝行業是我國傳統支柱產業之一，在國民經濟中處于重要地位，近幾年，我國的紡織服裝業有著較大的發展，也在較大程度上推動了國民經濟的發展。中國巨大的市場內需已經成為國內服裝行業平穩增長的主要動力來源。服裝行業在發展中逐漸從規模、產量轉變為品牌、品質以及產品個性化方面的競爭，涌現出一批具有高知名度、在業內具有較強的市場占有率的服裝品牌，如杉杉、波司登、凱撒、紅豆、羅蒙、報喜鳥等，均擁有成百上千家的專賣店。企業大幅度的擴張伴隨著人、財、物的內部管理面臨失控的危險，借助高科技手段的企業信息化管理就顯得尤為重要。

一、當前服裝企業信息化應用的現狀

在經歷了前一階段的經濟高速發展期后，企業信息化已日益成為提升管理，提高效益，獲取更多利潤的基礎技術支撐點。渡過信息化建設的初始階段，企業家們卻又面臨著落伍的信息管理系統不能滿足自身業務需求高速成長的困惑，尤其在緊跟潮流和時尚的服裝行業，其產品的款式多樣、價格多變、更新換代快，造成高庫存風險。如何造就高效的周轉率，使提升服裝企業經營利潤的重要因素之一。

服裝企業信息化的目的就是從設計、打版開始，到訂單、原料采購、進倉、分配、生產、銷售、統計分析等，對企業的整個流程中的各個環節實施動態化管理。對于涉及訂、產、銷一體的服裝制造業而言，內部的管理流程是決定了信息化成功與否的關鍵。過去的信息管理大多解決眼前的局部業務功能的信息技術支撐，但對于當今各類分銷渠道，跨地域的門店銷售，需要我們在協同工作的大系統背景下，解決信息化孤島問題，重新理順內部工作流程，集中管理，共享數據，提升核心數據一致性，安全性和可靠性，逐漸引導企業納入規范化、標準化的管理格局中。

二、服裝企業業務管理分析

鑒于服裝商品的特點，具有多SKU、多商品屬性、季節性多變，區域特征明顯，價格策略復雜等，服裝企業涵蓋了設計、生產、原料采購、分銷、零售等一系列業務，在企業信息化流程設計中需要以下管理模塊：決策分析、財務管理、客戶關系、生產管理、倉儲物流、門店管理。

三、門店管理模塊的流程再造

在門店管理模塊，企業的管理目標是：規范化門店進銷存業務管理流程，加強對門店的管理，建立一套事先申請、事中控制和事后分析相結合的門店運營監控體系，為門店進銷存業務提供準確的統計信息，為生產和銷售提供有效的統計信息。在公司物流部、分銷部的監控下，門店之間依據實際情況進行庫存調撥；公司物流部也可以直接下達調貨通知，進行店間貨品的調配。

為實現上述目標，主要在以下五個方面進行了流程改進：

1.要貨、退貨的事先申請，事中控制

當前企業里，門店與物流部門的信息溝通是通過電話進行的，溝通效率低，成本高；門店的退貨裝箱單是手工單據，單據與貨物一致性較低，造成物流部門驗貨、收貨工作量大，效率低、誤差大。

在本次門店系統優化過程中，門店與物流部門共享信息數據。物流部門及時得到門店的要貨、退貨申請，對要、退貨申請做出相應處理和審批；門店也能及時得到物流部門的處理結果，尤其對退貨申請，經審批后，根據審批結果掃描裝箱，確保退貨單據、所退貨物一致，提高物流部門的工作準確率和成功率。

2.規范、可控的折扣促銷管理

在企業門店銷售中，根據市場競爭、店內貨品庫存、銷售情況，經常會進行各種促銷方式，以提升銷售量，擴展客戶群。常使用的折扣促銷方式有：折價促銷、贈券促銷、折價贈券促銷、買一贈一促銷、折隨量變促銷、買減促銷、VIP贈禮品促銷。

