淺談檔案資料管理存在的問題及解決辦法

文/靖冬超

隨著我國社會主義市場經濟的發展和社會的進步，檔案已經在我國建設中占據著重要的地位和作用。如何做好檔案資料管理工作，為開展我國社會主義事業提供可靠的依據，是檔案人員、檔案部門必須認真思考的一項重要問題。本文結合我對檔案資料管理工作幾年的認識和經驗，談談自己的體會。

一、做好檔案資料管理工作的意義

隨著我國社會主義市場經濟的發展和社會的進步，檔案資料管理是一個國家、企業、單位以及個人健康發展的需要，也是進行檔案資料管理工作的重要部分，是提高每一個單位、企業工作效率和工作質量的必要條件，能有效地維護歷史和個人的真實面貌。科學化、規范化和現代化的檔案管理工作，能正確的衡量一個單位總體的發展水平，是研究本單位總體業績的手段，為單位的科學發展提供了第一手真實的資料，是進行市場調研、科學分析、制定企業或者單位朝著發展方向前進的最好教材。如果檔案資料管理工作取得較好的成績，就會讓領導能夠正確的了解到企業或者單位的整體發展狀況和經營狀況，適當的、及時的、準確的制定必要的經營策略；另一方面也能讓社會有效地了解到企業或者單位的經營成果，為單位或者企業與社會各界進行合作提供奠定了堅強的基礎。在我國社會主義市場經濟發展的背景下，做好檔案資料管理工作是時代的需求，我們要不斷地更新檔案資料管理觀念，探索出來的管理手段和方法，正確的反映我國企業或者單位整體經營狀況和發展水平。檔案質量管理與經營管理相結合，在很大的程度上決定著企業的未來發展方向和商業版圖，對于占領市場、提高管理水平、實現盈利等目的都有很有意義的影響作用。因此，加強檔案資料管理工作能促進經濟的發展、社會的進步、提高競爭能力都具有重要的意義。

二、檔案資料管理的存在的問題

隨著經濟的發展、社會的進步和信息網絡技術的應用，檔案資料管理的重要性已經慢慢地被淡化，很多人對檔案的重要性缺少正確的認識，認為檔案管理對自己沒有多大的意義，可有可無。有些檔案資料管理人員由于自身的素質就不高，在檔案資料管理的過程中缺乏責任心和良好的職業道德，辦事態度比較差，沒有樂于奉獻的精神和檔案管理的基礎，因此，就不能把檔案資料管理工作落到實處，不能實現檔案管理的真正意義所在。有的檔案資料管理部門自身的檔案資料管理就存在著缺失，對檔案資料管理的宣傳力度不夠，不利于有關領導的重視，導致了整個檔案資料管理部門意識弱化。這些因素都制約著檔案管理的有效進行，使檔案管理處在危險的邊緣。

在我國檔案的保管過程中，檔案殘缺不全現象是比較常見的，在進行使用以后，檔案管理人員不能更好的將其保存下來，原件、附件等到處亂放，有的單位還偽造假的檔案，導致檔案沒有真實性，影響了檔案資料的質量，給以后檔案的使用留下了隱患。

三、做好檔案資料管理工作的對策

(一)加強檔案資料管理的途徑。檔案資料管理工作比較繁瑣，勞動量比較大，只有正確的做好檔案資料管理才能達到良好的效果。第一，要收集檔案資料。檔案是在工作中或者生產活動中形成的文件，由于各個單位或者企業機構比較分散，查找相關的文件資料就必須進行集中。所以，就需要將分散的文件進行歸納和統一，按照時間、順序等方法收集起來，統一進行管理。在收集的過程中，檔案管理人員要根據檔案的重要性、時間前后、成文日期、重要性等方面進行整理和歸納，確保檔案資料的完整性、準確性和原始性。第二，要利用科學的方法對檔案進行分類。收集起來的檔案由于內容復雜，數量比較多，雜亂無章。為了方便查找和整體進行歸納，我們就要把這些檔案進行分門別類，按照主次進行分類存檔，以便在需要的時候能夠及時的找出這些檔案。

