談企業重點工程檔案的收集與管理

李仿玲

(江西銅業集團公司 永平銅礦檔案館，江西 鉛山334506)

隨著經濟的發展，基建工程項目建設也愈來愈得到深入發展，如何加強基建工程檔案資料管理是提高基建工程質量的一項重要的工作。基建檔案是企業檔案的組成部分之一，反映了建設項目管理工作的真實過程。永平銅礦露天開采萬噸規模服務年限到2012年，2013年即進入減產期，穩產時間只剩下2年，2004年永平銅礦露轉坑工程經過幾年的可行研究，已積累了大量的技術基礎,通過委托國內多家科研院所對該工程進行可行性研究，以及國外麥康公司的礦業咨詢，進一步明確了在永平銅礦實施露轉坑工程的可行性和必要性，為順利實現露天開采向井下開采的平穩過渡,延長永平銅礦穩產年限，露轉坑工程必須盡快實施。于2006年開工建設，結合近年來工程建設經驗，對工程建設檔案資料的管理實行項目部負責制，理順了工作程序，對企業做好后續生產組織、設備及工藝優化起著重要的作用。

永平銅礦露轉坑工程，工程從立項、審批、設計到開工建設，形成了大量的有價值的檔案資料，這些檔案資料全面反映了工程建設的詳細情況。做好這些資料的收集與管理，對工程建設過程管理和工程竣工投產后的正常生產組織維護，具有十分重要的意義。同時，我們也看到，隨著我國市場經濟體制的逐步建立，重點工程項目在投資、管理、建設等方面發生了一系列的變化，對工程檔案的收集、歸檔、管理提出了新的要求。永平銅礦在組織好工程建設的同時，把工程建設資料的收集歸檔作為工程建設的一項重要工作來抓，切實加強企業重點工程檔案管理工作，重點建設項目工程檔案工作應與項目建設進程同步進行，做到同計劃、同實施、同驗收。在工程管理實行全新的項目部負責制的基礎上，建立了重點工程項目檔案負責制，從實際出發，認真做好工程建設資料的收集工作，理順工作程序，采取有效措施，在保證重點工程項目檔案工作與建設進程同步的基礎上，保障工程檔案資料收集工作的正常進行，確保永平銅礦露轉坑工程工程項目檔案完整、準確、系統。

1 建立重點工程項目部檔案負責制，形成覆蓋工程建設各個方面的工程資料收集網絡體系

永平銅礦露轉坑工程，成立露轉坑工程項目部，對項目的招標、合同簽訂、工藝技術論證、方案確定、施工組織、設備到貨驗收、資料整理收集等方面進行管理。

永平銅礦露轉坑工程竣工資料收集的齊全、完整、準確，對永平銅礦今后的生產管理、技術改造具有十分重要的作用，因此永平銅礦加強對檔案工作的集中統一管理，建立重點工程項目檔案負責制。我們按照統—領導、統一制度、分級管理的原則，統一協調檔案管理工作，由總工程師主管檔案工作，檔案館專職檔案員，在項目部指定專業技術人員擔任兼職檔案員，形成了全礦的檔案管理網絡。永平銅礦露轉坑工程項目部在工程開始時，即把有關技術文件材料收集工作落實到人，做好積累、保管工作。由工程項目部負責，做到每個重點工程均有專人管理，負責工程資料收、發、整理、歸檔及竣工檔案收集等日常工作，其它項目部負責本工程范圍內的技術方案、設計審查、施工組織、網絡，這樣從組織機構上形成了一個專、兼職檔案員、露轉坑項目部、各施工單位相結合的工程資料收集網絡體系，保證檔案管理與項目建設同步進行，確保了工程資料的完整收集，避免了工程資料收集上的疏漏。

2 圍繞工程建設，形成全面的重點工程檔案收集渠道

近年來隨著技術進步和江西銅業永平銅礦發展的要求，永平銅礦技術改造任務加大，生產與基建施工項目交叉點多，為確保重點工程項目檔案資料齊全完整，在基建工程項目開工之前，將有關計劃通知檔案管理人員，讓檔案人員參加設備開箱與有關工程會議，使檔案人員在文件資料形成之初就能把握文件的來龍去脈，以便及時完整地收集相關資料，使應當歸檔的資料“粒粒歸倉”，對基建、技術等檔案的收集、整理、保管、移交、存檔規定了明確的工作程序。工作程序由檔案管理部門、各建設單位的工程技術人員和施工人員共同制訂，制訂出的工程項目檔案工作計劃，既符合工作進程，又符合檔案管理要求。

在健全組織機構、明確工作程序的基礎上，還進行具體的分工。各項目組負責工程檔案資料收集工作，檔案館與項目部密切聯系，首先對中國有色工程設計研究總院等完成的有關工程項目的各種設計圖紙、資料、設計變更等材料，經過檔案室收進來、登記、審核、建臺賬，然后將施工圖紙等資料分發到各項目組，并登記上賬，再由項目組向施工單位分發。工程竣工時項目組負責項目竣工資料的驗收，及時將該工程需要歸檔的有關圖紙、文件資料收集齊全完整，進行審查，經過系統的整理后向檔案館移交。項目部在資料管理上對檔案館負責，既負責接收資料，又負責收集、匯總、整理工程項目檔案并與施工單位一起交付竣工資料。

