黨政機關協(xié)同辦公平臺簡介

宋來鎖，高春林，崔茂應，李永強*

（1.玉溪市計算機中心，653100；2.云南中醫(yī)學院，650500）

1 系統(tǒng)總體功能概述及流程

目前，公文管理系統(tǒng)中最常見的功能包括擬稿、收發(fā)、擬辦、批示、辦理、歸檔、用戶及權限、簡單統(tǒng)計等八個方面。根據(jù)單位規(guī)模及應用情況，對常見的功能進行裁剪和歸類，進行適當?shù)暮喕蜌w約，是黨政機關推行公文管理的最有效途徑。一方面是易于推廣使用，降低運行維護費用；另一方面是簡化公文處理中的繁雜環(huán)節(jié)，規(guī)范處理流程，同時提高公文處理效率，降低處理成本。黨政機關協(xié)同辦公平臺基本組成子系統(tǒng)如圖1所示。

圖1 基本組成子系統(tǒng)

利用該平臺可簡化某地區(qū)黨政機關系統(tǒng)公文處理、信息資料共享及快速傳遞的能力。具有公文收發(fā)、擬辦、批示、辦理及用戶管理等功能。其特點是將工作人員按照職責劃分為：主管（分管）領導、擬辦人員、辦件人員、督辦人員、收發(fā)人員、維護人員六類；將處理對象劃分為公文、傳閱材料、共享與交換信息三類。通過這兩個維度的變換，實現(xiàn)公文與公文管理的空間映射、功能定義等，提高了系統(tǒng)的實用性、適應性、簡潔性以及可擴展性。主要處理流程如圖2所示。

圖2 流程圖

以文件辦理流程為主，收發(fā)人員將收到的文件、信息提交給主管人員提出擬辦意見后轉(zhuǎn)發(fā)到分管領導，領導批示后轉(zhuǎn)發(fā)到相關職能部門辦理，同一個文件可以由多個職能部門同時辦理。該平臺具有收發(fā)管理系統(tǒng)，主要包括上傳管理與數(shù)據(jù)庫備份、“文件、事項”管理、傳閱材料管理、文件庫管理、全文搜索、個人參數(shù)設置等功能。

2 系統(tǒng)的主要功能

2.1 擬辦管理

擬辦管理的主要功能就是提出擬辦意見并將文件分發(fā)給相應的領導、部門或人員，對文件進行第一步處理。文件處理中“來文單位”、“收文日期”、“來文號”、“收文號”、“密級”、“文件標題”和“文件摘要”是可以修改或重新添加的。而“領導批示”、“處理結果”和閱者簽名是在在過程中填寫。

2.2 領導批閱

1.批閱文件事項。

領導批閱文件事項具有多種操作方式和多項功能，既可以是右鍵菜單操作，亦可以通過操作，直接點擊文件事項標題，可以進行批示、簽閱、刪除等。

第一，直接點擊文件事項標題。直接點擊指定的文件事項列表框中的條目，將打開窗口。在“請批閱”欄中輸入批示意見，點擊“保存”按鈕即可，系統(tǒng)將自動加上的姓名與日期。另外，如果文件不需要進行批示，只需點擊“已閱”按鈕即可。當選擇即打鉤時，此文件或事項將在“督辦事項”模塊中顯示，即可以進行督辦，對應辦理此文件或事項的所有人員將在督辦模塊中看到此事項，并可以執(zhí)行督辦操作的所有功能。第二，右鍵操作。輸入標題，輸入內(nèi)容共兩項。如果要作為通知下發(fā)，如“關于報送2011年工作總結和2012年工作安排的通知”，在內(nèi)容框中輸入或復制已經(jīng)存在的文檔，點擊保存即可。也可以作為命令、決定、請示、函和會議紀要等13種國家行政機關的公文種類的新建功能，靈活使用。

2.共享文檔

此窗口欄目提供了整個系統(tǒng)的共享點，市縣發(fā)改委之間、縣區(qū)發(fā)改委之間，只要是使用本系統(tǒng)的人員，就可以通過此項功能發(fā)布文件、信息和資料給其中任何人。點擊右上角的“+”號即打開如下新建共享文檔窗口。通過“全部部門科室”欄的選擇，確定將共享的人員，其操作方法與前面介紹的方法相同。通過“瀏覽”與上傳按鈕，將需要共享的文檔傳給選定的科室或人員。

2.3 用戶管理

1.用戶管理。用戶管理是系統(tǒng)管理中最重要的功能，要正常使用系統(tǒng)，必須首先設置用戶及相關屬性。在此系統(tǒng)中用戶管理由“系統(tǒng)維護”角色完成。用戶管理中的權限管理是應用與管理的難點，此系統(tǒng)采用了角色管理方案來簡化權限管理的復雜性，共分為分管領導、擬辦管理、辦件人員、收發(fā)人員、系統(tǒng)維護六類。用戶管理是由樹形結構主導的組織樹、人員信息與單位信息三部分組成。通過三種方法點擊組織樹完成用戶管理。分別是右鍵點擊相應的樹節(jié)點、直接點擊樹節(jié)點、按住樹節(jié)點進行拖動。下面分別進行介紹。

