科技電子檔案的整理保存措施

唐麗英

(濮陽市林業科學院，河南 濮陽 457000)

隨著社會進入高科技信息時代，計算機、網絡技術被廣泛應用于人們工作、生活的各個領域，科學研究科技推廣、應用工作也相應的發生了大的變革，工作過程中產生了大量以磁盤、光盤等形式為介質的電子文件，這些電子文件極大地方便了文件信息傳遞、數據共享，在很大的程度上提高了工作的質量和效率。同時，也使得科技檔案由傳統的紙質檔案逐步向電子文件檔案過渡。因此，如何正確理解科技電子檔案的概念、分類和特性，進一步做好科技電子檔案管理工作，就成了科技檔案工作者的全新課題。

一 科技電子檔案的概念與分類

當前，科技系統各級主管部門和生產、科研及技術推廣等企事業單位或個人在生產、科研、教學和基本建設等科技活動中，各種材料上報均由網絡申報系統自動生成、自動上報，各種材料的寫作也由傳統的手工制作轉為計算機操作，尤其是科研活動中各種紛繁復雜的數據處理、圖表繪制也均由各種各樣的計算機數據處理軟件和繪圖軟件完成。因此而形成大量以磁盤、光盤等形式為介質的的電子文本、電子圖形、電子圖表、電子聲像、電子程序、電子數據等形態的文件材料，這些材料經過分類、整理并歸檔保存，就形成了科技電子檔案。

科技電子檔案忠實記錄了新時期科研、科技應用活動的全部過程，是科技檔案的重要組成部分，歸納起來主要可以分為以下幾種：科研類檔案、技術推廣類檔案、規劃設計或專題調研類檔案、儀器設備類檔案、國際交流類檔案、行政管理檔案、基建及其他檔案等。隨著科技檔案數字化發展，做好電子檔案數據的保存、積累與利用，是今后一個時期科技部門檔案工作的一個重點。

二 科技電子檔案的特性

隨著網絡的普及，國家、部、省各級的科學研究、技術推廣活動均采用網上申報系統，省去了許多繁文縟節。電子文件的優越性就可以明顯的表現出來。

1.信息存儲的高密度性

科技電子檔案以磁盤、光盤等為存貯介質，存貯信息量大，減少了紙質檔案存放量，在將來可實現檔案庫房的“微型化”。

2.正確、高速的檢索率

科技電子檔案檢索依靠計算機操作，計算機最大的優點是運算速度快，查詢處理大規模和超大規模數據方便，可滿足各種途徑的檢索要求，如：分類號、關鍵詞、責任者等等，而且數據量越大，越能體現出它的優勢。

3.共享性和易復制性

科技電子檔案使用計算機和網絡，操作簡單，易于復制和傳輸，可同時供許多人使用，提高了工作效率和檔案的利用效率。

4.多媒體集成性

科技電子檔案中的文本、圖形、圖像、聲音和視頻等多種形式的信息可以通過計算機綜合處理，使文字、聲音、圖形、圖像一體化，并能對這些信息加以變換、創作和加工，綜合表達科技活動的全過程，并增加信息表現力，豐富其顯示效果。

同時，科技電子檔案也有其弊端，如：重要文件資料對操作軟件的依賴性將成為電子檔案收集的一大難題;適合電子文件載體的物理、化學性質的管要求相對紙質檔案高，長期保存具有一定的困難;安全性較差，易受病毒等惡意程序的攻擊或操作失誤而使原始電子文件丟失、改變或剽竊;電子文件便于修改、便于復制的特性，使其原始性、真實性容易遭到破壞，最能體現檔案原始記錄的內容與形式特征不復存在。

三 電子文件檔案的整理

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好科技電子檔案整理工作，可以按科研科技業務、科研生產設備、聲音影像等類別進行分類管理，然后再按各個具體的科研、教學、推廣、生產項目分別整理組盤歸檔。

1.科技業務檔案整理

科技業務檔案包括科研類檔案、技術推廣類檔案、規劃設計或專題調研類檔案。這些業務檔案在整理歸檔時，要按照各項業務工作的檔案管理要求，在數據信息整理時按檔案年份、檔案類型、檔案保管期限進行組盤輸入歸檔。第一將不同年份、不同保管期限的文件分盤保管，便于按定期拷貝，以延長歸檔電子文件的保管壽命。第二將不同類型檔案分盤、同一類型檔案集中在同一盤上，以便查閱利用。為了確保電子文件組盤統一規范，應由檔案部門在接收歸檔文件時集中組盤，然后以統一的數據庫結構和規范命題建立檔案盤內文件目錄，便于計算機對盤內文件查找。沒有電子文檔而只有紙質文件的檔案，要對紙質文件的實體進行掃描，并按案卷號、圖號、序號連接起來，建立起電子檔案，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。處理完畢的電子檔案由檔案工作者根據檔案的重要性，確定密級和保管期限，加上檔案管理信息，如：分類號、檔號等，然后進入檔案數據庫。

