青臨高速工程項目創(chuàng)建精品檔案的啟示

陳龍民

（青萊高速公路臨沂管理處 山東 沂水 276400）

青臨高速公路是國家級重點工程項目，位于京津冀與長三角等經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)相互聯(lián)通的中間位置,北接東三省,南接蘇滬浙,在山東省與全國經(jīng)濟交流中起著舉足輕重的作用，是國務院批準的“7918”國家高速公路網(wǎng)中的“縱3”長春至深圳高速公路中的一段，也是山東省標準最高、里程最長、投資最大的高速公路項目之一，主線全長228公里，全線采用雙向六車道高速公路標準建設(shè)，該項目于2009年6月開工，2013年1月正式建成通車。作為一名檔案工作人員，對這一重大工程創(chuàng)建精品檔案工作，從中得到幾點啟示。

一、強化工程檔案管理體系是創(chuàng)建精品檔案的組織保證

青臨建設(shè)項目文件材料立卷歸檔工作實行項目法人負責制，按照要求成立項目檔案工作領(lǐng)導小組，建立項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)，領(lǐng)導小組在建設(shè)過程中始終發(fā)揮著監(jiān)督、檢查、指導作用。項目法人（建設(shè)單位）做好自身形成的項目文件材料的收集、整理和對設(shè)計、施工、監(jiān)理、咨詢等單位負責的項目文件材料的收集、整理工作的組織、協(xié)調(diào)和監(jiān)督、指導。根據(jù)竣工資料編制管理辦法，實行預立卷制度，保證項目文件材料立卷歸檔的及時、完整、準確、系統(tǒng)和安全。監(jiān)理單位負責對施工單位竣工文件材料形成、收集和整理歸檔工作進行監(jiān)督、檢查，在交工驗收前向項目法人單位提交項目檔案質(zhì)量審核意見。根據(jù)項目檔案工作需要，有計劃地組織開展項目檔案人員培訓，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一做法，提高了工程檔案人員的業(yè)務素質(zhì)。各參建單位把項目文件材料的立卷歸檔工作納入工程建設(shè)管理工作中，配備專職檔案管理人員，并保證其穩(wěn)定。明確各單位有關(guān)崗位和人員項目文件材料收集歸檔的職責和要求，按規(guī)定及時做好項目文件材料的整理歸檔和移交工作。

二、制度規(guī)范是創(chuàng)建精品檔案工作的重大前提

在青臨工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位加強對各參建單位檔案工作的監(jiān)督和指導。根據(jù)交通運輸部《公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法》要求，制定了《項目竣工資料編制辦法》、《工程檔案管理實施細則》、《施工階段檔案管理工作程序》等一系列檔案管理制度，建立了項目檔案管理的制度體系并有效運作。隨著工程建設(shè)管理標準和要求的不斷提高，還編制了能夠滿足檔案資料查找的案卷級、文件級檢索工具，進一步提升了管理水平，將檔案管理觸角滲透到工程管理的全過程。工程檔案管理制度體系作為工程建設(shè)管理體系的重要組成部分，為規(guī)范參建各方的檔案管理行為、促進工程管理規(guī)范化發(fā)揮了積極作用。

三、全過程合同管理是創(chuàng)建精品檔案的重要基石

省廳公路局作為青臨高速公路工程的項目法人，按照國家有關(guān)要求，精心組織，強化管理，將《項目竣工資料編制辦法》中涉及的技術(shù)資料數(shù)量、內(nèi)容和要求等全部納入工程建設(shè)合同管理中，通過采取檔案資料移交保證金控制措施等經(jīng)濟手段，將檔案管理滲透到工程建設(shè)管理全過程，增強各相關(guān)單位的工作積極性和自覺性，并實施科學的動態(tài)管理，在實際工作中取得了良好效果。如果說青臨高速公路的理念創(chuàng)新是做好工程的基石，制度創(chuàng)新則是青臨高速工程品質(zhì)強有力的保障。青臨高速項目進行了系列制度創(chuàng)新，伴隨工程順利推進，關(guān)鍵材料一次性入庫盲檢制度、關(guān)鍵工序綜合檢查簽認制、質(zhì)量責任鏈制度和首件工程和標準工程綜合確認制等形成了工程檔案質(zhì)量管控最具特色和成效的管理準則。

