基于ERP系統的采購管理與傳統采購管理的對比

大唐華銀株洲發電有限公司物資部 李江

ERP是Enterprise Resource Planning(企業資源計劃)的簡稱，是指建立在信息技術基礎上，以系統化的管理思想為企業決策層及員工提供決策運行手段的管理平臺。它是從MRP(物料需求計劃)發展而來的新一代集成化管理信息系統，它擴展了MRP的功能，其核心思想是供應鏈管理。

ERP系統主要包括了財務、物流、人力資源等核心模塊，具有以下特點：

(1)數據在各業務系統之間高度共享，所有源數據只需在某一個系統中輸入一次，保證了數據的一致性。

(2)集信息技術與先進管理思想于一身，改善與優化企業業務流程。

目前，國內90%企業實施ERP時主要運用于物流管理，其目的主要是通過利用ERP對信息強大的、快速的處理能力，從而實現物流成本的降低。本文將針對ERP系統平臺下的采購管理模式與傳統采購管理模式進行詳細的論述。

1 基于ERP系統的采購管理模式

以國內某大型電力公司的ERP系統為例，對ERP系統下的采購管理模式進行概述。

1.1 采購管理模塊內容

該采購管理模塊主要包括：需求計劃管理模塊、詢/報價管理模塊、合同管理模塊、采購訂單管理模塊、采購接收和驗收管理模塊、采購付款管理模塊、供應商評估管理模塊等七個部分。

1.2 采購管理業務流程

生產部門編制物料需求計劃—物資采購部物料綜合平衡—庫存物資庫存領用—無庫存物資編制采購計劃申請單—編制詢價單，上傳網上報價平臺—供應商網上報價—接收報價，編制報價單—確定供應商—簽訂供貨合同—編制采購訂單—物資到貨驗收—驗收不合格辦理退貨—驗收合格，倉庫辦理接收—編制付款申請單—發票、接收單、驗收單、合同、付款申請單送交財務辦理結算—供應商評估管理。

1.3 ERP系統下采購管理的特點

結合ERP系統中采購管理模塊內容和業務流程，可以針對該系統平臺下采購管理模式的特點歸納如下：

(1)整個管理系統是以計算機系統為主體，嚴格按照既定流程模式進行運營的，采購人員必須按照設定的采購流程逐級執行并提交審批，才能完成整個業務。在這一流程管理模式下，整個采購過程與采購數據可以達到監督與共享，實現采購陽光化。

(2)以計算機為媒介的ERP系統，通過對物料采購數據的統計匯總，對比分析，可以較好地掌握物料流轉的規律，對物料的采購價格趨勢進行把握，從而為進一步實現物料的集中化采購，集約化管理奠定良好的基礎。

(3)在系統中，要對每一種物料規定最大儲存量和最長儲存期限。當庫存超過最大值時，系統會發出提示信號，以便采購人員采取糾正措施，確定經濟訂貨量。

(4)網上報價系統有效地縮短了采購時間，降低采購成本，內置的完善的網絡評估機制，可以收集與保存采購信息，便于對交易數據進行搜索與統計分析。

(5)采購合同訂立，采購訂單制作完成后，系統可以提供多種查詢途徑，及時跟蹤采購合同執行情況。

(6)ERP系統內的各種物料的入網供應商，都必須經過認證，資質審查合格才能建檔，否則ERP系統將拒絕執行。

(7)嚴格控制付款程序。付款前，系統將自動進行一系列的對比，如物料規格性能、合格數量、交貨日期是否與采購單一致，報價單與發票金額是否一致。必須幾方面都相符才能執行付款程序，嚴格控制不良資金流出。

2 傳統采購管理的模式特點

與基于ERP系統下的采購管理模式不同，傳統的采購管理模式主要是以人為主體的一個采購管理流程，采購計劃從申請到執行整個過程由采購人員全權負責完成。其主要特點歸納如下：

