網絡環境下的檔案信息服務

陳 利

（雞西市檔案局 黑龍江 雞西 158100）

當今的社會信息需求量日益增長，信息與科技共同推動社會向前迅猛發展，人們對信息的索取和利用的急迫程度超乎想象。檔案作為最具原始性，最具真實可靠性的信息資源，其大眾需求已遠遠超出檔案館現有的服務范圍，檔案館傳統的服務理念和服務方式已滿足不了大眾的需求。在科技日新月異的時代，檔案館必須拓展職能和強化服務，推陳出新，迎合時代發展，通過計算機網絡技術，實現信息共享，塑造檔案信息服務的新形象，讓檔案信息服務切實步入老百姓的學習、工作和生活當中。

一、重視檔案信息服務觀念的創新

檔案信息利用與傳播面臨著如同何網絡環境下開展服務的問題。檔案部門必須從解放思想、更新觀念入手，勇于改革，善于創新，進一步強化檔案信息開發與利用的地位。更多地關注和開展多層次、多渠道的檔案信息開發與利用，使其創造更大的經濟效益；同時，還要注重宣傳檔案信息，為檔案信息開發與利用創造良好的外部環境，更好地為檔案信息開發與利用服務。

在國民經濟和社會信息化發展的宏觀背景下，檔案管理部門應該順應時代發展的需要，以檔案信息化建設為契機，認真分析信息化建設對傳統檔案管理模式帶來的沖擊，充分認識信息化建設所引發的理論與方法的突破與變革；積極應用實踐；利用檔案資源共享政策與環境，實現檔案資源的合理配置。目前，社會公眾不再以檔案管理部門所提供的傳統性檔案利用方式方法為滿足，而是要求在更大的范圍、更高程度上實現檔案資源的社會共享。為此，檔案部門要在不斷提高檔案管理與利用現代化水平的同時，具體研究我國檔案信息利用服務的現狀，客觀分析影響檔案利用與信息共享的諸多因素，深入研究利用者及其利用需求特點，尋求適應檔案利用需求實際的服務模式，促進檔案資源共享的實現。

二、網絡環境下的檔案信息服務的優點

計算機網絡技術的應用給檔案現代化事業的發展帶來了諸多好處。

1.為檔案信息利用者提供方便、快捷的服務

在互聯網上建立公開文件信息網，將檔案以數字化的形式傳輸到計算機網絡，檔案信息利用網絡傳輸。網絡檔案信息服務實現數字化、存儲海量化、服務快捷化、信息共享化的多功能作用。檔案信息利用的網絡化，發揮了在其信息傳輸上的分散性優勢，使眾多用戶可利用網上終端，跨時空、跨地域利用檔案信息。避免了傳統查閱檔案時帶來的繁瑣，大大節約了檔案利用者的時間，提高了檔案服務工作的效率。通過網絡，網上辦展覽，網上公布檔案編研成果。使利用者可以足不出戶，就可以通過網絡對檔案信息進行查詢、檢索和利用，真正實現檔案信息的社會共享，為檔案信息利用者提供了極大的方便。

2.為檔案工作者提高了工作效率

網絡環境下，檔案全文數字化，檔案工作者的工作幾乎完全在計算機上進行。傳統查閱檔案方式是用戶與檔案工作者面對面進行直接交流，先確定保管期限，再查目錄，最后才能找檔案，又或是通過信函、電話等形式提出咨詢要求。而網絡環境下，在關于檔案信息的網站上可以設立一個小板塊兒，專門用來解答有關檔案工作的問題或檔案信息的咨詢，減輕了檔案工作者的工作量。送稿單位可以利用網絡將所需內容傳送到檔案局，檔案編研工作者可以直接采用計算機網絡上的信息，減少了檔案工作人員把稿件向微機錄入的環節。并且避免了向各單位催稿的繁瑣，也減輕了送稿人的負擔。縮短了《年鑒》、《大事記》、《市志》等重要書籍的出版時間，必要時也可直接發表在網絡上，讓利用者先睹為快。

3.檔案信息的公開有利于提高檔案館的地位

利用網絡傳播檔案信息，可激發社會檔案意識，提高檔案的社會開放與利用程度，強化社會化服務功能，實現檔案的社會價值和經濟價值。檔案信息的公開不僅是社會對檔案館的要求，同時也顯示了檔案館的開放程度。允許部分檔案信息公開，滿足了檔案利用者的需求，必將受到廣大群眾的認可，檔案也就創造出了社會價值。檔案信息服務工作將不再是一項可有可無的例外工作，而是代表機關的工作效率與服務水平的工作，從而使領導重視檔案工作，有了領導和社會對檔案工作的肯定，檔案館的地位將會不斷提高。

