論信息網絡系統項目管理之進度控制

林松濤

（四川省質量技術監(jiān)督宣傳服務中心，四川 成都 610000）

信息網絡系統建設必須進行科學、規(guī)范的管理，這是信息網絡系統建設成功與否的一個不容忽視的重要因素（引自王樹平《科技情報開發(fā)與經濟》）。項目管理是一門新興的管理學科，其涵蓋范圍非常廣，本文僅立足于信息網絡系統實施過程中項目管理進度控制的應用，以項目管理周期為主線展開探討。

簡單說，進度控制就是比較實際狀態(tài)和計劃之間的差異，并作出必要的調整使項目向有利的方向發(fā)展。這其實也說明計劃和實際狀態(tài)之間總會存在一些差異，也就是“計劃跟不上變化”，有的人因此得出結論“計劃沒用”。那么，面對不斷變化的實際情況，計劃到底有沒有用？ 有什么用？

其實，沒有“計劃”便無從談“變化”，也就是說計劃只是一個基準，它是對未來的“預測”，或者說計劃好像一個準星，它指定的方向可以命中目標，但在子彈飛行過程中會受各種因素影響，不能保證一定命中目標。但可以肯定的是，沒有準星命中的可能性會大大降低，因為你無法記錄偏差和修正彈道。工作中計劃的作用是協調工作、分析變化，如果不根據計劃執(zhí)行并進行必要的控制，計劃沒有什么意義。也就是說控制過程中計劃才能發(fā)揮作用。

進度控制可以分成四個步驟：Plan（計劃）、Do（執(zhí)行）、Check（檢查）和Action（行動），簡稱PDCA。（引自[美]凱西·施瓦爾貝《IT 項目管理》）

信息網絡工程項目科可分為硬件環(huán)境和軟件環(huán)境兩部分，就系統建設的時間進程而言，硬件環(huán)境建設的管理剛性較強，只要明確管理的職能、對象、目標并把握好每個管理環(huán)節(jié)，就有利于保障工程進度，然而，軟件環(huán)境建設的管理彈性較強，開發(fā)周期長，涉及的管理問題很多，時間進度不易控制，因此，更應引起管理者的重視，這是整個系統發(fā)揮效能，提升效率的關鍵因素。信息系統開發(fā)可劃分為啟動、計劃、實施、控制、收尾五個階段，每個階段的管理工作就是使每個階段所需的資源（設備、人力、費用）按計劃得到滿足，并且保證每個階段工期及成果符合既定計劃標準的要求。

1 項目啟動階段

高層管理人員直接參與，采用全局觀點識別目標和關鍵成功因素，研究關鍵信息流，劃分業(yè)務域，構思總體規(guī)劃，總體規(guī)劃使在開發(fā)之前，首先對整個系統作出的全面規(guī)劃。總體規(guī)劃不僅用于指導整個信息系統項目的開發(fā)，同時也是組織戰(zhàn)略計劃的一部分，信息系統的規(guī)劃服從于組織的戰(zhàn)略計劃。四川省質監(jiān)綜合管理系統是根據國家勞動和社會保障部有關“勞動和社會保險管理信息系統”建設的指示和要求，在“核心平臺”的基礎上開發(fā)。國家勞動部核心平臺的總目標是實現建立一套技術體制統一的勞動和社會保障管理信息業(yè)務處理網絡及協作單位信息共享和社會化服務網絡，向全社會提供有關信息服務，使勞動和社會保障管理信息化程度達到國內先進水平。

2 項目計劃階段

進度計劃的制定應用項目時間管理所有前面過程的結果，來決定項目的開始日期和完成日期。制定項目進度計劃的最終目標，是建立一個現實的項目進度計劃，為監(jiān)控項目的時間進展情況提供一個基礎。進度計劃制定可以使用甘特圖、PERT 分析、關鍵路徑分析等工具來實現，其中關鍵路徑分析是制定和控制項目進度計劃的一種非常重要的工具。當時我是四川省質監(jiān)綜合管理系統項目的負責人，我知道，要達到進度要求和控制范圍、成本、和質量是我的責任。于是我和的項目組成員制定了一套詳細的開發(fā)進度計劃，以幫助我的項目成功。不要指望計劃打印出來往墻上一掛大家就會照著執(zhí)行，在開始執(zhí)行前還有重要一環(huán)：任務委派。

