淺談小微企業內部控制

●十堰職業技術學院經濟貿易系 郝一潔

一、適當的授權、審批和稽核控制

小微型企業資產規模不大，人員少，內部控制崗位的設置和職責劃分上容易產生重疊交叉現象。交叉的后果往往是，有的事會有多人做，有的事可能沒人做。一般在企業初創期，業務量少，企業主可以“事必躬親”，一些重要事項親自掌控和處理。當企業業務量增多、規模擴大之后，企業主無法參與企業的每一項交易活動，就需要進行職責分離。職責分離意味著職權劃分，就要有適當的授權與審批控制。要注意的是小微型企業職責分離，不要設太多管理層級，應盡可能精簡，能不設的層級就不設，只要做到“事事有人做，事事有人管”就行。

職責分離后，要保證企業的經濟業務順利開展并防止舞弊，就應當將企業的各類管理活動或經濟業務劃分為若干步驟，將其中不相容的事項，通過授權審批進行控制。通常經濟業務都應劃分為授權、核準、執行、記錄、稽核等幾個程序。如銷售業務可以分為：談判簽合同 （或者是討價還價）的授權批準、銷售執行和開具發票、收款、發貨、入賬等步驟。通常談判應該取得企業的授權，這里可以是企業主的直接授權也可以是依據企業的銷售政策或制度獲得授權。對于小微型企業而言，這幾個步驟中，至少要做到談判開票和收款、發貨不能是同一個人，收款、發貨和收入記賬不能是同一個人。否則就可能產生舞弊，給企業造成經濟損失。

由于小微型企業，分工不可能很細致，所以，一個人承擔經濟業務中的多個可能不相容的工作步驟也是很常見的。只要一項經濟業務從授權、核準、執行、到記錄不是一個人全權辦理，就能通過定期或不定期的稽核檢查來防止舞弊行為的發生，減少損失，保護企業利益。通過事后稽核檢查可以發現和糾正可能存在的錯誤和舞弊,以彌補因規模局限導致的小微型企業職責分離不足的缺陷。

二、會計系統控制

現代企業內部控制作為一個系統，其范圍遍及企業生產、經營和管理的各個方面，其核心系統就是會計系統控制。會計系統控制也是內部控制的基礎環節。對于小微型企業而言，只要抓好會計系統控制，就可以做好內部控制。筆者以為小微型企業的會計系統控制，在根據企業規模設置適當的會計崗位的基礎上，一定要做好“證、賬、表”即會計憑證、會計賬簿、會計報表的管理和控制。

會計憑證是會計核算的起點和基礎，也是會計系統日常進行控制的起點，所以一定要認真做好會計憑證的管理和控制。小微型企業的原始憑證控制要特別注意三個方面：一是小微型企業對外業務一定要索要原始憑證并認真審核。許多小微型企業發生對外業務后，很容易貪圖現金優惠而不要發票，殊不知這會給企業帶來遠大于優惠點數的稅費開支；二是抓好內部自制原始憑證的設計和填制。內部自制原始憑證正是企業加強內部控制的載體，所一定要科學設計，認真填制，嚴格審核。需要說明的是，自制原始憑證的設計應該適應企業的經營特點，滿足各崗位管理的需要，同時結合企業的機構設置和規模而設計；三是小微型企業要合理設計原始憑證傳遞的程序。原始憑證記錄著經濟業務發生的實際情況，憑證在相關崗位之間的傳遞，體現了企業管理中的分工配合狀態。合理的傳遞程序，既能保證企業經濟活動的高效運轉，又能體現出崗位或人員之間的適度牽制，防范舞弊和差錯的發生。

