以“規范化財政所”創建為契機推進基層財政檔案工作

翟永平(泰州市財政局，江蘇泰州，225300)

鄉鎮財政直接面向群眾，服務百姓，是財政工作體系的前沿和基礎。鄉鎮財政檔案是鄉鎮經濟、財政、稅收歷史發展的真實記錄，是農村經濟和社會發展的縮影，是各級領導制定發展規劃的重要依據。因而，省市財政管理部門對鄉鎮財政所建設十分重視，為推進鄉鎮財政科學化精細化管理，江蘇省財政廳先后下發了《關于進一步加強鄉鎮財政的指導意見》《關于開展“規范化財政所”建設的實施意見》。兩個《意見》中都對檔案工作有所要求，并把檔案管理納入“規范化財政所”考核評價指標體系，規定檔案室使用面積不得少于30平方米，檔案管理工作達“省二星”級以上標準。借此東風，我們立即會同市區檔案部門開展基層財政所檔案工作創“星”級的活動。經過兩年多的努力，全市94個鄉鎮財政所中達“二星”以上的76家。以海陵區為例，全區10個財政所中已有8個上“星”級，其中達“三星”的7個，達“二星”的1個，未上“星”級的兩家是2012年新成立單位。

一、開展基層財政檔案工作的做法與經驗

1.清查摸底，掌握現狀

各市、區財政局會同同級檔案行政管理部門，對本市區鄉鎮(街)財政所的檔案管理情況進行了全面檢查，了解具體情況。從調查的情況看，大部分財政所檔案工作基礎較好，會計檔案歸檔基本齊全完整。但存在的問題也不容樂觀，主要表現為:

(1)歸檔門類不全。普遍只重視會計檔案，而忽視文書檔案、基建工程檔案、電子檔案、照片檔案的收集歸檔，因而文書檔案散失嚴重，基建工程檔案如農橋改造工程、財政所辦公用房建設、改造、裝修工程等文件材料未整理歸檔，分散在經辦人手中。

(2)未實行集中統一管理。少數財政所檔案的整理歸檔各自為政，各人整理，各人保管，有的存放在自己的辦公室，有的雖存放于檔案庫房，但仍各管各的櫥，各查各的檔，沒有專門的檔案人員，沒有統一的管理制度。

(3)區劃調整中檔案管理責任未厘清。在區劃調整、鄉鎮合并中，有的財政所合并，有的管轄范圍變化。不少財政所對合并前的檔案重視不夠，對移交并入的檔案未認真清點、整理、編目、排架，雜亂地鎖于破舊的檔案櫥內，難以查找利用。

(4)檔案保管條件達不到要求。大部分財政所有檔案庫房，但符合規范要求的不多。有的雖有檔案庫房，但同時又是雜貨倉庫；有的檔案庫房狹小、擁擠，無防盜、防霉、防蟲等設備，以至出現檔案霉變、蟲蛀現象。

2.強化領導，精心組織

針對存在的問題，我們首先召開由各市區財政局基層管理科負責人參加的座談會，并請市檔案局業務指導處的同志參加，學習《江蘇省財政廳關于進一步加強鄉鎮財政工作的指導意見》《關于開展“規范化財政所”建設的意見》和《江蘇省檔案工作等級評定試行辦法》，研究對策，部署鄉鎮財政所檔案管理創“星級”工作，力爭在三年內使我市95%的基層財政所檔案工作達“二星級”以上標準，90%的財政所成為“規范化財政所”。為完成這一目標，各級財政、檔案部門均將其列入重要議事日程，作為一項重要工作進行考核。市、縣、鄉三級都成立了領導小組，分別由分管局長、分管鄉鎮長任組長，財政局基層管理部門直接抓、財政所所長親自抓，層層落實，層層考核，確保檔案工作和“規范化財政所”創建工作順利開展。

3.集中培訓，提高水平

財政所編制緊，人手少，且都是財會專業，基本沒有檔案專業人員，加上平時很少接觸檔案和檔案工作，所以檔案人員的業務素質普遍較差。根據部署，各市區為財政所舉辦專門檔案培訓班，重點學習財政所檔案管理工作中必須的檔案知識和具體操作方法以及檔案工作等級評定標準，注重實效。

