社會轉型期人社局的檔案整理方法探究

劉 芳

（魚臺縣人力資源和社會保障局，山東 濟寧 272300）

檔案其實就是國家對每位人民群眾的一個歷史記錄，是不可忽視的一項重要環節。人民群眾能夠憑借它獲得國家相應的福利，而國家通過它能夠對民生、民情全面的了解，可見，小小的檔案所擁有的巨大功能。本文主要從人力資源與社會保障局檔案整理問題為切入點展開了論述，提出了一系列有效的健全人力資源與社會保障局檔案整理的方法。

1 人力資源與社會保障局檔案整理中存在的問題

1.1 按“件”整理中存在的問題

我國的人力資源與社會保障局檔案最明顯的特征就是涉及面廣泛、量大，如果按“件”來計算的話，每年所產生的檔案將是數不勝數的，因此，通過按“件”計算的方式一定程度上會使得檔案管理與統計難度加大。按“件”整理存在以下問題：（1）“件”數過多；檔案管理與計算機管理密切相關，當軟件面對這么龐大的數據時，無論是整理，還是調用均十分的繁瑣而又復雜。（2）檔案管理錯誤情況屢見不鮮；在檔案管理中存在著大量的經常會使用的檔案，對于檔案管理者來說，無疑是一項繁重而又十分艱巨的任務，通過按“件”計算的方式不但阻礙了工作人員調用檔案，同時，還影響到了檔案的規整工作。

1.2 按卷整理中存在的問題

按卷整理屬于我國傳統的檔案整理方法，有多數的機關文件歸檔均會運用到它。其最顯著的特征就是可以根據文件形成的特征以及規律來保證文件的有機聯系。對于保管和利用十分有利，不過，也存在著一定的局限性。具體體現在：（1）組卷過程過于繁瑣；由于每個人在理解上各異、業務水平不相等，因此，所立案卷存在著很大的差別性。（2）利用不方便，不利于保密工作；在一卷檔案中存在著諸多份的文件，利用者借閱一份文件時常常需要整卷借出，這樣，利用者就會對此卷中的其他文件內容有所知曉，不僅不方便攜帶，而且也做不到安全保密。有的案卷還因為裝訂的過厚或者裝訂壓字等諸多因素的存在導致閱讀與復制效果不高。

怎樣選擇合理的歸檔文件整理方法是現代人力資源與社會保障局檔案工作迫切需要解決的任務。一直以來，我們都把檔案文件當做是一個整體，經常使用單一的整理方法，并未作任何的細分。而按“件”整理與按“卷”整理具備各自的優勢與缺陷，若一味的使用單一的歸檔整理方法，那么，實際中將會有諸多問題的發生。因此，我們應積極探索新的工作思路，勇于創新，從而明確適應人力資源與社會保障局檔案整理的方法。

2 完善的人力資源與社會保障局檔案整理方法

從辦公室中的公文和各處室所產生出的業務資料是形成人力資源與社會保障局的重點。因此，可將人力資源與社會保障局檔案大致劃分成兩個部分，即辦公室文書檔案、業務檔案。通過這樣的分類，檔案整理工作就有了所要邁進的方向。

2.1 關于“件”

結合文書檔案的實際特征，它的內容具有很強的針對性，不可有修改或者遺失的情況發生，再加上檔案量不是太大，因此，可通過“件”的整理辦法，吸收其優勢。（1）解決“件”數太多問題；辦公室歸結出的檔案通常都有著很強的時效性及法律性，數量不會太大，并且使用次數不多，經常是存放在那。對于這樣的工作量完全的接受。（2）解決整理過程繁瑣問題；比如，辦公室檔案可通過分類進行系統的整理，其中大部分都是法律文件、規劃部署以及計劃方案之類的，使用次數不多，主要大體分類就行。（3）解決檔案管理錯誤問題；辦公室文件最大的特征之處就是存在著較強的有機聯系性，從名目上就能夠窺看到內容方向，就算出現了管理錯誤，工作人員整理起來也十分的方便。

2.2 關于“卷”

業務檔案最明顯的特點就是零散、量大，其特征的群體性，可做忽略與整合處理。如此一來，“卷”的整理方法就變得很有整體性，不計細節，能夠及時的查找到其中的關聯檔案，進而體現出了立卷整理的優勢作用。首先，進行分類概括；業務檔案中通常存在著大量的民生問題方面的個人檔案，完全不同于辦公室檔案，關于民生問題方面的檔案十分的籠統、量大、查閱次數多。所以，通過立卷的方法可按照其所在地、所在公司以及所在管轄來分類，另外，民生問題中不會涉及到安全性文件，一般都是以個人檔案或者整體檔案調用為主。其次，立卷簡單；如果屬于辦公室檔案歸類立卷應認真詳細，注重立卷名。如果是業務檔案不需要將姓名全部列出，只需要將所在的街道名稱、住宅名稱、所在單位名稱以及所在管轄名稱列出就可以了，不會發生由于人員不同而導致立名的不同。甚至是案卷標題也可進行擬寫，幾個字就行，比如勞動合同鑒證冊、招工表等，完全不會發生爭議問題。

3 結論

綜上所述可知，當前，我們應在傳統的基礎上積極探索新的方法，并在新的方法中傳承老傳統，只有這樣，才能與現代社會要求相適應的同時又使好傳統被保留了下來，按“件”和按“卷”相結合的人力資源與社會保障局檔案管理辦法剛好與這一要求相符。不過，未來中我們難以預測的事情還很多，要想全面的符合于社會的特點還需較長一段時間的探索。

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