關于水利工程檔案收集的探討

陳建華

（中水珠江規劃勘測設計有限公司，廣東 廣州 501610）

水利工程檔案不但記錄了工程項目從立項到批準，從設計到施工，從竣工到驗收等各方面文件材料，還記錄了技術人員的科技思想、科技方法和科技配套成果，真實地反映了工程項目勘測設計實踐活動的歷史過程，其中的設計檔案除具有科技檔案的一般共性外，還有其自身的特點。是技術人員運用基礎資料、先進技術、科研成果實踐經驗進行集體創作的綜合技術成果，表現為計算書、技術圖紙等。在許多行業和地方建設行政主管部門對水利工程勘測設計進行質量大檢查時發現。有些應該歸檔的許多文件材料沒有歸檔。這種現象在工程勘測設計單位屢有發生，并且多是一些查考價值較大的基礎資料、計算文件以及設計修改文件等，沒有歸檔或沒有全部歸檔。

1 水利工程勘測設計檔案的完整性

水利工程勘測設計檔案的完整性關系很廣，不同專業的設計人員、勘察人員按照嚴格的、科學的設計程序，一個環節緊扣一個環節有規律地開展設計工作，并相應形成具有嚴密的系統性和有機聯系不可分割的設計文件材料整體，一項工程設計全部設計和勘測文件材料的總和，包括從項目立項批復、開工令、基礎資料、設計依據、中間設計成品和最終提交的技術成果以及下一步施工過程中的更改設計文件、監理材料等，到最后竣工驗收材料，按項目將它們組成一套完整、準確、系統的檔案，其中每一張圖紙、每一本算計書、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性、完整性。按工程項目進行配套整理，可以如實地、系統地反映一項工程各個設計階段、各種設計專業技術活動的過程，按項目完整、系統地歸檔保存，有利于水利項目的生產建設、運營維護和以后的借鑒使用。

2 歸檔材料后缺失的原因

分析歸檔材料不完整的原因，發現是由于目前工程勘測設計市場競爭激烈，工程設計單位接到設計合同時,建設單位有時為了趕工期，有時為了趕立項，規定工程設計單位的設計時間非常短，設計單位申請測繪資料所需的時間往往比設計時間都長。設計單位只要競爭到某一建設項目的設計任務之后，經營人員直接向建設單位索取設計基礎資料后，往往連合同還沒有簽訂就開始進場查勘，索取回來的文件材料往往不經過文書收發途徑交付，直接交給專業設計人員。結果是設計任務已經完成，設計基礎文件還沒有歸檔。在水利水電工程建設項目的施工圖設計階段，經常涉及非標準設計：主壩、副壩、船閘、泄水閘、水輪發電機等土建結構和構件等重要的設計，設計人員都要反復進行計算，經常是邊設計、邊施工、邊修改。隨著施工圖階段的完成,還會產生各專業的設計計算書和自查記錄、校審記錄等材料，這些材料必需及時整理歸檔，然而，項目完成后，由于沒有及時、準確、完整的歸檔，或設計人員又忙于趕下一個項目的設計任務，往往把上一個項目的設計材料、計算書、設計圖紙和施工現場發生的設計變更等等擱置起來，做成很多重要的材料丟失，使歸檔材料不完整。由于一些設計單位科技檔案管理制度不嚴謹，或者有制度而執行到位，設計修改文件形成、發送和歸檔都比較隨意，導致檔案材料的缺失，一旦發生責任事故，追究起來對責任的認定就無法進行。

3 制訂管理制度

要改變這種狀況，首先，應強化科技管理制度，提高科技管理水平。對哪些文件材料必須歸檔要做出硬性規定，并明確有關人員的職責。要將歸檔制度同有關的管理制度銜接起來。以我單位為例，我單位制定了《科技檔案管理制度》，明確了工程設計的歸檔范圍，并制定了歸檔保證金制度，對不按規定要求歸檔的設計單位用經濟手段給予懲罰，保證金制度對工程設計檔案的收集確實是一種比較有效的經濟制約手段，但是它的作用并不是萬能的，而且隨著市場經濟的不斷發展，保證金制度逐漸產生了一些弊端。一是由于建設工程竣工檔案保證金的收取比例是有限的，對于檔案意識不強的設計部門來講，他們根本不在乎區區幾萬元保證金，因此，對于相當一部分建設工程來講，保證金制度就根本起不到制約作用；所以現在我們采取的方法是在下達總體計劃時，同時下達歸檔任務，把歸檔任務當作項目工作的一部分來完成，效果不錯，近年來歸檔的完整率不斷提高。

4 嚴把歸檔材料的接收關，加強檔案資料的補充收集

我們也建立起兼職檔案員制度，讓各專業設立一名兼職檔案員，負責檔案資料的收集和初步整理立卷，并根據設計工作的基本程序，對項目建議書階段、可行性研究階段、初步設計階段、施工圖設計階段和配合現場施工設代工作，按專業分階段，將形成的設計文件整理歸檔，將檔案工作收集前移，這樣能更好、更快的掌握項目完成的情況，及時跟蹤應歸檔的材料動向，從而提高歸檔材料的完整率。同時還根據ISO質量管理體系建立科技文件更改制度，對更改程序，更改原則，更改權限，更改方法等作出規定，更改后的文件應達到符實、完善、一致、清晰的要求。由建設工程的項目設計總工把關，負責對在設代工地現場形成的設計修改補充文件進行確認，敦促相關人員主動到檔案室送交設計修改文件。并對歸檔的材料數量、內容進行審核并簽署，把責任落實到個人；檔案部門按歸檔制度接收技術人員歸檔材料后，在業務工作中要注意發現散失在外的文件材料線索，及時跟蹤收集。如接收某工程項目設計合同，即可了解該項目設計基礎資料是否全部歸檔。因為設計合同一般都規定了建設單位應向設計單位提交哪些基礎資料。

要對工程設計歸檔材料的內容核查。一個建設項目的設計任務完成以后，應請該項目設總或設計質量管理人員對歸檔設計檔案的完整、準確情況進行檢查，發現殘缺，及時到有關單位或找有關人員進行補充收集，即使是復印件也比沒有強。檔案部門還可以為設計工作開展補充收集工作。如定期派出檔案人員到建設工地，指導設計設計代表或監理代表積累、整理在現場形成的有歸檔價值文件材料，將有保存價值的文件材料及時收集歸檔。

5 展望

隨著檔案工作法制建設的逐步完善,會走上規范化、制度化的道路。作為檔案部門要有甘當配角、熱心搞好服務的思想。檔案人員要刻苦學習本單位各專業的基本知識,業務職能范圍,做到不但熟悉工程設計文件材料形成的全過程和內容,而且還能看懂各專業的文件、圖樣;以便更好地做好基建工程設計檔案收集工作。建設工程是百年大計，其中大江大河的水利水電建設工程，是興利除害、造福人類的基礎建設工程，加強工程建設檔案管理工作，也是基礎工作之一，通過幾年來的實踐，我們發現把把歸檔工作列入年度考核，比單純用歸檔保證金制度約束更有效，更能讓技術人員的檔案意識加強；另外，我們還建議在項目報獎時和職稱評定的過程中，也把歸檔工作列入考核內容，讓完成歸檔工作成為必備條件，從而讓建設工程設計檔案的收集更及時、更完整。工程設計單位為科技型企業，更應重視檔案的收集、建立與保存，我們檔案部門逐步探索出工程設計檔案的管理方法，通過不斷完善，以促進了檔案工作水平和提高，并結合計算機輔助管理，使檔案管理將更加規范化和標準化，必將推動工程設計單位檔案事業進一步發展。