高校圖書館圖書采購招標工作的思考

羅秀娟

（山東工藝美術學院 圖書館，山東 濟南250000）

1 設立投標人注冊資金門檻是否合理

圖書采購招標的招標書中，往往對投標人注冊資金設定了具體的門檻要求，其目的是保證投投標人具有相當?shù)膶嵙Α?這就導致了國家出版總署頒布的出版物經營許可證參與投標的競爭效力有了不同，顯然違背公平競爭的原則，貶低了國家出版總署在圖書批發(fā)銷售資格認定上的權威性。

根據(jù)國家的相關法律條例，投標人必須具有國家出版總署頒布的出版物經營許可證。 國家出版總署在頒布出版物經營許可證時，已考慮了諸多因素，其中已有明確的注冊資金要求，由于歷史原因，不同年代的要求有一些差別。 從實際情況具體分析，早期取得出版物經營許可證的書商中有一些是長期專門從事高校圖書館服務的，工作經驗豐富、服務能力強、數(shù)據(jù)規(guī)范，目前由于國有體制原因一時無法增資，高校圖書館為保證投標人實力而設的注冊資金門檻，事實上卻將一部分潛在的優(yōu)秀供書商攔在參與競爭的門外。[1]

要考察投標人的經營狀況和綜合實力，應注意做到：首先，發(fā)出招標通告的時間與截止應標之間的時間差不宜過短，以便吸引更多的書商參與，利于圖書招標小組有更多的選擇空間；其次，在進行評標之前，圖書采購招標小組應對應標單位進行嚴格審查，這些審查主要包括法人資格、經濟實力、經營范圍、財務狀況、信譽、服務質量、單位地址等，重要數(shù)據(jù)應由會計事務所審計的財務報表、銀行出具的資信證明等作為主要判斷依據(jù)。[2]

2 正確看待圖書低折扣率

低價中標不是個別現(xiàn)象。圖書折扣是整個評標過程中一個最硬性的量化指標，也是組織招標的機構非常看中的指標，但過于追求圖書的低折扣率則容易導致低價中標。 某些書商以較低的價格進行投標，以自身的價格優(yōu)勢中標，從表面上看為圖書館節(jié)約了經費，但事實上，供書商作為圖書館和出版社之間的橋梁，由于在市場的擠壓下犧牲了一定的利潤，沒有足夠的經費維持其正常的運作，往往導致供書商在中標后服務縮水，在履行合同的過程中出現(xiàn)問題，比如以特價書充全價書、以盜版書充當正版書、到書滯后等，直接影響圖書館的到書率和購書質量。

圖書作為一種特殊的商品，具有區(qū)別于其他商品采購的特點。 因此，影響圖書折扣的因素也是多方面的，裝幀方式、用紙及印數(shù)、暢銷程度等，都在價格的折扣上有著不同的體現(xiàn)，特別是圖書館收藏專業(yè)性很強的圖書，出版發(fā)行量很低，折扣空間很小。圖書折扣率原本是圖書供應商向客戶提供良好的服務后的讓利，為避免其異化為一種搶標手段，應在標書制作過程中加以科學控制，對書目的來源、書目覆蓋率、到書率、到書周期、訂準率、采訪數(shù)據(jù)的字段、圖書加工要求、退書條件、履約保證金的交納、違約現(xiàn)象處罰等[4]涉及圖書質量的指標做好設計，使圖書館能通過招標工作找到專業(yè)水平高、服務質量好的供書商。

3 招標采購的靈活性不足與克服

目前圖書采購招標一般采用招資格標的辦法，即一個標的選取多家供應商， 在實際執(zhí)行采購的過程中再根據(jù)不同供應商的特色及服務，決定采購的數(shù)量。 這樣，雖然拓寬了圖書采購的渠道，但對于高校圖書館來說，采購的靈活性仍是遠遠不夠的。 由于圖書招標采購是期貨訂購與書商提供的現(xiàn)場采購相結合，中標供貨商無法專門地、齊全地、連續(xù)地提供體現(xiàn)館藏特色的專業(yè)文獻資料。因此，在圖書招標采購的形式之外，保留自主采購方式，預留一部分資金作為零散采購十分必要。為保證圖書館館藏文獻資料的系統(tǒng)性、完整性和連續(xù)性，保持和發(fā)展館藏特色，高校圖書館每年應在預算的文獻資料采購經費中劃出一定比例，實行自主采購[5]，現(xiàn)場直購、網上選購、定單劃選等多種形式相結合，以保證所購圖書的質量。

4 重視評標機構的合理組織

目前，部分高校圖書招標采購工作多由校方資產管理部門或設備供應部門來組織，致使圖書館參標人數(shù)偏低。 由于評標主體對圖書館工作以及圖書市場缺乏了解，對書商所承諾的圖書折扣和優(yōu)惠率以及書商的規(guī)模考慮較多，而對圖書館注重的書商是否能夠具備提供圖書館所需圖書的能力和所需服務的能力方面考慮較少，招標結果在一定程度上造成了圖書館工作的被動。[6]