三、做好網絡環境下的檔案信息服務

檔案信息的安全問題是值得關注的大問題。網絡是一個開放式系統，許多應用系統處于不設防狀態，具有極大風險性和危險性，計算機系統的自身安全和自我保護功能又非常薄弱。計算機系統不安全的一個主要方面是計算機病毒的危害。它具有很強的傳染性、潛伏性、破壞性以及主動攻擊性和衍生性等。因此保護好檔案信息安全是當務之急。

1.制定相關檔案信息利用制度

檔案部門在網上向社會公開發布的檔案信息，必須是依法確定為對外開放的檔案。國家檔案局公布的《中華人民共和國檔案法實施辦法》對檔案的開放原則作了具體的規定，中華人民共和國成立以前的檔案及中華人民共和國成立以來形成的檔案，自形成之日起滿30年的向社會開放；經濟、科學、技術、文化等類檔案，可隨時向社會開放。檔案開放原則確定了人們有利用檔案信息的權利。檔案館不能只為了自身的利益，拒絕公民與其他組織的合理利用要求，將該開放的檔案未開放，損害了利用者的利益。但對于不允許開放的檔案信息，要明確指明。防止將不該開放的檔案信息開放出去，造成泄密，損害個人利益或集體利益。

2.建立信息檢索網頁和數據庫

為了便于眾多用戶在網絡信息資源中搜索到所需的檔案信息，需要建立一個科學的、系統的、結構合理的配套檔案信息檢索網頁，實現業務工作上的自動化，制作一個有特色的檔案宣傳專欄，吸引更多的網絡用戶瀏覽。數據庫要體現館藏的特點，全面介紹檔案部門保存的檔案成份和內容，更加方便、快捷地為社會提供全方位、高質量的檔案信息服務。建立方便查找的目錄數據庫，將有關的檔案目錄先行數字化上網，為利用者查找、檢索提供便利。目錄內容記載要詳細，使利用者一目了然，減少不必要的環節，節省查閱者的時間。

3.完善網絡監控、檢測手段

網絡的維護工作是保證網絡正常運行的關鍵，操作系統安全檢測是一種基于主機操作系統的安全評估分析，通過對被檢測主機操作系統進行漏洞檢測、安全配置檢測以及文件完整性檢測，能夠幫助安全管理人員及時了解主機系統的安全狀況和潛在的安全風險，并利用檢測系統提供的檢測結果和安全建議堵塞這些安全漏洞，從而有效地保證主機系統的安全，保證主機上運行的核心業務應用和核心數據的安全。

4.檔案信息利用的安全措施

在網絡環境下，除了要對計算機自身做好日常維護工作以外，還要對檔案信息采取安全防范和保護，以便不影響正常的工作進程。

（1）信息訪問權限控制。它主要是為了保證檔案信息不被非法訪問和非法利用。

（2）信息加密措施。信息加密是為了確保不公開檔案信息的安全，使非法查閱者達不到他們的目的。

（3）信息防改措施。是將檔案信息設置成為“只讀”狀態，使用戶只能從計算機上讀取信息，而不能對其做任何惡意篡改或打印。

（4）建立網絡系統備份和恢復功能。建立完善的全方位的系統備份功能，對系統形成了防護，不僅能夠有效地防止物理損壞，也可以在系統遭受攻擊損害時，幫助系統盡快地恢復數據。

5.提高檔案工作者的業務素質

檔案館的工作已與從前的工作方式有了很大的不同，檔案工作不再是默守陳規，已經變成互動式的交流工作。雖然檔案工作者對信息技術應用的熟練程度較往年有了一定的提高，但與網絡時代下的網絡服務相比，還是有一定的距離的。造就一支多方面高素質的檔案干部隊伍，是檔案人才培訓工作中的重中之重。要努力培養網絡服務需要的系統分析與設計人才、數據分析與開發人才、網絡設計與管理人才。他們既要掌握檔案信息理論，對檔案工作有透徹地了解，又要能熟練地運用數字化技術、信息存儲技術、網絡通訊技術及多媒體技術。因為現在的檔案工作，處處離不開計算機、網絡通訊技術和信息技術的應用。今后的檔案工作是否得到檔案利用者的認可，網絡環境下的檔案信息服務的滿意程度，在很大程度上取決于檔案工作者運用現代信息技術的程度。因此，在今后的工作當中，如何提高自身的綜合素質，也是從事檔案工作人員的重要任務。