關(guān)于檔案征集工作規(guī)范化管理的若干思考

王建偉

（魚(yú)臺(tái)縣人力資源和社會(huì)保障局，山東 濟(jì)寧 272300）

檔案管理在檔案管理體系中屬于核心部分，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的征集工作能夠豐富館藏。要想提升檔案征集工作水平，就必須嚴(yán)格按照相關(guān)法規(guī)加強(qiáng)檔案征集工作的規(guī)范化管理，從而保護(hù)好和充分利用檔案。作為一名檔案征集工作人員，必須遵循相關(guān)法規(guī)制度對(duì)檔案征集工作流程加以梳理，以編制一套工作規(guī)范。

1 檔案征集工作的流程

檔案征集工作主要指的是人力資源與社會(huì)保障局根據(jù)具體的征集計(jì)劃來(lái)征集所需線索、明確主要的征集對(duì)象，通過(guò)規(guī)范的程序征集對(duì)象進(jìn)入館內(nèi)，將實(shí)際征集的對(duì)象變成檔案館藏品的過(guò)程。我們通常將該過(guò)程劃分為以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：首先是征集計(jì)劃的編制；其次是征集對(duì)象明確后，檔案征集工作人員和征集對(duì)象持有人間的互動(dòng)過(guò)程；第三是對(duì)已選的征集對(duì)象進(jìn)行評(píng)估鑒定和征集批準(zhǔn)的過(guò)程；第四是和征集對(duì)象持有人進(jìn)行征集手續(xù)的辦理過(guò)程。第五是檔案征集工作人員將征集檔案和有關(guān)文件遞交給館內(nèi)相關(guān)部門(mén)的過(guò)程。我們可以將檔案征集工作的這五個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)化為十一個(gè)工作步驟，即檔案征集計(jì)劃的制定、檔案征集意向的提出、征集對(duì)象的評(píng)估、基于征集對(duì)象開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)家鑒定會(huì)、檔案征集的審批、締約，征集檔案的接收、征集檔案的移交處理、針對(duì)征集對(duì)象構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案、把征集對(duì)象移交庫(kù)房、業(yè)務(wù)檔案的構(gòu)建，檔案征集工作可根據(jù)這一流程順利的運(yùn)轉(zhuǎn)。

2 檔案征集工作規(guī)范化管理的途徑

2.1 檔案征集計(jì)劃的制定。檔案征集計(jì)劃在檔案征集工作人員的工作中起到了指引作用，并且，其還是后續(xù)對(duì)征集對(duì)象予以準(zhǔn)確評(píng)估與鑒定的最有力依據(jù)。檔案征集計(jì)劃內(nèi)容具體應(yīng)涵蓋征集方式、征集原則、入藏標(biāo)準(zhǔn)、征集范圍等諸多的內(nèi)容。檔案征集工作人員主要擔(dān)任歸檔人一職，財(cái)務(wù)人員主要是接收人。歸檔共有以下幾項(xiàng)內(nèi)容：征集對(duì)象評(píng)估報(bào)告（副本）、征集對(duì)象專(zhuān)家鑒定會(huì)會(huì)議紀(jì)要（副本）、檔案征集協(xié)議（正本）、征集經(jīng)費(fèi)支付憑證（正本）、征集檔案點(diǎn)交記錄表等。

2.2 提出檔案征集的意向。檔案征集前，應(yīng)由兩名或者以上的檔案征集工作人員提出征集檔案的意向，并且，還要提供有關(guān)的征集資料，具體要提供的材料有：檔案征集意向書(shū)、申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件、有關(guān)材料。之所以向上級(jí)遞交檔案征集意向書(shū)，根本目的是為了明確征集對(duì)象持有人實(shí)際是否是甘心情愿的出讓征集對(duì)象。檔案征集意向書(shū)中應(yīng)詳細(xì)的記錄下征集對(duì)象的實(shí)況以及征集對(duì)象持有人提出的具體要求。比如，征集對(duì)象的名稱(chēng)、所在地、數(shù)量等一些基本情況，清楚的記錄下征集對(duì)象持有人包括出讓價(jià)格與所有權(quán)在內(nèi)的分配情況要求。與此同時(shí)，要留下征集對(duì)象持有人的有效聯(lián)系方式。檔案征集申請(qǐng)表的制定主要是幫助檔案征集工作人員及時(shí)提出征集建議與意見(jiàn)，也便于評(píng)估專(zhuān)家的明確。