為更好地做好檔案管理工作，檔案館人員經常深入現場進行指導，一方面向工程技術人員和施工人員宣傳檔案工作在工程建設中的重要作用，使他們在平時工作中有意識地做好工程檔案資料的收集，另一方面加強檔案人員與工程技術人員的聯系，積極提供有效服務，從而通力合作，共同做好工程檔案管理。

3 強化檔案全過程管理，形成做好重點工程檔案工作合力

建立項目檔案工作領導責任制，把檔案工作納入建設項目法人責任制、招標投標制、工程監理制、合同管理制和參建單位工程質量領導責任制之中，并對責任制的落實情況進行監督。

重點工程項目檔案涉及面廣，貫穿于工程全過程，工程的管理、設計、技術人員和施工人員對工程項目的情況最了解，因此建設和施工單位的每一個檔案管理人員頭腦中都要有“檔案”意識，要認識到做好檔案工作，不僅僅只是為當前工作服務，也是為歷史負責的表現。因此必須把各方面的力量集聚起來，形成齊抓共管，在管理過程中，嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《國家檔案局中央檔案館關于認真貫徹落實〈國務院辦公廳關于加強基礎設施工程質量管理的通知〉，進一步加強建設項目檔案工作的通知》的有關規定，堅持對重點項目檔案工作實行集中統一領導、分級管理的原則，保證工程檔案的完整、準確、系統以及安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行、維修、改擴建服務。

首先，要樹立質量管理意識，運用合同條款和檔案管理的有關規定來提高重點項目建設工程檔案的編制質量。在與施工單位簽訂施工合同和協議時，就把有關檔案資料收集歸檔工作列入合同的條款中，同時在合同和協議中明確提出檔案資料的歸檔要求，將《建設項目（工程）檔案管理規定》下發給進廠的施工單位，做到工程驗收與檔案檢查、交付驗收同步進行。從工程項目的可行性研究論證、施工許可證、初步設計審查、土建、設備、供排水、電器的施工、設計變更單及竣工圖的編制等方面進行檢查驗收，各項目組嚴格把關，并列入永平銅礦經濟責任制考核中，以確保工程竣工檔案的形成質量。這樣形成齊抓共管的局面，確保重點工程項目檔案資料齊全、完整、準確。

其次，在搞好重點工程檔案管理中，充分利用先進的檔案管理手段，建立檔案管理網絡。檔案室負責集中統一管理本工程項目的所有檔案，并對項目建設過程的各個階段及各部門、設計單位、施工單位文件資料的形成、積累、整理、歸檔工作進行監督和指導。讓網絡覆蓋整個工程項目，使之適應現代社會需要，為項目建設單位提供更好的服務。

4 注重實效，健全完善的保證措施

為了進一步加強對重點建設項目工程檔案工作的管理，便于有關重點建設項目工程管理部門作好對重點建設項目工程檔案工作的監督和指導工作，使重點建設項目工程檔案工作逐步實現制度化、標準化、規范化管理，保障重點建設項目工程建設順利進行。重點工程項目建設是一個動態的過程，從項目的提出、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態，直至驗收以后，才能相對穩定。工程項目檔案記載了工程項目活動的全過程，一旦工程出了問題，或交工后，需要改建、擴建，檔案資料就會成為寶貴的信息資源。搞好企業重點工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進行具體業務工作遠遠不夠，其檔案管理體制、管理措施在整個檔案工作中有著舉足輕重的作用。

在重點工程項目建設中，影響重點工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。為了解決這個問題，永平銅礦注重健全和完善工程資料收集的保證措施，從制度入手、從驗收環節和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了重點工程收集歸檔工作的正常有序進行。

在《經濟責任制考核》上進行約束。把工程資料的歸檔情況，作為對部室的一項考核內容。工程資料收集歸檔不及時、不齊全的，與各單位獎金掛鉤，進行扣罰。

在工程竣工驗收環節上進行約束。按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查漏補缺，發現問題，及時糾錯改誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的有關資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。

在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組、檔案室負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的，給予決算、付款。驗收不合格的，不簽字確認，并不予付款、決算。

5 開發利用檔案信息，促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作是為了利用，而更好地開發利用檔案信息，反過來也會促進檔案管理工作。工程技術人員和施工人員對重點工程項目的管理、設計及施工組織的情況最了解，大量的檔案產生于他們手中，他們也是今后利用檔案的主體。通過文件材料收集歸檔將其轉化為檔案信息資源，而這些資源又通過檔案管理人員提供給工程技術人員利用。對于檔案管理人員來說，如果能將檔案信息及時準確地提供給工程技術人員，使他們親身體驗到檔案信息的價值，就會促使他們更積極主動地配合檔案部門做好建檔工作。近幾年來實施檔案數字化管理，將檔案資料及時輸入電腦，隨時為工程技術人員提供服務，檔案管理人員注重用活檔案，讓檔案從工程建設中來，再服務于工程建設中去。每當工程技術人員從利用檔案中獲得信息時，他們都會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料，從而保證了工程檔案的完整性，促使檔案管理更上新臺階。

綜上所述，要搞好企業重點工程檔案收集與管理，必須扎實抓好檔案的基礎工作。沒有優質的檔案基礎工作不僅難以保障優質服務和開展利用工作，而且檔案管理升級工作也就無從談起。為了全面規范企業檔案工作，提高現代管理水平，企業檔案部門必須要立足于檔案的基礎建設，按照業務規范標準的要求，扎扎實實地做好基礎工作，抓好各類檔案資料的形成、積累、立卷、歸檔、管理和開發利用，促使企業檔案管理水平盡快提高。

［1］企業檔案工作規范[S].