學習項目管理體系指南的體會和應用

趙躍捷

(山西焦煤汾西礦業集團公司賀西煤礦，山西 柳林 033300)

項目管理體系指南基礎知識，指導項目管理的過程管理方法。本人結合多年的項目管理工作，感悟體系的理論指導作用頗深，以下是一些體會和應用。

1 項目管理知識是我們工作的基礎知識

項目就像矛盾一樣，時時刻刻圍繞著我們。喝水、睡覺、買菜、做飯、設備檢修、培訓、開會、出差……都可以看做項目。我們在生活和工作過程中，不斷地完成一個或多個項目，然后迎接管理一個或多個新的項目。工作可以分為日常運作和項目，項目是組織在日常運作范圍內無法處理的工作。日常運作為企業帶來價值，而項目則為企業帶來提升價值的能力。項目管理是實現企業戰略并支撐企業快速健康發展的主要手段和重要保障。項目管理的實質是:把復雜的事情簡單化(分解)，把簡單的事情量化(臨界值)，把量化的事情專業化(規律)，把專業的事情模板化(框架模板)?！胺彩骂A則立，不預則廢”，項目管理舉足輕重?！爱斀裆鐣?，一切都是項目，一切也將成為項目”。所以，項目管理知識是工作的基礎知識，項目管理知識學習非常必要。

2 企業應注重組織過程資產的整理和應用

組織過程資產是企業運作過程中形成的制度、工作程序、共享知識庫、經驗、檔案等。組織日常運作過程中的組織過程資產，如規章制度、管理程序等，企業大都規范地總結且比較完善成熟。而項目管理的組織過程資產，如溝通經驗數據、風險管理經驗等常常被忽視，在項目管理過程中，數據信息庫沒有及時歸納總結，這就往往造成某個項目負責人調離崗位，項目就面臨運作困難，給企業造成一定的損失。而項目管理體系指南系統地指導了組織過程資產的過程整理和應用，對項目管理水平的提高進行了體系指導。“凡事有章可循，凡事有人負責，凡事有人監督，凡事有據可查。”充分表達了組織過程資產的形成、總結、歸檔、指導和逐步完善的過程。

3 充分重視溝通管理的重要性，掌握溝通方法

項目的每一個過程，都離不開信息，而信息需要溝通獲取。溝通管理的關鍵是對干系人的溝通，而項目成功的標準是干系人對項目的滿意度。我們對干系人的溝通不能片面的理解為吃吃飯、開開會等。溝通有三個層次:首先是干系人對信息能獲取，再到干系人有所感受，最后到干系人有認同的價值觀。只有經過這三個層次，方能達到和干系人溝通效果。不管是管理人員，還是技術人員，溝通時應掌握三個原則:1)有效果比有道理更重要。2)接收方的反饋決定溝通效果，有效的溝通由聽者決定。3)真誠、尊重的溝通起決定作用。在有情緒時，不要做溝通的事情。認真傾聽是創造理解空氣的最簡單方法。有道是“小勝在智，大勝在德”。我們知道，在口頭溝通過程中，信息分布來源比率如下:1)臉部表情和肢體語言占55%。2)說話的音調占38%。3)實際使用的語言和詞匯占7%。工作生活中溝通時刻存在，所以，口頭溝通也應掌握技巧。我們在日常工作和生活中，應掌握無往不勝的溝通七句話:1)你說的很有道理。2)我理解你的心情。3)我了解你的意思。4)謝謝你的建議。5)我認同你的觀點。6)這個問題問的很好。7)我知道你是為我好。一個項目的成功，目標需控制好，而目標需關鍵干系人的認可，沒有良好持續地溝通，關鍵干系人的滿意度很難保證。所以不能一味地埋頭苦干而忽視溝通。項目管理的溝通非常重要。

4 團隊的建設關鍵在于項目經理的良好素質

團隊建設的五個階段:形成階段、震蕩階段、規范階段、成熟階段、解散階段。團隊的每一個建設階段，項目經理均是團隊的核心，項目經理應做好內部溝通工作，協調好團隊每個成員。項目經理應該是個通才，不一定是某領域的專家，但必須具備豐富的經驗和廣闊的知識背景。在承擔責任方面，項目經理是一個促成者，決定任務、期限及所需資源，不決定具體操作方法。在解決問題方面，應具備綜合的集成能力，特別是系統思考能力。

優秀的項目經理應具備以下素質:1)緊盯目標:應當使團隊協同一致。2)從容駕馭:應能嫻熟地控制局勢，使團隊行動目標明確，同時認真對待拖沓現象，能使團隊繞開礁石，即使出現問題也能迅速修正。3)臨危不懼:能樂觀地面對長期壓力，并能鼓舞團隊士氣。4)團結協調:能使團隊成員團結一致，靈活高效，發揮自己的能力共同致力于實現團隊目標;深刻體察隊員的感受，敏銳發現隊員的情緒變化，及時調整調動隊員的積極性，使項目回歸到正規。5)目光遠大:清楚地關注項目全局，并注重重要的細節以防出現問題，不會迷失在細節中而失去對全局的把握。只有項目經理做好團隊領袖，擁有豐富的實戰經驗，才能使項目順利成功。

5 項目成功的關鍵在于過程控制

項目管理有五大過程:啟動階段、規劃階段、執行階段、監控階段、收尾階段。項目管理體系指南一書，系統的講述了項目管理的五大過程組和九大知識領域的內容，是針對項目管理的指導性理論。我們在應用過程中，應結合項目自身特點，有針對性的進行過程控制和管理。

過程是否識別，并有規定;職責是否明確，并有界定;程序是否有效，并能持續;結果是否有效，并有數據。這是對過程管理的形象描述，充分證實了過程管理的重要性。

在項目管理過程中，應把要做的事寫下來，按照寫下來的做，把所做的事記錄下來。只有這樣才能及時更新組織過程資產，為以后項目做好經驗指導。

6 結語

以上是本人學習的一些體會，經過學習體系指南，感悟到項目管理體系知識的重要性，在以后工作中，應理論聯系實踐，把項目管理工作提升到一個新的臺階。