2.3 征集對(duì)象評(píng)估。檔案征集工作人員主要負(fù)責(zé)征集對(duì)象的評(píng)估工作，該環(huán)節(jié)中，征集工作人員應(yīng)充分準(zhǔn)備以下材料：檔案征集意向書(shū)、申請(qǐng)表、征集對(duì)象相關(guān)資料、檔案原件等，征集檔案的評(píng)估專(zhuān)家應(yīng)由檔案館的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者決定。

2.4 基于征集對(duì)象開(kāi)展的專(zhuān)家鑒定會(huì)議。開(kāi)展專(zhuān)家鑒定會(huì)過(guò)程中，檔案征集工作者要準(zhǔn)備好所需的材料，具體有：檔案征集意向書(shū)、申請(qǐng)表、征集對(duì)象原件等。擔(dān)任鑒定會(huì)的鑒定人員應(yīng)從檔案征集的專(zhuān)家?guī)熘谐槿。詈髮⑿纬晌募鳛閷?zhuān)家基于征集對(duì)象而開(kāi)展的鑒定會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要。相關(guān)整理工作者要及時(shí)有效的整理所需資料并遞交給檔案管理部門(mén)，需要進(jìn)行轉(zhuǎn)交的資料包括了檔案征集意向書(shū)、申請(qǐng)表、審批表合同、專(zhuān)家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要等諸多資料的正本。同時(shí)，還有征集資料的有關(guān)資料與圖片以及征集的經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。

2.5 檔案征集審批。該環(huán)節(jié)的材料準(zhǔn)備工作還是由征集工作人員負(fù)責(zé)，具體應(yīng)準(zhǔn)備以下材料：檔案征集意向書(shū)、申請(qǐng)表、審批表、征集對(duì)象圖片等。征集檔案應(yīng)由檔案持有人轉(zhuǎn)交到征集人手里，同時(shí)，將征集經(jīng)費(fèi)的支付憑證和檔案的征集收據(jù)當(dāng)做形成文件。

2.6 檔案征集締約。該過(guò)程需要征集員和檔案持有人積極配合完成。形成文件也就是檔案征集協(xié)議要一式三份，持有人一份，還有兩份放到檔案館內(nèi)保存。檔案征集協(xié)議的清單中要有檔案的名稱(chēng)、所在地及數(shù)量等。

2.7 接收征集檔案。檔案征集人員從持有人手中接收檔案，形成文件具體應(yīng)涵蓋檔案征集的收據(jù)、經(jīng)費(fèi)支出憑證，并且，還應(yīng)有檔案征集的詳細(xì)清單，清單中的內(nèi)容要符合于合同中附有的清單。

2.8 征集檔案的移交整理。檔案持有人把征集檔案及其相關(guān)資料移交到征集人員手中，涵蓋了征集檔案意向書(shū)。審批表合同評(píng)估報(bào)告、移交目錄等諸多資料的正本，同時(shí)，還包括征集對(duì)象的相關(guān)資料和圖片以及經(jīng)費(fèi)支出憑證的副本。形成文件是征集檔案的點(diǎn)交記錄表與文件清單。

2.9 構(gòu)建財(cái)務(wù)檔案。主要是把征集對(duì)象的評(píng)估報(bào)告、專(zhuān)家鑒定會(huì)的會(huì)議紀(jì)要和審批表這三方的副本、征集協(xié)議與經(jīng)費(fèi)支出憑證的正本予以歸檔處理。檔案征集人員是歸檔人應(yīng)交給財(cái)務(wù)管理人員（接收人）歸檔。

2.10 移交庫(kù)房。檔案整理人員擔(dān)任移交人，由庫(kù)房管理人員接收。移交之前，要保證檔案已經(jīng)根據(jù)相關(guān)要求進(jìn)行了著錄和整理。主要移交檔案目錄、征集檔案，要構(gòu)建移交目錄和庫(kù)房接收登記表。

2.11 構(gòu)建業(yè)務(wù)檔案。整理工作人員要把有關(guān)的檔案資料移交到業(yè)務(wù)檔案管理部門(mén)。移交的內(nèi)容不僅要涵蓋檔案申請(qǐng)中移交的資料，還應(yīng)涵蓋庫(kù)存接收登記表的正本。

3 結(jié)論

綜上所述可知，檔案征集工作具有技術(shù)性與政策性強(qiáng)的特點(diǎn)，實(shí)施規(guī)范化管理，不但為征集工作的管理提供了良好的服務(wù)，同時(shí)，還有助于征集工作人員高效率、高水平的完成工作任務(wù)。

[1]徐艷艷.新形勢(shì)下如何加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2012年11期