ERP環境下數據準確性的保障技術探究

尤作琴

（江蘇省電力公司電力經濟技術研究院，江蘇 南京 210008）

1 概述

目前在信息化的大環境下，企業為了提升競爭力，就必須從根本上來提高企業的管理水平，而運用電子信息手段則是最為有效的手段。而現如今越來越多的企業都運用電子信息管理系統，并且都能夠實現業務活動與日常管理的自動化。其中最為突出的就是企業選用集信息流、資金流和物流為一體的ERP管理系統，使得企業實現了業務流的集成與整合。

ERP系統是一種信息高度集成的管理系統，它將企業的管理理念、業務流程、基礎數據及計算機硬件軟件集成于一體的企業管理系統。如果我們把ERP系統比作為一個信息化的巨人，那么基礎數據就好比血液一樣，貫穿于各個部位，其重要性也就不言而喻了。ERP系統數據由靜態數據和動態數據兩部分組成，靜態數據也叫基礎數據，是企業開展業務所必須的基本數據信息，如物料信息、客戶信息以及供應商信息等。而動態數據也叫事務數據，是企業開展業務發生時所產生的數據處理信息，如期末庫存、采購訂單數據信息等。基礎數據是ERP系統的根本，它是決定企業實施ERP系統能否成功的關鍵性因素之一，如果沒有及時準確的基礎數據就將無法成功實施ERP系統。

2ERP系統靜態數據的質量控制

企業ERP系統的實施應用，其靜態數據是貫穿于整個系統的必要信息，不可或缺的內容。企業對ERP系統靜態數據的收集、校驗、錄入是一個非常復雜的過程，并不是靠技術的管理就能夠確保數據的準確，而是需要一批既懂得企業需求和企業結構又懂得ERP系統的骨干人員來對靜態數據進行嚴格的把控。

2.1 靜態數據質量控制的難點

靜態數據是動態數據的基礎，它在整個數據的生命周期中都將基本保持不變，企業的業務員通過對靜態數據的調用來保持數據在ERP系統中的唯一性。但是靜態數據的涉及面又極廣包含了企業內部所有的可見信息和不可見信息，可見信息有物料基本信息、供應商、客戶信息、工廠、部門、車間、倉庫等等信息，而不可見信息有單據的類型、倉庫的性質、虛實件的關系、計劃參數等信息，不可見信息在手工管理時是不會涉及到的，但是它卻會影響系統的計算信息。

靜態數據的準備工作量是非常大的，系統的各類信息都將從幾個到幾十個不等，而每個信息所包含的字段卻有上百了，這二者存在著乘機的關系，所以其工作量是非常大的，但靜態數據的質量控制的難點并不在于量上，而是其準確性，因為靜態數據是ERP系統的基礎，許多程序的運行與計算都是依靠它來完成的，靜態數據與實際數據出現任何一點偏差那么其計算結果就將顯得無任何意義了。

2.2 靜態數據的質量控制

對于靜態數據收集過程的質量控制，應首先確定數據收集的工作范圍，待確定后才能安排適當的部門和人員，然后確定工作計劃，對數據進行科學的分類，確定其先后順序，最后將其下發到相關部門，進行統一收集。在收集過程中需要安排定期的會議，使得各個部門能夠進行有效的溝通來確保信息的準確性。對于數據的收集的準備過程中需要制定科學合理的編碼規則，但是其必須遵循唯一性、實用性、統一的編碼結構、標準化、便于ERP系統處理、易用性等編碼原則。在對數據進行收集的過程中，則需要編制物料數據收集的模板，制定合理的數據收集流程，只有這樣才能收集到準確的數據信息。

對于靜態數據校驗的質量控制，待靜態數據收集完成并給予相應的編碼后，我們將需要對其進行認真的檢查，包括數據的完整性、正確性以及唯一性。完整性包括記錄的數量是否完整，最好能夠讓有經驗的人員對其進行復查一遍并與歷史數據進行對比。同時還應保證字段是否完整，ERP系統存在著必須輸入的字段，如果字段缺失就將影響系統的穩定性。為保證其正確性，企業應根據自身需要制定檢查原則。對于唯一性的檢查，則需要從兩方面進行考慮，一方面檢查是否多個實物編成一個碼，這個ERP系統自身可以檢查出來，在使用過程中會提示編碼已存在。另一方面則是要檢查一個實物編成多個碼，這就需要人工對其進行檢查了，如不能將其檢查出來，那么待ERP系統上線后將會出現一物多賬務的錯誤。

在檢查的過程中一定會發現各種問題，在對問題的處理時應做好各種資料版本的控制，每一類的數據都應有專門的部門及人員進行負責，由專人對其進行修改保存新文檔，并且也要將舊版本數據進行保存，從而降低誤操作的損失。

對于靜態數據導入與復檢的質量控制，待靜態數據檢查完，就需要將其數據導入ERP系統中，在錄入前我們需要對其原始檔案進行歸檔，將其文檔作為重要文檔進行管理，以免在后期工作中出現問題有據可依。做好備份工作，便可導入，待導入完成后，我們還需采用專業軟件程序對其數據進行測試，來檢驗是否還存在錯誤，一般通過復查后的數據其準確性將大大提高。

3ERP系統動態數據的質量控制

ERP系統動態數據是伴隨著企業的業務操作而不斷發展變化的信息，它包括了庫存、出入單據、發票、交貨單等各類票據，動態數據的質量將直接影響著ERP今后的運行情況。但是在企業中存在著數據管理不規范、數據更新不及時以及工作人員無責任心等問題，導致動態數據的質量不高，影響著ERP的運行情況。

對于ERP系統動態數據的質量控制首先需要讓領導重視，明白動態數據的重要性，對動態數據的收集及導入必須進行周密的部署，提前制定計劃，并將責任指定到個人，對所有數據都要進行嚴格的把關。然后對于員工應加強培訓，讓每一個工作人員都深入的了解動態數據收集及導入的模板，對于關鍵點要進行講解和強調。最后要保證數據的準確性，對于收集的動態數據要進行認真的審核，通過簽字確認的方式來核實數據的準確性，確保動態數據的質量。保障ERP動態數據我們還需提供良好的硬件條件，使得每一位企業員工都能夠信任ERP系統并能夠真正的進行使用，更好的應用ERP系統，避免投資的浪費。

結語

在ERP環境下，數據的準確程度決定著ERP系統的運行情況，企業必須對其準確性有足夠的重視，雖然要做到數據的絕對準確很難，但是只要各個部門之間能夠很好的合作，在加上有熟悉ERP系統及企業需求的骨干人員的加入，那么保證數據的準確性還是可以做到的，企業運用ERP系統從根本上提高管理水平是可以做到的。

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