4.強化指導，突出收集

各市(區)財政、檔案部門著力加強對收集工作的監督指導。首先，從內部著手，全所動員，翻箱倒柜，把各人手中的文件、圖表、照片、光盤及其他載體的文件材料全部集中鑒定，有保存價值的整理歸檔。其次，向外部延伸，從在本所工作過已調出或退休的人員特別是所長、副所長處，收集屬于本所的有價值的文件材料。通過這一渠道，收集到了不少文件材料。例如，一個財政所從已退休的所長手中收集到幾十張照片和本所會議記錄(在所長個人筆記本上)，豐富了照片檔案、文書檔案的內容。第三，向上級延伸，從鄉(鎮)政府檔案中尋找本所歷年向鄉(鎮)人大所作的年度財政預算執行情況報告，從市區財政局檔案中尋找本所歷年上報的財政收支情況報告、年度工作計劃總結等。通過突擊收集，我市大部分財政所基本做到檔案門類齊全、內容完整。

5.加大投入，支持有力

在監督收集整理的同時，我們又加大硬件投入，根據各所情況下撥經費，用于購置檔案管理必備的設施設備，如更新檔案櫥，安裝密集架，添置計算機、空調機、除濕機，安裝防盜門窗等。對少數用房特別緊張的財政所，我們深入有關鄉鎮，與鄉鎮政府溝通協調，設法解決檔案用房等困難。

二、推進基層財政檔案工作的對策思考

經過兩年的艱苦努力，我市基層財政所的檔案工作基本走上規范化的軌道。筆者認為，要鞏固已取得的成果，須采取長效管理措施，不斷增強檔案工作持續發展的內生動力。

1.完善制度，為鞏固現有成果提供保證

有規矩才能成方圓，建章立制是開展工作的前提。一是要進一步完善歸檔、保管、保密、利用等檔案管理制度，作為檔案工作常規依據。二是要健全檔案管理崗位責任制，“檔案管理”是財政所規定的13個崗位之一，但由于我市基層財政所長期以來編制不足，人員少，到目前為止，尚有61.5%的財政所不足5人，一人多崗，身兼多職的現象普遍存在，因而檔案管理崗位得不到真正落實。要保證檔案工作常規化，必須把檔案工作納入財政所正常管理程序，作為財政管理的基礎工作之一來抓，認真落實崗位責任制，并切實加以考核。三是要把檔案工作納入所長崗位責任制和財政所年度考核內容，在年終考核中，對檔案管理優秀的財政所給予獎勵，以獎代補，形成激勵機制。

2.強化意識，為檔案工作的持續發展提供動力

要加強宣傳，強化全員檔案意識。首先要增強各級領導的檔案意識，實踐證明，領導重視支持是搞好檔案工作的前提，我們要在強化市、縣(市、區)、鄉(鎮)三級領導檔案意識上下功夫，以貫徹落實《檔案法》為先導，將檔案工作列入財政局、鄉(鎮)政府年度工作計劃，擺上議事日程。同時更要強化財政所全體人員的檔案意識，要把學習宣傳《檔案法》《江蘇省檔案管理條例》作為政治業務學習內容，不斷加強對檔案工作的再認識，牢固樹立檔案法制觀念，形成人人關心檔案工作、個個都是兼職檔案員的氛圍，從而為財政所檔案工作持續發展提供內動力。

3.培養人才，為檔案工作的持續發展增強后勁

基層財政所人少崗多的現狀決定了財政所的工作人員必須是“全科”人才，不但要精通本崗位的業務，還要熟悉其他崗位的業務，包括檔案管理業務。基于這一認識，筆者認為基層財政所檔案人才的培養應從以下方面著手:

一是檔案人員每年都要參加市、縣(市、區)檔案管理部門舉辦的培訓班，系統學習檔案專業知識和操作技能，并取得上崗資格。

二是每年初邀請檔案部門專家到所講授檔案知識，指導各門類檔案立卷歸檔工作。這樣既能普及檔案知識，強化全員檔案意識，又能保證檔案整理符合規范。

三是各市(縣級)、區財政局每年舉行一次檔案工作現場交流活動，所有財政所輪流作觀摩現場，各所檔案人員參加，交流經驗，指出不足，討論具有共性的難題，相互促進，共同提高。

四是將檔案業務學習列入財政所每周業務學習的內容，由本所檔案人員負責主講，普及檔案知識，提升全體人員檔案意識，為檔案工作的持續發展增強后勁。