檔案利用數據統計與實際效益

吉林省白山市房屋產權管理中心 尹振芳

收集和管理檔案的根本目的，除了不使其散失和安全保存外，主要是為了開發與利用。而在檔案信息資源開發利用工作中，存在著傳統式的被動服務形式和不重視檔案信息反饋的兩大問題。本文針對問題，結合工作實際，重點對檔案利用數據統計與實際效益作一探討。

一、當前，在檔案信息資源開發和信息反饋工作中存在的主要問題

（一）局限于檔案利用數據統計，不求檔案的實際效益。各地各級檔案行政管理部門，每到年終在要求基層檔案館（室，下同）編制年報，了解檔案利用情況時，只需統計幾個利用數據，如利用人數、利用檔案卷（冊）數、頁數及復印數據數等，而不了解通過檔案信息資源的開發與利用，從而影響應獲得的社會效益和經濟效益。

（二）檔案信息資源的開發和利用，可分兩個階段。第一階段，又可稱初級階段，即利用者到檔案館查（借）閱檔案或檔案館主動為利用者提供檔案，這時只反映檔案利用情況；第二階段，又可稱為高級階段，即檔案通過利用者在工作、學習、生產等社會實踐中的利用，不同程度會產生一定的社會效益和經濟效益，也就是體現了利用檔案的作用和價值，通過學習反饋而求得。而要取得這種信息，事先必須有所了解和掌握，即在利用時有目的地作些深層次了解，并一一記錄在案，以利日后跟蹤調查。

（三）有了利用實例，不求匯集編發重返社會。有些館雖也注重檔案利用信息反饋工作，收集有價值的檔案利用實例但只是作為檔案目標管理認證和達標的材料，因此收集后就將實例束之高閣，不匯編發表，從返社會，影響檔案信息資源的開發和利用。如果將利用實例編發，不但會促進檔案的開發利用，使社會和全民更加認識檔案、了解檔案，使檔案的使用價值得到進一步發揮，而且可大大提高檔案的社會地位和知名度。

二、檔案館在了解和掌握檔案利用實際效益上下功夫

（一）有利于檔案的鑒定工作。眾所周知，檔案的保管期限定為永久、長期、短期三種，檔案到了規定的保管期限，就要組織鑒定，確定其銷毀還是延長保管期限。而的哪敢的價值是鑒定時必須考慮的一個重要因素。檔案利用頻率高、周期長，即使已到規定的保管期限，也應繼續延長其保管期限；反之，檔案利用頻率低，保存價值不大，即使未到規定的保管期限，亦應降低其保管期限。通過兩套檔案利用的實際效益，大大有利檔案的鑒定工作。

（二）有利于了解檔案的價值和作用。但了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去保存的意義。而只有通過檔案的利用和開發，才能了解檔案的價值。過去不少單位和領導，為什么對檔案工作不夠重視和支持，主要一個原因是檔案部門長期處在“封閉”狀態，單位和領導也認為檔案不能給本單位出效益、出成果。其實無數事例證明，這完全是一種偏見和誤解。有保存價值的檔案，一般都具有利用價值，但其價值的大小，必須通過利用，一旦利用一定會產生一定的社會效益和經濟效益。

（三）有利于編發檔案利用實例，加大檔案宣傳工作力度。通過調查和了解收集檔案利用的實際效益，取得一個又一個的利用實例，充分體現檔案的保存和利用價值，并篩選、整理，編印成小冊子，下發至基層和領導，使他們了解檔案的作用，這要比空喊幾句檔案工作重要強得多。

（四）有利于了解和掌握檔案利用信息，進一步拓寬檔案利用工作的渠道，最大限度地發揮檔案的價值和作用。通過實際效益的調查和收集，可以進一步了解社會和市場對檔案利用的需求和利用者的心理，從而改進我們的服務形式，拓寬利用渠道，使更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，為社會主義現代化建設服務。如果我們不重視調查和收集檔案利用的實際效益，檔案利用渠道就無法拓寬，亦影響檔案價值作用的充分發揮。

三、開發利用檔案信息資源，獲得檔案實際效益的基本做法

（一）建立用戶聯系制度。檔案在查（借）閱時，一般不會產生效益，而要通過實踐，才能反映出檔案的實際價值，產生一定的社會效益和經濟效益。因此，為了及時利用信息，可以建立用戶聯系制度，即把用戶的姓名、單位地址、聯系電話和郵編等一一登記在冊，以便與用戶聯系。檔案館亦可把自己的聯系人和聯系電話告訴用戶，以利用戶及時反饋信息。同時，也可定期召開用戶座談會，以利加強與用戶聯系，改進我們的工作和服務方法，更好地為社會和用戶服務。

（二）認真做好查（借）閱登記工作。查（借）閱登記是各館在檔案查（借）閱時必須做的一項工作。在登記時，一要認真負責，按項目一一填寫清楚，必須填寫的項目不要漏填，二要把查（借）閱檔案的利用目的，填寫清楚，不可填寫的太簡單，如“工作參考”等，而應填明作那一項具體工作參考，填明具體內容和將起到的作用和效益，這樣便于提供實際效益的線索和確定有否必要進行跟蹤調查等。

（三）分發檔案信息反饋表。即在用戶查（借）閱檔案后發給一張檔案利用信息反饋表，主要內容包括利用單位、利用人、時間、案卷名稱和獲取的社會效益、經濟效益。特別是效益要寫的具體一點，應有時間、地點、任務和具體事例。

（四）實地調查和電話采訪。根據用戶查閱時登記在案的線索，可以及時到實地調查或電話采訪，掌握利用效果的第一手資料。許多用戶在各自不同的崗位上，都擔負著一定的工作和任務，有時沒有時間來編報利用實例，檔案人員應主動上門服務，把通過利用檔案后所產生的社會效益和經濟效益情況搞清楚，便于編寫。

（五）及時編發檔案利用社會效益、經濟效益實例。反饋的信息仍要通過編輯再重返社會，這樣既可進一步宣傳檔案的作用和價值，又可使社會各界進一步了解檔案、熟悉檔案，來利用檔案。特別要將實例送給有關部門（單位）的領導，使他們認識檔案作用，支持做好檔案工作。如果把反饋的信息收藏起來，便失去了反饋工作的實際意義。

綜上所述，檔案利用數據統計是必要的，也說明了檔案利用工作的重要性，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以利進一步加強檔案信息資源的開發利用工作，為社會各界和經濟建設服務。