以前，門店折扣促銷的工作流程是通過手工填單申請，而折扣促銷活動實施時，是通過店員手工折扣銷售進行操作的，店員自由度大，事后難以監控。

進行流程優化后，門店策劃和準備實施貨品折扣促銷活動時，提前向財務部提出申請。具體由門店操作員根據門店策劃的折扣促銷方式和參加折扣促銷的貨品，在門店POS系統中手工錄入促銷單。信息經門店POS系統傳遞到財務部，財務部對折扣促銷單進行審批。審批通過后，門店即可實施折扣促銷活動，審批不通過，則門店不能實施此折扣促銷活動。

通過流程改進再造，門店折扣促銷活動形成規范的折扣促銷規則和折扣促銷活動的策劃、審批和實施流程，由門店POS系統統一管理和控制，減少了財務部人員的事后監控工作，消除人為因素導致的銷售損失，降低事后監控成本。

3.特例卡的靈活應用和監控

特例卡是公司高層領導所具有的特殊的折扣權限。當特殊顧客在店內購物時，公司高層領導通知門店以特殊折扣對該顧客進行單獨優惠。

以前，門店操作員采用手工折扣來實現對特殊顧客的銷售處理，財務很難分開特殊顧客和普通顧客折扣，事后監督困難，也容易出現管理漏洞。

進行流程優化后，給每位高層領導分發一張特例卡，專門用于門店以特殊折扣對特殊顧客進行優惠。門店人員完全依賴于特例卡的權限進行相應折扣，規范了特殊折扣的使用時限。使用特例卡進行交易后，財務部依據特例卡銷貨單與相應高層領導進行特殊折扣的核實和資金處理。

特例卡的使用，特殊銷貨單的核實，提高了財務部對門店異常折扣監管質量，有效杜絕打折漏洞，財務部的工作效率也大幅度提升。

4.代金券的系統管理

原有代金券申請、發放均由人工管理，使用時也沒有校驗，防偽性差，容易出現造假，超范圍，超時效使用等現象，使用情況難以統計，造成企業經營損失。

為加強管理，門店系統改進了流程控制，首先由門店或需求部門提出代金券申請，由財務部按照公司代金券審批流程進行審批，審批通過后，由策劃部人員進行設計、制作，并且代金券使用條碼管理，條碼信息中含有面額、有效期、券類、可用門店等相關信息。其次，代金券使用系統實施發放管理，由財務部人員在門店POS系統中對準備贈送或出售的代金券建檔并蓋章。最后，由需求者向最終客戶發放。

顧客持代金券在店內進行購物結算時，門店POS系統對代金券進行掃描，自動檢測該代金券的有效性，如符合使用條件才允許使用并登記。財務部門在每期代金券的使用期限結束后，對該期代金券的發放和使用情況進行統計分析。

通過嚴格的審批、驗收、管理手段，有效地避免了代金券在發放及使用中的漏洞，加強了監管力度，提升管理品質。

5.營業款回收管理

服裝企業大量的直營門店分散在全國多個城市，營業時間長，員工流動性大，給每日營業款的回收管理工作帶來很大的難度。

為提高門店資金監管，統籌考慮到財務部門管理的便利，在門店系統中將每日營業款數據分類匯總（門店每日營業款收入主要分為四類：現金，銀行卡，儲值卡，代金券），并回傳總部系統，同時將當日現金存入固定賬戶，回收的代金券定期上交財務，銀行卡、儲值卡對賬單當日回傳總部，做到款項日清月結，賬目清晰。

通過細化、強化資金管理，自營店與總部的資金流完全納入系統管理，資金流清晰，每筆交易有據可查，加強了對門店資金的管理。

總之，任何一個企業的信息化過程都不是一蹴而就的，它是一個系統工程，需要考慮各業務流程的合理性和連貫性，并隨著企業管理理念的不斷更新，管理水平的逐步提高，而不斷地修正，調整和升級信息系統，才能使之長久服務于企業，真正發揮出應有的價值和作用。