淺談監(jiān)理資料的管理與歸檔

任 倩

西南林業(yè)大學(xué)（650224）

0 前言

監(jiān)理資料是監(jiān)理工作過(guò)程中逐步形成的具有保存價(jià)值的技術(shù)和管理文件，是監(jiān)理服務(wù)工作的量化表現(xiàn)。監(jiān)理資料的管理涉及到工程設(shè)計(jì)、招標(biāo)、采購(gòu)、施工、保修等各階段的監(jiān)理活動(dòng)。監(jiān)理資料包括各種文件、文字記錄、表格數(shù)據(jù)、音像制品等，是監(jiān)理工程師判斷、決策和項(xiàng)目參建單位之間分清責(zé)任、解決糾紛的重要依據(jù)；是評(píng)定工程質(zhì)量、合理結(jié)算工程價(jià)款的必備資料；是反映工程內(nèi)在質(zhì)量和監(jiān)理工作質(zhì)量的重要憑證；是工程竣工驗(yàn)收合格后,監(jiān)理資料立卷歸檔的基礎(chǔ)。

監(jiān)理資料的管理總負(fù)責(zé)人是總監(jiān)理工程師。由總監(jiān)理工程師指定專人進(jìn)行監(jiān)理資料管理工作，并達(dá)到《建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范》第7.4.1條“監(jiān)理資料必須及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序”的要求。

1 監(jiān)理資料的管理

1.1 監(jiān)理資料的組成

監(jiān)理資料存在一定的廣泛性，從監(jiān)理部進(jìn)駐工地開始工作起，每一項(xiàng)施工過(guò)程都有具體的工序管理和資料收集。不僅要有監(jiān)理部自身的工作成果，而且還需要有建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位和供貨單位等多方面的配合支持才能完成。

按照文件來(lái)源可分為業(yè)主方資料、設(shè)計(jì)方資料、監(jiān)理方資料、施工方資料、檢測(cè)方資料等。根據(jù)建設(shè)工程實(shí)際需要，來(lái)源于監(jiān)理方的資料有監(jiān)理中標(biāo)通知書、委托監(jiān)理合同、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書、人員證件、監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理通知、會(huì)議紀(jì)要、周報(bào)（月報(bào)）、各種監(jiān)理記錄、監(jiān)理日志、監(jiān)理工作總結(jié)等；來(lái)源于施工方的資料有施工合同、分包合同、施工組織設(shè)計(jì)、各類報(bào)審報(bào)驗(yàn)資料及批復(fù)文件、開竣工報(bào)告、施工記錄及相關(guān)管理資料等；來(lái)源于其他建設(shè)工程相關(guān)部門的資料有建設(shè)單位來(lái)往函件、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更、工程簽證、建設(shè)主管部門發(fā)文批文等。

1.2 監(jiān)理資料的管理任務(wù)

工程監(jiān)理過(guò)程中，隨著工程逐步進(jìn)行，資料也會(huì)越來(lái)越多。監(jiān)理資料管理的主要任務(wù)是負(fù)責(zé)收集、整理、編目、排序、裝訂、歸檔、保管、查閱，最終系統(tǒng)整理立卷，交付主管單位，并保證質(zhì)量符合要求。監(jiān)理資料的收集和管理并不能僅靠資料員一人，監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部必須明確分工，劃分監(jiān)理工作范圍，建立內(nèi)部責(zé)任制。要求各專業(yè)工程師對(duì)負(fù)責(zé)的資料進(jìn)行簽證，做到收集及時(shí)、核查仔細(xì)、簽證準(zhǔn)確、不留漏洞。

1.3 監(jiān)理資料的管理要求

1）監(jiān)理資料的管理工作，必須按照監(jiān)理規(guī)范和國(guó)家的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，做到“及時(shí)整理、真實(shí)完整、分類有序”。在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)收錄，及時(shí)整理編目，分類有序，真實(shí)有效。

2）監(jiān)理資料要做到“文字清晰、填寫完整、標(biāo)識(shí)無(wú)誤、閉環(huán)閉合”。每份監(jiān)理資料都要書寫清楚，不應(yīng)留有空格，并且要簽字、蓋章無(wú)遺漏；“監(jiān)理通知單”、“監(jiān)理工作聯(lián)系單”、“監(jiān)理月報(bào)”中提出的問(wèn)題及解決方法，要前后呼應(yīng)，做到閉環(huán)閉合。

3）監(jiān)理資料存檔文件必須是原件并且應(yīng)有編號(hào)，編號(hào)可按文件及工程編號(hào)，每份資料的編號(hào)唯一。

4）監(jiān)理資料要做到與外業(yè)抽檢同步進(jìn)行，做到工程完工資料齊全，嚴(yán)禁補(bǔ)填、編造假資料。

2 如何做好監(jiān)理資料管理

1）學(xué)習(xí)國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確資料管理目的。資料管理員應(yīng)熟悉國(guó)家相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，國(guó)家質(zhì)量局、建設(shè)部頒布的 《建設(shè)工程管理規(guī)范》（GB 50319-2000）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T 50328-2001）等。