(1)按需采購。由于傳統采購模式下，采購計劃的制定沒有嚴格的管理要求，因此，采購人員直接根據需求部門的需求申請制定采購計劃，執行采購活動。

(2)傳統采購模式下，采購人員詢價與報價多采用電話、傳真等方式與供應商進行溝通，有時甚至是上門采購。

(3)采購過程中，由于缺乏供應商統一評估與管理系統，采購人員通常可以任意選取物料供應商，有較大的自由度與隨意性。

(4)采購信息(如報價單、供應商資質)與原始采購記錄保存困難，信息透明度不高，業務人為操作因素影響較大。

3 基于ERP系統的采購管理與傳統采購管理的對比

基于上述對ERP系統下的采購管理模式和傳統采購管理模式所列舉的各自特點，可以發現，ERP系統下的采購管理比傳統采購管理的模式要完善與先進，能夠適應當前現代化管理的要求，其主要表現在以下幾方面。

3.1 改進管理流程，實現標準化運作

ERP系統不僅是一套先進的管理軟件，同時它也是一種現代化的管理理念。它的設計思路、設計方案、模塊建立都是經過無數次的摸底、調研、改進而形成的，其充分利用了計算機網絡的信息處理能力，簡化了傳統業務流程的繁文縟節，建立了相對標準化的流程模型，可以促使企業必須根據模型對管理流程的全過程進行理順與完善，摒棄不規范的運作模式，去除冗余和無效的工作環節，簡化、統一工作程序，對業務流程進行進行再造，使之更趨合理與有效。

3.2 “事前控制、事中監督、事后分析”是ERP系統的采購管理與傳統采購管理最明顯的區別

(1) “事前控制”。在庫存控制方面，傳統的采購行為雖然也要求按照庫存量的要求進行采購，但是，由于物料的品種范圍廣泛，采購人員心有余而力不足，另一方面，由于在采購過程中較大的采購數量將獲取價格折扣，因此促使采購人員在執行采購計劃中多是憑經驗、憑感覺采購；但在ERP系統平臺下，由于每種物料的安全庫存量已經在系統內設定，需求計劃一旦進入系統將自動實現綜合平衡，采購人員只需按照系統提供的參考數據執行采購，既提高了工作效率，降低了庫存資金占用，同時也有利于加強業務的監督與控制。

(2) “事中監督”。在采購執行的過程，ERP系統的應用使企業的整個采購過程能夠在規范化、標準化的既定流程下運作，其采購信息、采購價格等數據信息都在系統內直觀的顯示出來，實現了對整個采購活動實時的全方位監督與監控，有利于實現采購過程的“陽光化”。

(3) “事后分析”。與傳統的采購管理方式不同，在ERP系統下，所有的基礎數據只需一次錄入便可以實現全過程的共享，這有利于保證各種數據的一致性、及時性和真實性。

3.3 業務的可追溯性強

在傳統的采購管理中，原始采購信息保存困難，數據資料會隨業務人員的變動而流失。在ERP系統平臺下，可隨時查詢任何時候與任何供應商發生的采購業務，新來的業務人員便可以盡快接手后續工作，減少業務操作中的人為因素。

3.4 與供應商建立戰略伙伴關系

傳統采購重視交易過程的供應商的價格比較，通過供應商多家競爭，從中選擇價格最低的作為合作者。ERP模式下的采購及其特點是需求拉動模式，從一般買賣關系向戰略伙伴關系轉變。

3.5 物流管理和資金流管理分離

將采購資金總體預算的職能和通知財務付款職能放到財務部門，體現資金流隨物流而動的管理思路，限制了盲目采購的行為。

3.6 全方位的監督與監控，實現“陽光采購”

與傳統的采購管理不同，在ERP系統下的采購管理是在監控與監督下，依照既定的、規范的、標準化的程序進行的“陽光采購”，防止腐敗現象的滋生。

4 結語

ERP管理系統的引進，是現代企業管理的一個重大的變革，它整合了企業管理的理念，對整個業務流程進行了再造，優化企業內部資源配置，實現了業務處理過程的規范化、標準化、合理化。

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[2]范旭潮.MRP采購管理系統初探[J].裝備制造技術,2013(1).

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