對新形勢下企業檔案管理工作創新的思考

陳茂銀

（淮北礦業集團 臨渙選煤廠，安徽 淮北235000）

對于企業基層單位的檔案管理工作者來說，要在本職實踐中認真做到“完整、準確、高效、實用”，這是檔案管理工作在新形勢下為企業發展提供創新服務的任務和要求，也是每個檔案管理工作者必須深思慎行務求實效的重要課題。筆者作為一名有著多年工作經歷的煤礦企業檔案管理人員，對此有著自己的體會和建議。我認為在當前新形勢下企業檔案管理工作的改革創新應著眼于以下三個方面：

1 要注重革新檔案管理的服務手段

1.1 建立檔案室網頁，開展網上利用服務

隨著企業系統內部局域網的建立，企業檔案部門可充分利用單位網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為企業提供更好的服務。國內許多單位檔案室利用互聯網開展的網上服務，已成為為社會和單位提供檔案利用服務的一種重要形式。檔案工作者要以網站為基礎，進一步加快檔案信息資源數據庫建設，尤其是文件全文數據庫建設，在網站上實現電子文件的實時管理與利用，實現檔案信息資源數字化、數據庫化，檔案信息服務利用網絡化，檔案管理工作自動化，檔案信息管理法制化。如：輸入目錄管理數據庫，在網上公開部分檔案目錄，方便查詢檢索；檔案室與宣傳部門密切配合，可以將本單位重大活動中形成的新聞錄像檔案數字化并及時歸檔，建立數字化視頻檔案數據庫，以便于宣傳和利用。

1.2 完善電子文件的自動上傳收集

目前單位的很多工作都在電腦上完成，特別是一些技術改造項目，為了節約成本，很多技改資料保存在電腦里而不出紙質材料。時間久了，或者人員調動，這些資料就丟失了，所以在單機上形成的電子文件的收集工作，已成為檔案管理部門不容忽視的課題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間內將其收集，并在檔案部門的服務器上歸檔。

1.3 開展局域網絡在線服務

傳統的檔案利用方式，如到檔案部門利用檔案、參加檔案展覽、閱讀檔案復制件或公布件，特別是到檔案部門利用檔案原件的方式，在信息化里必然要發生變化，至少是部分變化。社會的全面信息化改變了人們工作和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

檔案部門可以在網頁上通過匯編相應的專題、提供數據庫查詢、電子信箱等服務方式，讓利用者與檔案室利用電子郵件在網上進行快速通訊，進行信息交流，回答服務對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務。

2 要不斷實現服務領域上的成功擴展

2.1 逐步實現信息服務的主體多元化

由主要為企業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對企業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用者提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著技術的發展，人們從事的科學和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.2 積極促成企業檔案管理的服務多樣化

處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案室也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。檔案室的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、加工、貯存、檢索、服務為主要的工作實體。對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發技術信息，幫助引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發服務信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

2.3 擴展新的職能，開拓新的服務項目

在市場經濟的沖擊下，企業檔案管理工作原有的收集、整理、歸檔、保管、利用的基本職能顯得單一和片面。只有轉換擴大，發展和調整其服務職能，檔案管理才能在新形勢下求得發展的生機。傳統的檔案管理服務方式是在室內對用戶需求開展工作，如查閱圖紙、文件等，這些仍是今后應該堅持做好的工作。從適應市場經濟的角度出發，適應增加新的服務項目。如市場分析與預測，了解市場需求信息。在市場競爭中，一種產品的興衰往往受到價格、質量、需求來進行，這就要求檔案工作者走出去，到市場實地考察，到用戶中掌握情況，從而改變那種四平八穩的工作方式，增強適應市場經濟的工作能力。

3 要明察確立服務創新的主要任務

3.1 強化檔案資源建設在檔案服務創新中的基礎地位

在這三者之中，用是根本，管是手段，收是基礎。因此，檔案立館之基在于檔案資源建設，檔案服務之基在于檔案資源建設。正因為檔案資源建設在檔案服務創新工作中具有基礎性的地位，也就決定了要進一步深化檔案資源建設抓源頭的監管理念，聚焦企業重大活動、重大事件、重要會議、重點建設項目、重大科研課題、重要工作和重要人物等方面不同載體檔案的管理工作，全面推進常規歸檔與即時歸檔的相結合，大力開展廠史人物、廠史資料和社會媒體對企業單位工作報道等方面的征集工作，為企業發展積累精神財富。

3.2 檔案信息數字化是企業檔案服務創新的基礎建設

檔案信息數字化的主要目的是方便利用和保護檔案，這已不再是一個理論探索問題，而是一個如何創造條件，搶抓機遇，力爭支持的課題，是企業檔案服務創新一項重要的基礎性建設任務。可有效利用縮微攝影技術和數碼影像技術，為檔案管理實現數字化建設提供有力支持。即通過計算機、掃描儀等現代電子技術將館藏檔案資料轉化為電子文件。同時將大量的紙質文件經過高倍縮集后制成很小的電子文件，通過數碼相機和光磁轉換實現對影像資料的高清晰處理，使其形成可用計算機識別、存儲和管理的電子文件，以從根本上解決紙質檔案給庫容帶來的壓力，克服檔案管理過程中的諸多矛盾，這是檔案管理發展的必然趨勢。

3.3 培養造就高素質人才隊伍是檔案服務創新的根本保障

檔案部門能否真正發揮其應有作用，關鍵在于人才，關鍵在于檔案管理工作者是否有所作為。因此，檔案人員業務素質的高低，對檔案質量起著至關重要的作用。隨著現代科學技術的進步，實現檔案管理現代化已是必然的發展趨勢。這就要求每一位檔案工作者都要有緊迫感和責任感，努力學習和掌握現代科學知識，使自己成為檔案管理工作的能工巧匠。企業單位要不斷提高檔案人員素質，加強管理，完善規章制度，建立內部人員的制約機制，以良好的政治思想素質和業務素質作為搞好檔案管理工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的服務意識和默默無聞、無私奉獻的檔案人精神，要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業務學習。同時，還要堅持有計劃地培養和引進高學歷、高層次的檔案服務創新人才，從多方面和多角度打造一支勝任企業發展、高效優質服務的檔案管理團隊。