2）建立收發(fā)文制度、文件處理程序、歸檔辦法等。專人負(fù)責(zé)監(jiān)理資料的收集、發(fā)放，并填寫《文件發(fā)放／回收登記表》或《來(lái)函/發(fā)函登記表》等。

3）照片影像資料要和工程建設(shè)同步進(jìn)行。特別是工程材料報(bào)審、隱蔽工程驗(yàn)收等資料，具有不可追憶性，要提高認(rèn)識(shí)并及時(shí)全面收集。

4）制定監(jiān)理資料歸檔目標(biāo)，在收集過(guò)程中若發(fā)現(xiàn)資料缺少、漏項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)糾正以保證工程監(jiān)理資料管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

5）監(jiān)理人員應(yīng)督促承包方與施工進(jìn)度同步整理并提交相關(guān)資料，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理初審并報(bào)專業(yè)監(jiān)理工程師核簽，若存在問(wèn)題，要求承包方及時(shí)修改。

6）專業(yè)監(jiān)理工程師要及時(shí)組織現(xiàn)場(chǎng)工程核驗(yàn)，并對(duì)相關(guān)施工資料及監(jiān)理資料進(jìn)行會(huì)簽，需總監(jiān)審簽的資料要及時(shí)報(bào)批。

7）項(xiàng)目監(jiān)理部對(duì)外文件均需按規(guī)定審簽完畢后蓋章，并由資料員負(fù)責(zé)存檔一份，并及時(shí)外發(fā)。

8）建立資料庫(kù)，對(duì)工程建設(shè)的各類資料進(jìn)行分類，存入相關(guān)的資料庫(kù)中，對(duì)照工程進(jìn)度不斷增加新的內(nèi)容。這樣分類有序，既快捷方便，又能保證資料的真實(shí)和完整。

3 工程建設(shè)監(jiān)理資料的立卷

3.1 竣工資料立卷方法

資料的立卷也叫組卷。資料的立卷包括對(duì)資料進(jìn)行分類、排列、填寫卷內(nèi)目錄、案卷裝訂、編頁(yè)碼、編案卷號(hào)、填寫案卷封面（資料封面）、填寫案卷目錄、裝盒等工作。資料的立卷可參考《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》。

1）立卷首先要對(duì)資料進(jìn)行分類。應(yīng)按單位工程、按專業(yè)組卷，卷宗封面標(biāo)明編號(hào)、工程（單位）名稱、第幾冊(cè)、共幾冊(cè)等字樣。資料立卷后，需要編制“卷內(nèi)目錄”,卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，卷內(nèi)目錄不用編頁(yè)號(hào)。

2）文件資料的排列、立卷方法:卷內(nèi)文件應(yīng)按資料名稱或內(nèi)容及形成資料的時(shí)間排序，并編制相對(duì)應(yīng)的卷內(nèi)目錄。文件資料以“件”為單位依次排列。一份文件為一件。各種報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)、監(jiān)理日志等，一冊(cè)（本）為一件；正本與附件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；來(lái)文與復(fù)文為一件；請(qǐng)示與批復(fù)為一件；文件處理單（簽、表）與被處理文本合為一件。

3）裝訂、裝盒的要求:案卷也要按類目進(jìn)行編號(hào)，組成案卷的資料不能超過(guò) 3 cm，成冊(cè)的資料保持原狀，直接裝盒。文字材料，采用線繩三孔左側(cè)裝訂法，要整齊、結(jié)實(shí)、牢固，便于保管和利用，裝訂時(shí)必須剔除金屬物。資料成冊(cè)排列順序:案卷外封面→案卷內(nèi)封面→卷內(nèi)目錄→資質(zhì)材料→卷內(nèi)備考表。

4）電子檔案應(yīng)單獨(dú)組卷，有關(guān)監(jiān)理工程中的照片等聲像檔案應(yīng)附有關(guān)文字說(shuō)明。特殊載體的材料要按有關(guān)規(guī)定辦理。

3.2 竣工資料移交

監(jiān)理資料應(yīng)在各階段監(jiān)理工作結(jié)束后及時(shí)整理歸檔，根據(jù)《檔案法》和國(guó)務(wù)院279號(hào)令、建設(shè)部90號(hào)令及省市有關(guān)規(guī)定，為了確保工程檔案資料收集歸檔齊全、真實(shí)可靠，保證工程竣工檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，要求監(jiān)理單位必須在工程竣工驗(yàn)收合格后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案館提交竣工監(jiān)理資料。

4 結(jié)語(yǔ)

監(jiān)理資料管理需要與之有關(guān)的所有人員共同配合完成，嚴(yán)格按照管理制度執(zhí)行。重視對(duì)監(jiān)理資料的管理，總監(jiān)要充分給予資料員對(duì)資料管理應(yīng)有的權(quán)限。只要資料員及相關(guān)人員按照有關(guān)資料管理的規(guī)定，從工程開始至竣工驗(yàn)收全過(guò)程適時(shí)進(jìn)行資料的收集與整理，并做好分類歸檔工作，最后工程竣工立卷時(shí)監(jiān)理資料就能確保質(zhì)量的順利完成。

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