·委派在進度的控制中有非常重要的地位，很多時候計劃失控并非因為某個人不努力，而僅僅是因為沒有弄清要求。正確的委派活動要控制好三個關鍵點：時間點、交付物、責任人。

·時間點是指任務明確的開始/結束時間，同時交代清楚工作上下游關系；

·交付物是指任務的結果，一般是工作產品。交付物應明確指明具體要求；

·責任人是指“出了問題你該找的那個人”。如果需要幾個人協作完成任務，一定要明確指明誰負責，不能讓他們共擔責任，這可能造成誰都不擔責任。

任務委派最好有文字記錄，如果任務比較簡單，可以用責任矩陣描述，而復雜的任務可以給每個人任務書。無論采用那種方式，委派時最好要當面溝通和確認，并得到責任人的承諾。為了確保責任人真的理解了任務，可以在說明任務后讓責任人復述一遍，有意思的是一般你都會發(fā)現不符或遺漏。如果組織結構不只一層，委派任務時還要向下“看一級”，即看看你的下級是否正確地將任務委派給了它的下級，實踐證明“看一級”對提高項目的控制力度非常有效。四川省質監(jiān)綜合管理系統項目面對的是社會保障領域，任何失誤都會帶來極其重大的后果，該系統在計劃階段非常注重這一點，將進度計劃完全按照WBS 來分解，將工作細化到具體的人和具體的時間段，制定了每項工作的責任人等等，并做好了記錄，以便在實施過程中隨時控制和檢查。

3 項目實施階段

任務委派完成后當然就是執(zhí)行（Do）了。執(zhí)行過程中項目經理應及時溝通情況和交流進展，調度和協調資源，處理變更和應付意外。這個過程說起來簡單，但實際做起來就難了，這里不多討論。

4 項目控制階段

檢查（Check）是進度控制慣用的方法，可以在實施過程中的檢查點進行，也可以在特定的時點進行。檢查的目的是比較實際情況與計劃差異，以確定當前的狀態(tài)。比較正式的檢查方式有例會、周報、匯報；非正式的方式包括口頭詢問、非工作時間的交流。另外，交付物的質量和提交情況、變更記錄也是重要的檢查手段。

在正式檢查方法中，例會是一種非常簡單有效的方式。例會可以在周末召開，也可以在周一召開。筆者建議周一好些，一是，經過周末可能事情又發(fā)生了變化，應該在一起重新更新一下；二是，不必讓大家周末就開始承受下周任務的壓力。四川省質監(jiān)綜合管理系統項目也是采用了周例會的方法主要以檢查和確認為主。主要檢查任務完成了嗎？沒完成的原因是什么？需要多長時間才能完成？不要責備、埋怨或談與項目計劃無關的事。

在確認了當前狀態(tài)后，再討論該如何調整工作或計劃，并一定要落實到具體的行動方案上。對于需要確認的問題，可以安排一系列只由相關人員參加的專題討論，而不必要讓所有的人在一起討論一些局部的話題。例會的結果要形成會議紀要或填寫周報。這些文件應該保存，并可能作為下次會議的前提和依據。為了檢查方便，在制定計劃時要注意任務的顆粒度要適中，即應該盡量讓任務的工期小于檢查周期，這樣例會上可以比較確切地判斷任務的完成情況。例如，如果例會是每周一次，則任務工期最好小于1 周，這樣可以明確地判定一個任務是“完成”還是“沒完成”，而不會發(fā)生“哦，大概完成了85%……”這種情況。四川省質監(jiān)綜合管理系統項目在開始階段就沒有注重這一點，由于當時制定是周例會，而任務工期卻是卻是整個項目周期，這樣每次例會都把握不了到底項目做得怎么樣了？會按期完成嗎？等系列問題都很模糊，幸好我得團隊有人提醒了我，我才重新制定了每個人得任務工期，即使這樣，我發(fā)現我還是落后了。

