淺談企業檔案工作規范管理與創新

李艷芹

（淮北礦業集團 淮北選煤廠，安徽 淮北 235000）

0 引言

企業檔案管理工作是企業管理工作的重要組成部分,是提高企業工作質量和工作效率的必要條件。科學規范的管理檔案,是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手最典型的資料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的最好依據。多年來，淮北選煤廠以滿足企業各項活動等方面的需求為導向，運用現代技術與管理方法，通過資源整合和開發，為企業研發、生產、經營、管理和持續發展提供有效服務。使企業檔案工作步入了科學化、規范化、制度化的運行軌道。筆者長期在淮北選煤廠從事檔案管理工作，現結合實際對企業檔案工作規范管理和創新提出以下幾點思考。

1 認識到位打好基礎

在企業檔案管理工作中，領導重視是非常重要的。淮北選煤廠領導始終把檔案管理工作放在重要位置，成立了檔案工作領導小組，實行領導干部責任制，明確專人負責檔案管理工作，為做好檔案工作打下了基礎。我認為檔案工作要做到規范管理，唯有在領導重視下，加上檔案人員扎實、務實、細致、耐心地工作，才是做好檔案工作的關鍵。

在實際工作中，領導重視是指將檔案管理工作列入規劃和解決人、財、物三件事情上。企業的領導能將檔案工作列入本單位工作計劃，并落實好人員，提供基本的物質條件和活動經費，那就是很重視了，其余的事情應該由檔案管理人員具體去落實和做好。

檔案工作規范管理，是一項真實、扎實、務實性很突出的實踐性工作，它的收集、整理、立卷、保管和提供利用等每個工作環節，都需要檔案人員付出具體的勞動才能完成。只有擺正了領導和檔案人員在搞好檔案工作中各自所處的位置和作用，才能各負其責，使檔案工作做得更好。當然，如果沒有領導對檔案工作充分重視的這個基礎，檔案人員將無法搞好檔案工作，領導要根據工作發展的實際需要，不斷提高重視程度，為檔案工作的發展打好基礎；作為檔案人員，在一定的基礎上開展檔案工作，要有所作為，要讓領導感到需要加大重視檔案工作的力度。所以說領導重視是檔案工作的根本或起點，檔案人員則是在檔案工作中起決定作用的因素。

2 工作到位規范管理

任何看起來容易的事情，最終都要看落實的情況，檔案工作規范管理更是如此，千萬不能出現“重視在嘴上，計劃在紙上，落實在墻上”的現象，要嚴格按照《檔案法》和《企業檔案工作規范》的要求，把檔案工作列入本單位年度工作計劃之中，要及時研究方法和策略、周密部署各項工作、認真進行各項總結，狠抓具體工作的落實情況。在檢查全面工作時，對檔案工作要作為一項主要的內容來看待。防止檔案內容空、材料缺、條理亂等問題出現。

企業檔案工作規范管理從何入手呢？首先，要加強檔案的基礎工作，主要是做好收集、整理、立卷、歸檔、編目、保管等重要環節。其中，檔案的收集工作是檔案工作最基礎的工作。“皮之不存，毛將焉附？”檔案的收集工作不到位，就談不上立卷、歸檔等其它各個環節。再就立卷與歸檔來講，首先材料要收集完整齊全，其次歸檔材料應遵循自然形成規律和相互間的有機聯系進行排列，做到“綱舉目張”、“條理清晰”。還有，書寫條目時要工整、規范，卷宗要統一、整潔。在檔案質量問題上，檔案人員應當增強事業心和責任感，認真履行職責，嚴格把關，對不合格檔案要拒收，對不按期歸檔的單位和個人要督促其按期歸檔。除此之外，還要注重在計算機應用方面對檔案信息的錄入，以便以后的檢索。其中檔案質量問題，也應當列入有關人員的崗位目標管理責任制之中。從而進一步提高檔案質量，做到及時收集、準確整理、完整歸檔、按期保存。

3 措施到位不斷創新

在如今的信息化時代，我們不能僅僅滿足于傳統意義上的檔案管理，還要加強檔案的現代化管理。隨著新型存儲介質的不斷出現和規范應用，出現了許多新型載體的檔案，如機讀檔案、聲像檔案、電子檔案等，新型載體檔案和傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，只有實現檔案管理現代化，才能更有效的解決新形勢下出現的新問題。

3.1 管理的標準化

檔案管理標準化是檔案管理現代化的一項重要基礎，檔案標準化是通過制定和貫徹各種標準、規范，使技術應用和分工協作有了統一的科學準則和依據，保證檔案的各項工作能夠有機的聯系起來，并且在檔案的管理中得到最佳的效益。在信息化時代，學習的共享與網絡和溝通更依賴于統一的標準和規范，如各種檔案數據的交換、檔案信息的傳遞、檔案資源的共享、網絡平臺的鏈接等，都需要通過建立一系列的標準、規范來實現，必須通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，來確保檔案管理現代化各項工作的有效實現。

3.2 保護的現代化

隨著新型存儲介質的不斷出現和現代信息處理技術的廣泛應用，檔案信息的記錄和存儲載體也存在著不同的形式，新型載體檔案與傳統載體檔案在形成介質、利用方式、存儲方式等各個方面都有不同的特點和要求，因此，這就要采取先進的技術和手段，不僅要完善保護和保管檔案載體的方式、方法，還要深入保護檔案信息內容的案例性、真實性與完整性。

4 學習到位提升素質

檔案工作是一項政治性很強的工作，檔案材料里涉及重要機密，做好保密工作是重中之重的事情。一個政治立場不堅定，責任心不強，黨性不足的工作人員所帶來的危害也是不可估量的。因此，檔案工作者必須具有堅定、正確的政治方向，樹立正確的人生觀、價值觀，有強烈的事業心，高度的責任感，具有較高的政治鑒別力，必須堅持貫徹黨和國家的有關檔案工作的方針、政策，具備一定的理論政策水平和分析處理問題的能力，適應新時期發展的需要，這是作為檔案人員應具備的首要素質。也是企業檔案工作規范管理順利進行的唯一保障。

檔案工作者要不斷地加強學習，及時給自己充電，這是不可或缺的工作內容。檔案工作是一門管理科學，檔案工作者要不斷地學習相關領域的科學知識，開闊視野，掌握檔案管理工作的基本技能，從而進行檔案信息深層次研究和開發。加強學習，不斷提高自身的業務水平，內容是多方面的：一是，要不斷提高檔案工作者文字材料的組織能力和寫作能力。語言文字是檔案管理工作和檔案服務工作的基本工具，不具備扎實的語言知識就無法正常順利地從事這項工作。二是，要不斷提高應用現代化手段的管理能力。檔案管理人員不僅要熟悉檔案業務工作的各個環節、步驟，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，掌握計算機相關知識，促進檔案管理人員對檔案信息進行電子化、數字化的有效控制與管理。三是，要不斷提高溝通協調能力，這是做好檔案工作不可缺少的能力，要做好上傳下達的工作，這是基礎；另外，還要加強與兄弟單位的協作和交流工作，這是提升。只有揚長避短，不斷進步，才會使檔案管理工作卓有成效。

5 結語

企業檔案工作者在對檔案工作規范管理時，只有堅持與時俱進，才能適應新形勢的需要，才能開創檔案管理工作的新局面。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，彰顯高水準，高品位的企業形象。做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且還可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。