國有企業人事檔案管理工作淺析

劉陽

（馬鞍山當涂發電有限公司，安徽 馬鞍山 243000）

1 引言

人事檔案是記錄人才信息的重要途徑，是獲得人才的主要信息來源，是全面地歷史地考察和了解一個人的依據，是黨的組織工作、人事工作不可缺少的重要參考依據，也是選人用人、人才資源優化合理配置的主要手段。人事檔案管理又是人事管理的重要組成部分。因此，加強人事檔案管理，充分發揮人事檔案的資源優勢，更好地為選拔和使用人才提供更加真實可靠的材料，就顯得更為重要。做好人事檔案工作，對人才資源的高效合理利用起著至關重要的作用。隨著我國人事制度改革水平的不斷提高，國有企業人事檔案管理工作顯得尤為重要。本文主要研究國有企業人事檔案管理工作中思考的幾點問題以及解決方案。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

（1）對人事檔案管理工作在人力資源管理中的地位體現較弱。人事檔案管理是一項幕后的工作，與其他工作不同的是它不容易引起人們的重視，也很難取得突出的工作成績。因此，在很長一段時間，傳統的觀念，包括一些管理者，覺得人事檔案工作就是記錄、保管的基礎性工作，不能作為日常的主要工作，不能給企業帶來直接的利潤和效益，只要做了，不遺失，不外泄，人事調動的時候能夠有文件就可以了。就這樣，大部分企業的領導不重視檔案管理工作，日常的會議中也不把此項工作提上議程，這樣導致企業的人事檔案的管理工作流于形式，難以深入做細，難出成效，也難以真正為人力資源管理服務。

（2）管理力度不夠，管理措施落后，管理水平較低。隨著新時代人事制度改革的不斷加深，公司架構的調整，部門優化重組，人員的內部調動，公司發展速度不斷加快，新員工招聘入職，特別是新企業，從事檔案管理工作的人員常兼任其他工作，對檔案工作精力投入不足，也沒有經過專門的人事檔案管理方面的學習，對檔案的重視度，管檔管理的要求，檔案材料的歸集、整理、歸檔、裝訂等業務不是很了解，檔案的后期收集意識比較薄弱。通常的檔案管理只是把員工的所有資料堆積在檔案盒，沒有時間精力整理歸檔，這樣就影響了人事檔案的管理和利用水平。

在人事檔案管理的設施方面，大多一切從簡，沒有實現“三室”分開，即檔案庫房、閱檔室、辦公室分開，人事檔案庫房沒有配置防盜門窗、去濕機、加濕器、溫濕度表等硬件設備。管理手段也較落后，調閱檔案時一般都是采用手工操作的方式，由于光線或者汗漬等的影響，會造成檔案資料發黃變脆、字體模糊等情況，直接影響了檔案的完整性和安全性。

（3）人事檔案的整理和后期收集力度不夠。由于職工來自不同的機關企業，隸屬關系、管理方式不同等歷史原因，導致出現檔案管理制度規范不一、質量參差不齊等問題。如人事檔案盒（袋）破損不堪；人事檔案材料殘缺不全；檔案材料沒有進行規范整理，歸檔材料規格不一，有的甚至沒有進行科學的分類和裝訂。首先收集檔案沒有形成完善的制度，執行力度也不夠，檔案的收集工作不主動，沒有時效性，這一問題在沒有專職檔案人員或者身兼數職的企業比較明顯；再者檔案不全面，檔案按要求有十個分類，有的職工某一項資料十幾份，有的類別資料匱乏；最后是一些檔案的資料，比如出生年齡、曾用名等一些個人信息，不同時期的信息不同，前后矛盾，這就使得一旦需要這些信息時候無法辨別真實性。人事檔案材料本是客觀、歷史地記載干部本人情況的，具有很強的真實性和唯一性。但在實際檔案中，年齡、工齡，黨齡、學歷等信息不對稱現象較為嚴重。某單位對近3000名干部的“三齡一歷”進行核查的結果，年齡不符合的333人，工齡不符合的160人，黨齡不符合的79人。另外，許多材料在內容和形式上是類似的，如一些評價、考評材料大多是相同的，讓人感覺不真實，不能夠正確反映每個人的實際情況。這些都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

（4）人事檔案的制作不符合要求。根據人事檔案管理制度規定，人事檔案須統一使用A4辦公用紙，大于或小于A4規格的檔案材料以及對那些不規則、破損、卷角、折皺的材料都要進行技術加工，折疊、剪裁及裱糊。這就對老檔案的規范提出了更高的要求，需要對檔案盒、檔案柜等設施進行升級換代，許多企業由于檔案工作得不到重視，這項工作難以開展，存在新老資料尷尬地擠在不統一的空間里面；由于一些早期的人事檔案資料都是較小規格的紙張，如《中學生登記表》、《成績單》、《入團申請書》等等，這些材料的規格都不相同，需要重新打孔、粘貼或者裁剪，這是一項比較繁瑣的工作，但是如果不規范操作就影響檔案的美觀，查閱起來也不方便。

（5）計算機在檔案管理中的應用程度不高。應用計算機管理檔案，已經成為一種發展趨勢。無論是各類檔案館，還是企事業單位的檔案管理部門，幾乎都購置了不同類型的計算機，裝配了各式各樣的管理軟件，有些還配備了專職人員進行開發，這是傳統的檔案工作向現代化邁進的一次大飛躍。但是，我們也應該看到，計算機和軟件系統的應用廣泛，可在檔案管理上的應用，卻始終在較低水平上徘徊。事實上，只有少部分的計算機應用到檔案管理的實際工作中，發揮了較好的作用，大部分僅有一些表演功能以應付定級、升級。有的把計算機當做打字機，根本就沒用于管理檔案。經過考察，我們發現計算機檔案管理系統出現以上狀況的原因主要有三個方面：一是檔案管理方式還存在很多不科學、不完善的地方，難以在此基礎上研制出較高水平的計算機軟件；二是計算機管理檔案的前處理工作沒有到位，沒有做好數據準備工作；三是檔案管理人員對計算機技術不熟悉，人員力量不足，給計算機檔案管理系統的開發和維護帶來較大困難。