檢查后如果發(fā)現“變化”就要行動（Action），如果項目出現延期的情況，常用的調整措施包括以下幾類：

·增加投入：增加人力資源，加班，或指派更有經驗的人，也就是項目趕工，不過這一般都會帶來成本的上升；

·減少產出：減少工作范圍或降低要求，當然這需要征得客戶的同意；

·新的方法：采用新的方法和技術，但這可能會帶來新的風險；

四川省質監(jiān)綜合管理系統項目對于項目延期是采用的項目趕工來跟上項目進度的，造成了該項目成本的增加。無論采取什么措施，在調整的過程中有幾個基本原則一定要注意：

·要“及時調整”，即優(yōu)先調整近期開始的任務，不要讓風險后移；

·優(yōu)先調整工期長的任務，因為壓縮同樣的百分比，工期長的任務節(jié)省的時間多；

·要全面評估對時間、質量、成本和風險等方面的影響，避免“拆東墻、補西墻”；

進行調整后可能產生新的工作計劃，這個計劃應該及時通知相關各方，至此項目又會進入新的一輪PDCA 過程。其實，項目的進度控制正是不斷重復著兩個動作：向后看——確定當前的狀態(tài)，因為“If you don't know where you are，a map won’t help”；向前看——調整和更新計劃，因為“Plan is nothing，Planning is everything”。（引自《計算機產品與流通》）

5 項目收尾階段

項目收尾涉及使項目干系人和客戶對最終產品進行驗收、使項目或項目階段有序地結束。管理收尾是為了使項目干系人對項目產品的驗收正式化而進行的項目成果驗證和歸檔，具體包括收集項目記錄、確保產品滿足最終規(guī)范、分析項目是否成功或有效、保存項目信息以供將來使用。管理收尾的輸入活動使項目績效考核報告和被用來開發(fā)和采購硬件和軟件的產品文件和規(guī)范。

其實項目管理最根本的目的是“如何有效地利用時間、技術和人力”，用專業(yè)術語表述，項目管理就是在確保時間、成本和質量（TQC）的限制條件下，盡可能高效率地完成項目任務，達成項目目標，從運作中改善管理人員的效率，讓所有項目相關者滿意。本文僅從時間這個要素來探討項目進度管理的重要性，進度控制是一個過程，它確保項目向目標方向靠近，監(jiān)控進度偏離計劃的偏差，以便采取糾正措施使進度與計劃相匹配。四川省質監(jiān)綜合管理系統項目對于項目基本在進度控制上嚴格采用了PDCA 的進度控制方法，最終保證了項目目標的實現，雖然在項目早期出現了項目延期的現象，但采取了及時的糾正措施，跟上了項目進度，所以說四川省質監(jiān)綜合管理系統項目管理是基本上成功的。

在信息網絡系統工程項目管理中，制定計劃容易，但使項目沿著既定的軌道前進則比較困難，管理人的問題以及解決進度計劃的沖突，是項目管理者的兩大挑戰(zhàn)。進度計劃的作用是協調工作、分析變化，如果不根據計劃執(zhí)行并進行必要的控制，計劃就沒有什么意義。進度控制在信息網絡系統管理中非常重要，也就是說有控制的計劃才能促進項目的成功。

［1］信部規(guī)[2002]382 號 計算機信息系統集成項目經理資質管理辦法(試行)：第一條[Z].

［2］王樹平.科技情報開發(fā)與經濟[M].

［3］計算機產品與流通[M].

［4］[美]凱西·施瓦爾貝.IT 項目管理[M].