淺談項目管理中的采購成本控制

張蕊

（廈門大學嘉庚學院，福建 漳州 363105）

1 項目管理中采購過程中成本控制的方法

在項目管理中，比較重要的一項就是對于采購的成本控制，采購直接關系到項目的材料成本控制、項目的質(zhì)量和安全等，所以要使用科學的管理方法，按照規(guī)定的程序進行采購管理。

1.1 實施項目分類控制

在項目管理的過程中，要根據(jù)項目的性質(zhì)不同，承包商的特點不同，采取不同的采購管理模式，從而可以有針對性的對項目進行管理，實現(xiàn)項目的成本控制。

1.2 制定管理制度化

在項目管理過程中，采購成本的高低直接決定了項目的成本，所以要建立完善的采購成本管理制度，從采購的價格、方式和檢驗等方面逐漸的完善，制定出合理的程序標準，從而可以對采購成本進行科學合理的控制，進而控制整個項目成本。在采購的過程中，首先要進行比價采購，這是可以降低價格的最為有效的手段。其次，要進行嚴格的監(jiān)督管理，在確保質(zhì)量的前提下爭取價格的最低化，以最低的價格獲取最高質(zhì)量的采購指標。采購程序是整個項目管理的重中之重，是項目管理中成本控制的基礎，只有在采購上進行合理的成本控制，才能夠保證項目后期的成本。

建立完善的采購制度,在采購過程中暗箱操作的非法行為時常發(fā)生，因此在對采購價格、方式、質(zhì)量檢驗等方面做出具體的規(guī)定，這樣就有效的規(guī)避了暗箱操作的行業(yè)，從而有效的降低采購成本。

比價采購的制定。在項目采購過程中，價格是十分重要的，因此在采購時要以價格進行比較，從而達到降低采購價格的目的。同時在比價采購中，力求在保證質(zhì)量的前提下，實現(xiàn)對采購的全過程進行監(jiān)測，從而有效的控制采購成本。比較價格有效的實現(xiàn)了采購過程中的公開化，對隱蔽的違規(guī)行為很難進行，從而有效的規(guī)避了項目管理中的漏洞，不僅達到控制采購成本的目的，同時也有效的保證了利益的最大化。比價購銷是一種更為科學、規(guī)范的價格決策機制，與“貨比三家”有本質(zhì)上的區(qū)別，其操作方法和檢驗監(jiān)督機制都更為健全。

把握費用的嚴格審批。在采購成本中采購經(jīng)費和倉庫經(jīng)費也占有一定的比例，這二項費用如果不實施控制，也會導致采購成本的增加，因此在比價采購的條件下，盡可能的就近采購，這樣采購過程中一些運雜費將會減少，同時倉庫經(jīng)費也會有所降低。

1.3 嚴格按程序采購

控制材料成本的關鍵是采購過程,只有堵住材料采購過程的漏洞才能進一步降低采購成本。需要注重以下兩點：

一是采購程序公開化。生產(chǎn)部門要制訂詳細的采購計劃，根據(jù)計劃進行采購，計劃外的材料一律不許采購，這樣從計劃的制訂上就實行嚴格的成本控制，有利的杜絕了采購成本的數(shù)量。同時根據(jù)生產(chǎn)用料的要求，供應部對供應商的選擇要進行嚴格的調(diào)研，確保材料的合格率，對于不合格的材料不僅要追究采購人的責任，還要進行退貨，從而保證材料的質(zhì)量達到規(guī)定的標準。

二是采購過程參與人員多極化。對于采購的決策需要科長、計劃員和采購員三個以上才可進行，決策完的采購計劃即使采購員不在時，其他人也可進行代辦，這樣有利的保證了采購的程度化，同時對采購過程也有利于實現(xiàn)控制。

1.4 加強采購材料會計核算工作

項目管理過程中應設置采購材料科，詳細核算材料的計劃價、實際價、材料差異、運雜費等采購成本，以加大材料采購的監(jiān)控力度。由于市場經(jīng)濟體制的建立，材料市場根據(jù)市場供求關系的情況價格浮動較大，這樣不同時間內(nèi)的價格和計劃價格就會有一定的差額，上升或是下降的幅度較大，因此通過計劃價格的調(diào)整和材料采購核算工作的加強,不僅有效的降低了成本，同時也有利于對采購部門業(yè)績的考核。

1.5 信息多元化，利于掌握可降空間

在信息時代，競爭取勝還要靠及時準確的信息，項目管理中采購的成本控制也同樣需要有及時準確的信息。通過網(wǎng)絡，與信息傳遞,可第一時間了解并掌握更多供應商的報價、供貨能力、質(zhì)量、信譽及資金實力情況。

另一方面，對一些專用物資,通過各種方式掌握其制造成本，了解可降價的空間。通過現(xiàn)代化的這些信息準備,既為降低材料價格的談判爭取到主動權,又不至于在談判中把供應商遇到賠錢的地步，使雙方均能從中獲利,加強了雙方的友好合作。但是，在項目管理中不管采用怎樣的方法控制物資采購成本，都必須注意：成本控制與項目中所有部門、員工都密切相關；要有完善的內(nèi)部控制制度、適合項目自身的財務制度和薪資制度。

2 制定采購預算與估計成本

制定預算的行為就是對組織內(nèi)部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活動的一個方面，也是組織政策的一種延伸，還是一種控制機制,起著一種比較標準的作用。

制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調(diào)配,供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現(xiàn)市場經(jīng)濟運行的規(guī)則，另一方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質(zhì)量。因此，在供應商的選擇方面應注意兩方面問題。

3 針對全流程控制總成本

在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應該確立采購全流程成本的概念，應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務、及時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關方面的利益，單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種成本降低是不會體現(xiàn)在項目采購管理的利潤之中的。

結(jié)語

項目管理中采購成本的控制，要貫穿于采購的全過程，同時對采購的全過程實施動態(tài)的監(jiān)控，從而達到整個項目管理中總成本的控制和降低，所以在項目管理過程中要建立全流程的成本概念，從而在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機會。

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