（6）人事檔案信息開發利用率差，發揮服務作用程度低。人事檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務內容，包括檔案信息的開發利用等。目前，多數國有企業人事檔案信息管理還處于封閉或半封閉狀態和被動服務局面，人事檔案信息資源的開發利用程度不高，往往大多只限于干部考察、發展黨員等方面，未能真正起到應有的作用。

3 現階段人事檔案管理的建議

（1）領導重視，組織得力。企業的管理者，尤其是分管組織人事工作的領導，應進一步增強檔案意識，充分認識到人事檔案工作在企業人事管理工作中的重要地位和作用，重視人事檔案管理工作，要將人事檔案工作列入議事日程，定期聽取工作匯報，切實解決人事檔案工作中的實際問題；要對人事檔案工作定期研究、部署，制定人事檔案工作近期或遠期規劃和實施方案，做到有計劃，有部署，有檢查，有落實；要建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決，要建立人事檔案管理達標升級考核機制，對人事檔案工作實行定性定量考核，分級分類指導，等級升降動態管理，進一步推進人事檔案工作制度化、規范化和科學化建設。要主動關心檔案工作者的工作、學習、生活，當他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務時，主管領導應及時給予表揚和認可，這些措施最終可以促進人事檔案工作績效的提高。

（2）加大對檔案管理基礎設施的投入。人事檔案管理部門要積極呼吁公司各個層面對人事檔案管理工作的支持，加大資金投入，配備先進計算機管理設備。要將人事檔案工作所需經費列入單位財務計劃，保證經費落實；要建立堅固的防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜；庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備；庫房的防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施和安全措施應經常檢查；檔案庫房、閱檔室和檔案人員辦公室應三室分開。

（3）注重培養人事檔案管理人員的綜合素質，加強人事檔案管理隊伍的自身建設。人事部門應配備專職的檔案管理人員，這樣可以保證人事檔案工作的長效性，促進人事檔案管理上水平；要不斷提高人事檔案管理人員的自身素質，對檔案管理人員進行業務培訓，系統地學習黨和政府制定組織人事工作的政策、法規和檔案專業理論知識，用檔案方面的新理論知識武裝頭腦，開闊眼界，指導工作，以適應新時期企業發展對人事檔案管理的新要求；同時，檔案管理是一項政策性和業務性較強的工作，集服務性與保密性于一體，也要加強人事檔案管理人員的思想素質教育，教育他們要堅持原則、嚴守紀律、政治上可靠、作風正派、責任心強、遵守制度、保守秘密、嚴謹認真，要能吃苦、耐勞，甘于奉獻的人員從事干部檔案工作，并關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。定期組織培訓業務知識，掌握新的知識和先進的管理技術。

（4）完善、落實人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項頭緒多、瑣碎繁雜的工作，如果沒有一定的制度來制約，就會無章可循、無所適從。應該在現有收集歸檔制度、借（查）閱制度的基礎上，根據單位人事檔案工作實際情況，繼續制定完善人事檔案管理鑒別歸檔制度、轉遞制度、保管保密制度、檢查核對制度等制度，努力形成一個完整的規章制度體系。收集和歸檔工作真正做到不丟失、不積壓、客觀真正地反映事實，保證人事檔案工作逐步制度化、規范化，人事檔案案卷的整理更加科學、全面、完整，為干部考察任用提供真實、準確、實用的個人信息，真正發揮人事檔案真實完整反映個人歷史的作用。

（5）把人事檔案的收集工作作為長期工作，循序漸進地抓實。檔案管理人員應該注意收集與檔案有關的各種材料的時效性，細致鑒別后再整理入檔。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著政治經濟體制改革的不斷深化，干部制度的改革，干部的考察、考核、學歷，各種培訓、聘任、專業技術晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來了新的要求。

（6）提高人事檔案管理的現代化水平，加強信息化建設。為了提高工作效率和延長人事檔案壽命，人事檔案管理工作要順應時代的發展要求，把現代先進的科學技術手段，如計算機、掃描儀等，將文字、圖片、聲像等資料轉變成更容易保存和查閱的數據資料，實現人事檔案紙質與數據格式并存，根據需要，通過屏幕查閱有關內容；防護技術：原子能處理、空調器、吸塵器；復制技術：復印機、掃描機；裝訂技術；自動打眼機等應用到人事檔案管理工作中，既大大提高檔案的利用效率，又提高了人事檔案工作的效率和質量，做到高質高效管理人事檔案。

4 結語

國家推行的干部人事制度改革，既給人事檔案事業帶來了新的挑戰，同時也是檔案管理工作改革、創新和前進的機遇。人事檔案管理人員應該清楚認識到存在的問題，尋求更好的解決方案，從硬件軟件、制度措施著手，根據現階段人才的基本狀況，科學穩步推進改革創新，認真面對出現的新問題，積極探索，研究對策，用現代化的制度和設施，完善人事檔案管理工作中的問題和不足，為新時期越來越重要的人力資源改革發展提供有力的信息支持和技術保障。

[1]黃蘭蔚.淺析人事檔案信息資源與人才的開發[J].中國商界，2009（3）.

[2]康 力.計算機檔案管理系統中的問題及對策[J].湖北電大學刊，2008（3）.