CO-PLAN協同工作平臺在許昌煙機的應用

馬文周 王 勇

（許昌煙草機械有限責任公司 信息中心，河南 許昌 461000）

0 概述

許昌煙機公司為專門從事煙草機械研發生產的企業，已有50多年的歷史。企業已建立起體系完善、職責明晰的工業化運作模式。但在日常工作中，設計和開發控制工作流程仍然是通過會議評審、紙質文檔傳遞等方式進行；科研技術和新產品開發項目評級分類、過程管理也是通過會議評審、紙質文檔傳遞等形式進行的，存在部門間工作協調不到位、項目進度監控不方便、項目質量難以及時量化考核等現象。

為了盡快建立先進的企業管理模式，許昌煙機公司對設計部門整體規劃了項目協同工作平臺——CO-PLAN，希望借助此系統實現信息的有效集成共享，提升公司的盈利水平。

1 項目目標

1.1 協助企業把所有研發任務、計劃的提報、審核、下發、提交過程統一管理起來，管控項目的立項、啟動、執行、結項整個過程。

1.2 建立項目開發經驗知識庫，積累項目經驗，分享項目知識，便利項目資源調配。

1.3 可以將項目計劃抽取到月度計劃中，并與日常工作、臨時和增補計劃合并，形成部門級月度目標。支撐立項、執行、結項、評價項目全過程管理，推動項目質量、項目管理水平持續提升。

2 項目解決方案

該系統采用B/S架構，服務器端操作系統為win2003 server，數據庫采用MS-SqlServer2005。采用支持層、對象模型層、功能層等多層架構。本項目主要包括項目管理、任務管理、績效考核管理、月度計劃管理、工作流管理等功能模塊。

3 各模塊的實現

3.1 項目管理模塊

項目管理模塊是CO-PLAN系統的基礎模塊，能夠為企業建立起統一的項目管理的平臺。針對公司內各級別的研發項目、持續改善項目等，可以在項目管理中按不同項目級別、類別進行創建、管理[1]。項目負責人制定項目計劃，發起項目計劃評審，發布項目工作任務；項目參與人在系統中接收任務，提交任務交付物，發起任務完工評審，更新項目進度，使項目管理全過程均可在系統平臺中進行流轉。

3.2 任務管理模塊

任務管理模塊的功能是對分配的任務進行二次分級以及任務的跟蹤，并提供樹狀以及列表的顯示方式，還可以在編輯任務的同時添加日志、經驗來輔助完成任務并做記錄。

3.3 月度計劃管理

員工每月提交月度目標，按時對目標完成情況進行跟蹤反饋，流程主管和各級管理部門可以及時掌握所有員工當前的工作進度，增強考核管理，以達到提高工作效率的目的。

3.4 工作流管理

制定工作流程模版和工作流程的相關表單，并將流程表單和流程模版綁定。流程發起人提交相應流程，進行流程審簽。主要包括項目月報及部門月報流程、提報完工流程等[2]。

3.5 績效考核管理

通過使用KPI關鍵業績指標及靈活的績效目標指標的考核建立企業的價值評價體系和，準確客觀地評價員工工作績效，強化員工的目標導向，同時為員工的薪酬、任職資格、培訓等提供決策依據。

3.6 項目進度監控

查看進度落后的資源分配:如果為任務分配了資源，并且保存了比較基準計劃，就可以確定是否有工作分配的完成日期晚于比較基準計劃的完成日期[3]。通過對指標數據的管理形成對工作情況的分析圖表，直觀展現各部門每個工作周期的工作指標完成情況，根據曲線圖分析當前工作情況對工作改善提供決策依據。

4 項目實施效果

應用CO-PLAN管理系統后，在以下方面為公司帶來了管理提升:

4.1 提升了計劃管理水平，通過月度計劃管理，實現了部門間工作統籌協調；

4.2 量化了績效考核指標，實現了員工工作表現與考核評價掛鉤；

4.3 記錄匯總工作流程各環節數據，真正實現信息化為管理和決策服務。加強了知識積累和復用，提高了產品設計精度和效率；

4.4 將項目管理要求和規則融入了系統，使管理行為得到了強制規范；減少了數據傳遞過程中人為因素產生的錯誤，從而提高了管理質量和管理效率。

5 結束語

經過近兩年的使用，CO-PALN系統已經融入了公司的設計和生產中。解決了部門間工作難以協調、項目進度難以監控等問題，大幅提高了技術中心工作效率。增加了企業的經濟效益，提高了企業的競爭力。

［1］[美]福斯伯格.可視化項目管理[M].

［2］陳勁.研發項目管理[M].北京:機械工業出版社，2009.

［3］白思俊.現代項目管理概論[M].北京:電子工業出版社，2006.