(二)做好檔案資料的安全工作和保密工作。檔案資料的保密性是非常重要的，它關系著國家、單位以及個人的重要信息，所涉及的相關秘密事項，往往關乎著國家、單位以及個人的利益，這就要求每一位檔案資料管理人員要做好檔案的保密工作，不違規、不翻閱或者抄襲有關檔案。檔案管理人員應該參加檔案管理培訓和保密工作培訓，讓每一個人真正的認識到檔案資料管理的重要性和檔案保密工作的重要性，讓他們嚴格按照我國 《檔案管理保密制度》,《檔案法》、 《檔案保密法》要求自己，增強自我的法律意識，認真的做好每一份檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲，嚴格按照我國的檔案管理制度辦事。

(三)做好檔案資料的借閱和維護工作。對于一個國家、一個單位、一個人來說，檔案的保密工作和檔案的完整是非常重要的，鑒于檔案的這種特殊性要求，在檔案資料借閱的時候，應該按照檔案借閱的有關規定進行借閱，借閱的過程要按照一定的程序，先填寫借閱單，再經過有關領導的簽字或者同意后，最終辦理好檔案資料的借閱手續。在檔案資料歸還的時候，我仔細的查閱檔案的頁數、看看檔案是否和原先的檔案一致，然后按照原來的順序放回原位，方便以后再次借閱。

檔案資料的存放要在一個適合的溫度環境里，保證及時的通風、干燥和檔案室內部的環境干凈、整潔。檔案資料管理人員有定期或者不定期的對檔案室進行打掃，發現灰塵、蟲子、垃圾等及時處理和補救。

(四)實現檔案資料管理與信息技術相結合。隨著計算機網絡的有效發展，對現代檔案資料管理提供了一定的管理手段。檔案資料管理作為很強的一門專業性工作，要求檔案資料管理人員不僅要有服務的意識，而且還應該具備現代檔案資料管理的技能。檔案資料管理聚集著大量的知識，承載著 “秘密”的信息，成為一種豐富的信息資源。在進行檔案資料管理的過程中，由于整體的過程比較繁雜，重復勞動比較多，勞動強度比較大，如果利用計算機網絡進行檔案資料管理工作，可以達到良好的效果。利用高科技進行檔案資料管理，降低了人為因素在檔案中的影響，充分的發揮了計算機網絡技術的優勢，減少了人為的手工操作，提高了檔案資料管理工作的效率。在管理的過程中，利用計算機網絡管理，能有效的保證檔案的安全性，將有關的檔案信息錄入到了計算機中，能及時、準確的找到相關的檔案文件，同時還能準確、正確的識別檔案身份，實現了檔案資料管理與信息網絡的相融合，為檔案資料管理提供必要的依據。

(五)領導的支持和重視是做好檔案資料管理的關鍵。每一項任務、每一個工作都需要得到別人的支持和重視。對于檔案資料管理來說，領導的重視和支持也是不可缺少的，只有得到了檔案資料管理部門有關領導的支持和重視，才能有效地保證這項工作的順利進行，所以說檔案資料管理人員就要愛崗敬業，認真的做好這項工作，及時的請示匯報，增強領導的檔案資料重視意識，讓他們也積極的投入到檔案管理中來。

總體來說，檔案資料管理工作看起來簡單，在實際的管理過程中就變得非常的難。因為它具有保密性、專業性和政策性，是一項非常嚴肅的工作，這就要求我們檔案資料管理人員要有強烈的責任感，扎實的檔案資料管理知識理論基礎，跟上時代的步伐，應用新的管理手段和技能進行檔案資料管理工作。因此，每一位檔案資料管理人員只有吸收廣博的知識，開拓視野，優化自己的知識結構，提高自身的整體素質，才能做好新時期優秀的檔案工作人員，為社會主義建設做出自己應有的力量。