2.儀器設備類檔案整理

儀器設備類檔案主要包括專業設備儀器說明書、圖紙資料、照片、鑒定證書及各種設備在使用維修中形成的記錄和其他科技文件材料。當前，科技系統各單位引進技術和購置各種實驗、生產設備時，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發展，國內設計院設計的產品也逐步實行了CAD設計，而且各單位的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進設備時必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統環境、工作平臺、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時，應該附上電子文件內容說明和注意事項。

3.聲音影像電子檔案

聲像電子文件是指本單位開展的科研、技術推廣、規劃設計或專題調研等各種重大活動及會議中形成的有保存價值的照片、底片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料的載體，由專業人員將拍攝的磁帶、照片和說明及其它載體直接刻錄成光盤，轉交給檔案人員存檔。科研、技術推廣、規劃設計或專題調研等專題活動的聲像電子文件，必須與本項活動其他電子文件一同歸檔，以方便查閱和利用。

四 科技電子檔案的保存

1.為電子文件檔案創造良好的環境條件

(1)保證適宜的溫濕度。電子文件在溫度過高或過低條件下，聚酯底基易膨脹或收縮變形，光盤載體中使用的塑料、鋁和多碳材料也會彎曲變形，影響激光束精確定位和數據的讀寫。實驗證明，存電子文件的理想溫度為16～20℃，相對濕度為40%±5%。

(2)防止灰塵影響。灰塵會對電子文件載體的造成物理損壞、化學損壞和生物損壞，致使磁盤、磁帶、光盤等載體產生污染、劃傷、腐蝕、降解及酶和有機酸損毀等損壞現象，造成記錄信息的損毀、消失及數據丟失。所以，在保存載體時要用專用塑料袋包裝、密封，隔離灰塵。

(3)防止外來磁場和機械震動的影響。外來磁場作用于磁性載體，能使磁性涂層的剩磁發生消磁或磁化，造成信號失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。此外，強烈的機械震動也會影響磁性載體材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰減，從而破壞記錄信號。因而要防止外磁場的影響，如遠離強磁場，將磁性載體存放在有抗磁性的框架內或金屬盒內等等，并避免強烈的機械震動。

(4)防止紫外線和有害氣體的影響。紫外線能使電子文件載體材料的盤基和帶基老化、強度下降，并能破壞磁性載體的穩定性，影響磁性記錄的讀號效果。二氧化硫、硫化氫、二氧化氮和氯氣等氣體，能腐蝕、破壞磁性載體和光盤，致使盤基帶基老化、變質和磁粉脫落，使電子文件信息丟失。所以在存放磁性載體時，一定要遠離光照，避免有毒氣體。

2.科學管理

(1)磁盤管理。①統一使用3.5寸高密盤保存。②把住軟磁盤質量關，高質量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數據。③加強病毒防范、檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經常置于保護狀態。④對加密盤的管理。對存盤時進行過加密或隱含文件名的電子文件，應該解密或顯現文件后再歸檔保存。⑤在條件允許時，及時將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長久保存。

(2)光盤管理。規范存放和使用，光盤的存放應置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過程中應避免磨擦和劃痕造成光盤的損傷。

(3)提高電子文件的技術保護。保護電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術途徑主要有防火墻技術、存取權限控制、數據加密法、數字水印法、數字時間印章法等。

(4)定期復制。不管磁盤還是光盤，定期復制是當前延長電子文件壽命的有效措施，磁盤每2年，光盤每5年轉儲一次，轉儲后的載體與原載體同樣編號保存。

五 結語

隨著信息高速公路的快速發展，電子文件將更加普及，電子文件的整理與保存也日顯重要。要提高電子文件的保存時間，需要不斷地提高保存技術，要進一步改進電子文件的載體特性，從而延長電子文件的壽命。

[1]戴慧芳，李雙飛.農業科技電子檔案管理初探[J].湖南農業科學，2009(3)：113—114.

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