淺析會計電子檔案的基本做法

■宋麗娟 河南科技大學(xué)計劃財務(wù)處

會計電子檔案是指以磁性介質(zhì)形式儲存的會計核算的專業(yè)材料，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。其他電子會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)，是由會計部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)電子數(shù)據(jù)資料，如電子經(jīng)濟(jì)合同、電子財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、電子財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的電子數(shù)據(jù)資料、會計電子檔案移交清冊、會計電子檔案保管清冊、會計電子檔案銷毀清冊等。隨著經(jīng)濟(jì)電子時代的到來，會計電子檔案與紙質(zhì)會計檔案并存，而且會計電子檔案大有取代紙質(zhì)會計檔案之勢。會計電子檔案的管理正在發(fā)生根本變化，其基本做法包括：

一、會計電子檔案信息管理平臺的搭建

1.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)整合會計檔案信息

以會計電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺，整合SAP系統(tǒng)、共享報賬服務(wù)平臺、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺等的報賬流程報賬和影像信息、自動收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會計檔案電子信息。

2.利用會計電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會計檔案

通過電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫、調(diào)閱等工作，借此將會計檔案電子信息和紙質(zhì)會計檔案對應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會計檔案的信息平臺。

3.形成統(tǒng)一的電子會計檔案信息管理平臺

形成1個門戶、2個子系統(tǒng)、3個應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會計檔案管理平臺，會計電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

二、形成基礎(chǔ)會計檔案影像化整體方案

1.借助報賬流程直接解決報賬類原始憑證影像化

通過掃描前置到報賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對報賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會計處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過提升流程效率補(bǔ)償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動耗費。

2.利用信息自動收集手段解決非報賬類原始憑證影像化

直接獲取非報賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺生成的會計檔案電子信息，方便會計電子化處理及非報賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。

3.通過現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化

對基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購類物料模塊憑證影像化管理試點問題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對直聯(lián)銀行回單進(jìn)行電子化對接

取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進(jìn)銀行回單電子化對接，通過銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會計檔案信息利用。

2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機(jī)制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認(rèn)證的銀行電子對賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無法直接核對確認(rèn)，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時稽核機(jī)制確認(rèn)資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。

3.與第三方支付公司合作實現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化

除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進(jìn)行銀行回單電子化成本過高，且費時費力。通過將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進(jìn)入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會計檔案“去紙質(zhì)”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式

提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問題，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時在電子會計檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。

實際操作中，原始憑證成檔在電子會計檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時通過電子會計檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。

2.推動賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會計檔案管理系統(tǒng)中保管對應(yīng)電子信息；利用電子會計檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項調(diào)閱需求。

五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡化會計檔案相關(guān)操作流程

1.完善流程

通過與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進(jìn)一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報賬過程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報賬過程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動，堵塞報賬過程中利用未簽字、未審批合同報賬、利用不同合同版本取得報賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過自動獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動及傳遞浪費，為將來壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。

六、精心打造立體式會計檔案信息質(zhì)量管控模式

對電子會計檔案信息產(chǎn)生和處理過程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過相關(guān)制度體系予以落實。

1.依托報賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系

明確報賬流程中報賬單位、報賬人及財務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實報賬人在信息申報、報賬單位和FSSC在電子會計檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會計檔案信息的真實性和一致性

建立省市一體的兩級事前稽核體系，在防范報賬風(fēng)險、健全內(nèi)部管理和控制的同時，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會計檔案信息真實性和一致性，健全保障電子會計檔案信息品質(zhì)的長效機(jī)制。

3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗機(jī)制

統(tǒng)一電子會計檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗復(fù)核機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過程的一致性、完整性和安全性。

4.建立會計檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)完整性動態(tài)管理

建立電子會計檔案數(shù)據(jù)源泉管理機(jī)制，通過電子手段動態(tài)跟蹤管理檔案信息處理過程，保證范圍內(nèi)的電子會計檔案信息及時收集到位，缺漏情況及時得到反映跟進(jìn)，同時輔以定期抽樣檢查及反饋機(jī)制保證電子會計檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的完整性。