第一，右鍵菜單。新建下級部門——在根節(jié)點或部門節(jié)點上進行右鍵點擊，才能成為可選，否則不能選擇此功能。點擊之后，“使用單位基本信息”窗口中的相關欄目進行初始化，即清空原有的信息，只保留默認信息，之后在單位名稱欄正確輸入單位名稱信息、單位簡稱，點擊下面的“存盤”按鈕，此時就新建了一個單位并在左邊的樹形結構中顯示出來。修改部門——在部門節(jié)點上進行點擊，才能成為可選。點擊之后，“使用單位基本信息”窗口中的相關欄目將獲取原來的部門信息，修改相關欄目后，點擊下面的“存盤”按鈕即可。刪除部門——在部門節(jié)點上進行點擊，才能成為可選。點擊之后，系統(tǒng)提示，如果進一步刪除，則相關的部門及用戶將被刪除。

第二，直接點擊。直接點擊是為修改用戶或單位做準備。當點擊部門后，則在部門查看中顯示此單位的信息，修改或可以點擊存盤即可。

2.用戶特性管理

每個頁面右上角都有一個圖標，點擊之后將打開一個窗口，設置個人參數(shù)。比如注冊賬戶則由系統(tǒng)管理員設定，不能修改。真實姓名則可以修改。手機號碼由用戶自己設置，接收單位發(fā)送短信的指定號碼。如果需要更改密碼，則可以在此輸入新密碼，密碼必須至少3為以上，復合密碼規(guī)則。在新窗口或新頁面中查看具體內(nèi)容時，顯示格式有三種選擇，分別是Word、PDF 和Html，默認是PDF 格式。用戶只要選擇其中之一后，再次查看具體內(nèi)容時，將按用戶選擇的格式顯示在新頁面或嵌入的新窗口中。

2.4 督辦事項

1.設置督辦事項。

設置督辦事項。分管領導和擬辦人員可以設置督辦事項，其他人員不能設置。分管領導設置的督辦事項，所有對此事項有權限的人員將在督辦頁面中看到此事項，但其他分管領導不能看到，即分管領導只能看到自己設置的督辦事項，其他人員設置的督辦事項與自己無關。擬辦人員，一般是辦公室主任或具有相應授權的人員，亦可以設置督辦事項，設置后，對此事項有權限的所有人員將在督辦頁面中看到此事項，但不包括分管領，即不能向上傳遞督辦事項。

2.督辦操作。

督辦事項的時間參數(shù)選擇和督辦事項摘要如何操作呢！時間選擇表示督辦事項所在的時間范圍，是事項進入系統(tǒng)的時間，而不是指督辦事項的辦理期限。當設置好以后，點擊“刷新”按鈕，則時間段內(nèi)的所有督辦事項將顯示出來。督辦事項摘要顯示時間段內(nèi)共有幾件督辦事項及最新的更新提醒。

3 應用情況

在某市發(fā)改委及縣區(qū)發(fā)改局等單位的應用中，收到了很好的效果。一是提高了工作效率，二是節(jié)約了辦公成本，三是提高了信息的安全等級。

3.1 辦文及時高效

辦公系統(tǒng)的實施過程就是辦公流程改造的過程，其核心之一就是提高工作效率。在某市發(fā)改系統(tǒng)實施辦公系統(tǒng)之后，文件的流轉(zhuǎn)明顯加快，辦件效率明顯提高。通過收發(fā)員將當日文件上傳到文件系統(tǒng)中，辦公室審批意見確定后，所有相關的文件辦理人員可以同步看到自己所屬的文件及待辦事項，辦件人員可按事件的輕重緩急進行處理，同時可以及時看到領導及其他辦件人員對同一事項的處理意見，保證的辦件的協(xié)同及高效。

3.2 節(jié)約辦公成本

辦公系統(tǒng)未應用前，在文件的流轉(zhuǎn)過程中，同一份文件需要復印很多份，分別送給相關領導和相關科室，一方面是文件處理需要，另一方面是作為資料保存。經(jīng)調(diào)查，市級行政部門每年的復印費用在十多萬左右，縣級部門在六萬元左右。使用辦公系統(tǒng)后，僅復印文件即資料一項，按五個市級部門和十個縣級使用一年計算，每年可以節(jié)約一百多萬元。

3.3 提高安全等級

信息安全是網(wǎng)絡應用系統(tǒng)的核心，本辦公系統(tǒng)從兩方面來保證安全。一是將辦公系統(tǒng)部署在全省的電子政務外網(wǎng)中，與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離，從物理上保證了網(wǎng)絡環(huán)境的安全性；另一方面，采用Web 表單認證，其Session 數(shù)據(jù)按InProc 方式存儲，相應的提高了安全等級，保證了系統(tǒng)的安全性。