會計賬簿是用來序時地、分類地記錄各項經濟業務的賬簿。一方面小微型企業要依法設立日記賬、總分類賬、明細分類賬。其中，企業明細賬的設計除法規明確要求（如一般納稅人增值稅核算明細賬）的外，其他大多數明細賬設置幾級明細、幾套賬，完全是企業根據管理需要而決定，比如存貨明細賬如果企業會計人員不多，可以只在倉儲部門設一套明細賬，由倉儲部門登記清楚數量，然后會計部門定期進行金額的核算登記。另一方面要結合企業的業務特點設計賬務處理程序。根據筆者的了解，科目匯總表賬務處理程序目前被大多數小微型企業采用，但并不一定和企業的實際狀況相適應。比如，一家企業月業務量不足20筆，還使用科目匯總表賬務處理程序，科目匯總表的編制加大了會計人員的工作量，還使得總賬反映的都是匯總數而不夠清晰。通常如果企業規模較小、經濟業務量較少使用記賬憑證賬務處理程序就可以了，尤其是初創期的小企業，業務量少，都可以使用記賬憑證賬務處理程序。如果企業規模較大、經濟業務較多，才使用科目匯總表賬務處理程序，來簡化總賬登記的工作量。

會計報表是會計核算工作的成果，小微型企業除了要按照國家法規的要求編制對外會計報表之外，應該要能夠及時提供滿足企業管理和決策需要的各種內部信息。這就需要小微型企業的會計人員要站在企業主或者管理者的角度設計和編制各類內部會計報表，如費用明細表、銷售明細表、現金預算與執行報表等。這些報表的編制和報告一定要遵循靈活性、及時性、保密性的原則。

三、貨幣資金控制

一是建立嚴格的現金和銀行存款管理制度。現金收支要遵守《現金管理條例》《支付結算辦法》《票據法》等國家法規。實行出納專人負責管理，限制其他人員接近。貨幣資金管理一定要做到日清月結。每日收入現金要及時送存銀行,每日結存,每月要與銀行對賬;將支票、匯票等銀行結算票據和印章分開管理,不能以人手緊張為由將印鑒和票據交給出納一人保管。建立企業貨幣資金定期不定期清查制度，如果有條件，出納人員應定期進行崗位輪換。

二是加強對采購貨物款項支付和銷售貨款的回收的管理控制。采購和銷售是企業最主要的經營事項，是小微型企業最主要的貨幣支付事項和收入事項。對于購貨支付的款項,應明確規定采購的審批權限，經過嚴格審核后才能支付，一定要保證支付后能收到相應的貨物或勞務。對于銷售,一旦交易完成一定要及時回收款項，如果是賒銷，應經常審核應收賬款的收賬情況和商品的發出情況。

四、實物資產控制

對大多數小微型企業而言，實物資產就是固定資產和存貨，期中最需要日常加強管理的就是存貨。小微型企業在進行實物資產管理方面，一個比較普遍的認識是，只要請一名或幾名好保安把門衛工作做好就行了。事實上，這只是實物資產管理最起碼的要求。筆者以為小型企業還應該做好三個方面的內部控制。

一是要建立存貨的專人管理制度。盡可能安排專職專業人員進行存貨的管理，嚴格限制非崗位人員尤其是家族成員中的非崗位人員接近實物資產，以避免存貨管理的混亂，保證存貨收發有序，使用高效。

二是建立規范的資產采購流程。企業的存貨采購流程一般是：采購計劃申請——采購方案審批——執行采購——檢查驗收———貨款結算。采購種類、數量一般由生產和使用部門填制請購單，編制具體的采購計劃，經主管領導批準后方可實施；實施采購時應與供貨單位簽訂采購合同，以加強雙方責任，保證按期、按質、按量發貨，以防受騙上當。貨款結算時，會計部門一定要認真審核相關手續，全部手續無誤后，才辦理貨款支付結算。通常會計部門接到通知承付貨款，應審核合同的簽訂是否符合規定，驗收單、入庫單是否真實可靠，是否與合同一致；進貨發票是否合法，與合同、驗收單、入庫單、付款通知上內容是否相符。

三是建立存貨收發和盤存制度。要加強對實物資產從取得驗收到領用、報廢的管理。建立嚴格的驗收、保管制度，要對資產的購進、驗收、發出、耗用、報廢等各環節進行控制，同時通過建立定期盤點制度、掌握企業資產動態，加強管理。

宋波.2011.會計制度設計 [M].北京：化學工業出版社。