四、實現(xiàn)工程建設(shè)同步是創(chuàng)建精品檔案的有效方法

在項目辦構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，將設(shè)計、施工、監(jiān)理、試驗、檢測等所有參建單位納入檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系中，并隨著工程項目推進，及時更新管理網(wǎng)絡(luò)，保證網(wǎng)絡(luò)的高效完備。在招標文件和主要標段的合同文本中，專門明確竣工文件的編制費用以及施工現(xiàn)場檔案工作的相關(guān)要求和標準，竣工文件的監(jiān)督檢查納入監(jiān)理范疇。此外，在各項勞動競賽、季度考核、中間檢查、評優(yōu)創(chuàng)先等活動中，工程項目檔案管理工作也是一項重要考核內(nèi)容。對于檔案錄入不及時、編制質(zhì)量不符合要求的單位進行通報批評，并限時整改到位。對于按照合同要求按時優(yōu)質(zhì)提交項目檔案的單位，則在考評中給予相應獎勵，從而扭轉(zhuǎn)參建單位存在的重工程實體輕檔案管理的舊觀念，提高檔案人員責任意識、精品意識。各參建單位根據(jù)單位、分部、分項工程的體系劃分及工序的先后預先立卷。每一分項工程的質(zhì)保資料組成首件案卷后，經(jīng)檢查認可后，作為該分項工程其他資料的整理樣本進行具體操作，規(guī)范了工程項目檔案的整理質(zhì)量和同步歸檔。由于建設(shè)單位組織開發(fā)了工程檔案管理系統(tǒng)，運用了檔案管理軟件進行項目檔案管理，還實現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的同步歸檔。2012年12月竣工通車，形成竣工檔案19352卷，圖紙517卷，并實現(xiàn)了檔案目錄文件級信息化管理。其中，通過首件工程和標準工程檔案管理綜合確認制的實施，形成了現(xiàn)場質(zhì)量控制手段的有機整體，取得顯著的實際效果，青臨高速公路被交通運輸部評為“公路工程混凝土通病治理活動”示范項目。

五、科技創(chuàng)新為創(chuàng)建精品檔案提供了有效平臺

青臨高速公路所有科研項目都遵循科研先于施工圖設(shè)計開展原則，充分發(fā)揮科技研究對工程項目的技術(shù)引導和支撐作用。將自主研發(fā)和與高校科研單位合作八個方面的創(chuàng)新科技項目全部納入精品檔案管理范疇，覆蓋了路基、路面、橋梁、交通安全設(shè)施、綠化等工程。在工程檔案中，高速公路交通安全設(shè)施盲點防治技術(shù)、工序延展循環(huán)法、紅外光譜SBS改性劑摻量和X射線預應力定位及張拉效果等多項檢測創(chuàng)新手段、矩陣式項目管理模式等等不勝枚舉的創(chuàng)新技術(shù)和方法成為精品檔案的亮點工作。其中，研發(fā)的處于國內(nèi)先進水平的質(zhì)量安全智能控制系統(tǒng)，從瀝青混合料運輸?shù)绞┕がF(xiàn)場攤鋪的全過程視頻監(jiān)控等數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化模式進行永久存檔，保證了各項工作的可追溯性。

六、精品檔案的開發(fā)利用提高了檔案文化的輻射力

青臨高速工程項目竣工檔案是工程從立項到竣工的真實記錄，載體多樣、內(nèi)容豐富，涵蓋了政治、經(jīng)濟、建設(shè)、通信等多個領(lǐng)域的內(nèi)容，對工程審計、獎項申報、新項目開發(fā)，尤其對宣傳、提升山東公路的社會地位和影響力發(fā)揮了重要作用。通過利用青臨高速檔案資料編寫了大事記匯編、組織機構(gòu)沿革、工程建設(shè)重要會議匯編、管理制度匯編、特殊載體索引及檔案工作紀實等一系列匯編材料。同時，還根據(jù)已有的照片檔案及工程檔案，先后編制出版了3期綜合性畫冊，充分展示了建設(shè)中的青臨高速，展示了山東公路文明形象。音像檔案作為青臨高速項目檔案的一大特色，在宣傳報道工作中發(fā)揮了巨大的作用。工程建設(shè)先后被中央電視臺、人民網(wǎng)、新華網(wǎng)、搜狐網(wǎng)、中國公路網(wǎng)等各大新聞媒體報道或轉(zhuǎn)載，大量采用了青臨高速公路原始音像檔案，將青臨高速公路的施工現(xiàn)場、科技創(chuàng)新、質(zhì)量責任、文化理念、人文風采進行了全方位展現(xiàn)。

2012年12 月，國家高速公路網(wǎng)長春至深圳線青臨公路工程檔案預驗收組對青臨高速公路檔案進行了驗收。這是在以往驗收抽查的基礎(chǔ)上，交通主管部門對青臨高速公路工程檔案的總體驗收，是對公路檔案驗收的重要組成部分。經(jīng)過驗收組成員的共同努力，順利通過了公路工程檔案專項預驗收任務。