從有利于圖書館工作開展的角度出發(fā)，建議圖書館專家、采購專業(yè)技術人員參與圖書招標全過程，以體現(xiàn)評標工作的專業(yè)性。 在開標期間， 圖書館專家主要負責質詢書商業(yè)務范圍與配套服務方面的問題。 為保證評標結果的公正性，可聘請兄弟院校圖書館的有關專家作評委，同時邀請審計部門全程監(jiān)督。

由于高校圖書館圖書招標采購工作長期性、周期性的特點，可以在圖書館界建立圖書資料招標評審專家?guī)臁＜胰诉x可由各圖書館推薦，經圖書館學會、學術委員會等專業(yè)團體評定后錄入評審專家?guī)?，專家資源在整個地區(qū)共享。這樣，既保證了評標過程的公平、公開、公正，又保證了評標過程的專業(yè)與科學。[7]

5 做好圖書招標過程的把關工作

圖書招標前，要認真組織招標文件的編制工作。 招標文件是投標人準備投標文件和參加投標的依據(jù)，也是評標、簽訂合同的依據(jù)。目前很多委托招標的標書都套用現(xiàn)成的設備招標標書，在服務需求等方面的描述有些含糊。 由于圖書采購具有特殊性，標書對投標人的資質要求和服務要求應盡可能具體明確。 投標人的資質要求除注冊資金、有效經營執(zhí)照外，還應包括商務網站、與中央級出版社的關系證明、物流系統(tǒng)、近年較大宗中標合同、與合同單位的貿易量等。投標人的服務要求應包括圖書的質量、書目的來源、書目覆蓋率、到書率、到書周期、訂準率、采訪數(shù)據(jù)的字段、圖書加工要求、退書條件、履約保證金的交納、違約現(xiàn)象處罰等。

圖書評標過程應公平公正、規(guī)范合理。開標時，須先由投標人現(xiàn)場打開原來封存好的投標文件在評委面前公開唱標 （包括資質證明、服務承諾、質量保證、優(yōu)惠率、歷史業(yè)績等），在經過評委的資質審查和回答相關提問之后，投標人方可離席。實踐證明，采用公開唱標——排除不合格書商——挑選入圍商家——實地考察——決標的招標過程，更容易排除各種干擾因素，令招標機構選中理想的書商。[8]

嚴格控制圖書驗收過程。 訂單期貨式采購由于跟圖書管理系統(tǒng)結合緊密，圖書的采購、驗收均有一套完善的流程，比較容易控制。 現(xiàn)場采購圖書一般由現(xiàn)場采購人員持采集器完成， 完成后的采購清單再交由供應商整理，一些供應商就在到書時將低價劣質書混入其中。 如果采集器由供應商提供，混書現(xiàn)象就更加難以發(fā)現(xiàn)。 為把好圖書采購這一關，應做好采購圖書的現(xiàn)采確認和技術核對工作。 圖書現(xiàn)采完成后，采購人員應立即將此次采集器中的書目數(shù)據(jù)以紙質方式打印出來， 并簽名確認，以作為驗收的憑證；現(xiàn)采的圖書數(shù)據(jù)保存下來，待供應商到書后，再將其分別轉入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中進行對比分析。[3]

6 結語

隨著我國高等教育的不斷發(fā)展和圖書館工作的不斷規(guī)范，高校圖書館圖書采購招標已經成為圖書館一項重要的工作。通過在實踐工作中不斷總結經驗，圖書招標將引導圖書供應商在公平、公正、公開的環(huán)境下形成良性競爭，更加有效地發(fā)揮資金的效益，節(jié)約購書成本，提高圖書館工作效益，使圖書采購工作得到健康發(fā)展。

［1］顧健.高校圖書館中文圖書采購招標中的幾個問題[J].大學圖書館學報,2007(3).

［2］王江.高校圖書館圖書采購招標問題探討[J].科技情報開發(fā)與經濟,2007(15).

［3］鄧堯偉.高校圖書館圖書招標采購的弊端及規(guī)避措施[J].高校圖書館工作,2008(1).

［4］莫霄，陳燕霞，孫逸玲，韋任平.高校圖書館如何在圖書采購政府招標中維護合法利益[J].圖書館工作與研究，2008（1）.

［5］高靜萍，陶棟材，蘇帕莎.關于高校圖書館文獻采購招標的思考[J]. 高校圖書館工作，2007（2）.

［6］賈增歲.淺談高校圖書館中文圖書招標采購[J].情報理論與實踐，2007（1）.

［7］吳靜.高校圖書館中文圖書采購招標的實踐與思考[J].科技情報開發(fā)與經濟，2007（3）.

［8］鄧福泉.在圖書采購招標過程中應堅持的若干原則[J].圖書館建設，2007（4）.