淺談如何做好企業文秘工作

■尤 榮 蘭州石化礦區服務事業部物業服務公司

隨著社會的發展和企業競爭的日益加劇，文秘工作的重要性越來越受到重視。文秘已經不是以前眾人眼里“端茶遞水”的角色，而是日漸成為企業內參與管理的特殊助手。一般而言，文秘的角色定位應是輔佐的功能。幫助領導處理一切日常瑣碎的事物是文秘的職責。在現代，文秘除了本部門工作外，和其他部門業務人員的關系也非常密切和重要，形成縱橫交錯而復雜的人際關系，因此如何做好文秘工作是現代企業從事文秘工作者需要思考和總結的問題。

一、企業文秘工作的主要職責和內容

企業文秘的工作非常繁瑣，大致有以下幾項：（1）接聽電話，向電話詢問者提供信息，記錄留言，轉接電話；（2）在OA系統內接收和發布來往文件，并及時通知相關部門領導查收和簽發各類文件，及時將文件、信件及其他記錄等材料歸檔、備份；（3）在公司網頁發布各類會議通知、領導講話、文件精神及干部值班表等信息；（4）撰寫會議通知、會議記要、日常信件和工作報告等文字材料；（5）組織和籌備各類會談、會務安排；（6）按計劃分發和管理辦公用品并建立相關臺賬資料；（7）辦理主管領導交辦的日常及臨時性工作。

由此可見辦公室文秘工作，是一項繁瑣、復雜的工作，它總攬全局，關系到整個企業內方方面面的工作。文秘工作人員是領導的參謀和助手，領導所涉及的工作范圍，文秘工作都要涉及，為領導提供全方位的綜合性服務。

二、企業文秘工作應具備的素質

根據企業文秘崗位職責需要，企業文秘工作者需要具備以下三項基本素質：

1.健全良好的身心。(1)身體素質：健康良好的身體是做好任何工作的前提和保障。文秘工作瑣碎而繁雜，需要耗費大量的體力和精力，因此一個健康的體魄，是做好文秘工作的首要條件；(2)心理素質：保持積極向上、樂觀進取的精神狀態，主要表現在心態豁達，辦事不因情緒而左右。文秘工作者每天主要面對公司各層領導、各部門及外部人員，代表著公司的整體形象，這就要求文秘工作者每一天都應以平和的心態從事自己的工作。一個對工作滿腹抱怨，不善于控制情緒的人，是不適合從事文秘工作的；(3)思想素質：身為企業文秘工作者，不僅要熱愛本職工作，更應具備忠于職守、保守機密、謹言慎行的職業道德、博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感。(4)品德修養：欲成事，先樹人。一名優秀的文秘工作者，不僅要有謙虛謹慎、嚴于律己的品格修養，待人接物更要誠懇、寬容，更要從言行舉止這些細節出發，不斷完善自我。

2.扎實的業務素質。(1)加強理論學習。加強文秘工作理論知識學習的同時，熟悉本崗位工作內容、職責和業務辦理流程。并注意收集與文秘工作相關新的信息，包括公司相關制度、政策甚至法律知識；(2)注重經驗交流。在工作中不斷總結良好的經驗教訓，多和有經驗的老同志進行業務交流，不僅能開拓思路還能避免或少走彎路；(3)優化辦事能力。文秘工作者所面臨的對象繁雜、事物瑣碎，這就要求文秘工作者必須具備較高的辦事能力，并應掌握一定的辦事方法與技巧：首先，要協調好各種關系。包括與本部門領導之間，同事之間的關系，在協調處理領導的關系時，要作充分尊重領導，自覺維護領導威信，與領導的工作習慣、方法、風格及特點保持高度統一；(4)工作要有條理性。首先，對于常規事物要有工作計劃，根據工作性質和內容，制定長期、中期或短期計劃，并能嚴格按計劃開展各項工作，其次，自覺形成“雷厲風行”辦事習慣，當前能辦的事物及時處理，不推脫、不滯后，同時工作要有連續性，一抓到底，目的明確，有始有終，第三，把握工作的重點，特事特辦，急事先辦，做事靈活，不拘于細節；(5)要有較強的聽、說、讀、寫能力，即能從領導的講話從抓住重點，明白領導的意圖，準確的表達自己的觀點和看法，并能用精煉、符合邏輯的文字進行歸納。

3.文化及相關素質的培養

(1)注重文秘所需相關知識的積累，公文寫作知識、文秘專業素質、社會科學等知識的學習，不僅能陶冶情操，還能創新工作方法，提高工作效率。

(2)主動學習相關技能，隨著辦公自動化的廣泛應用給文秘工作帶來了新的挑戰，辦公室文秘工作者要充分認識信息化戰略的重要性和迫切性，從辦公自動化等基礎做起，熟練掌握常用辦公軟件的操作技術和技巧，進而結合實際工作有針對性地學習運用電腦技術和網絡技術工作效率。

三、創新企業文秘的工作，提高辦公效率

1.用心工作，“思前想后”“思前”就是要一步三回頭，辦完一項工作就要回頭看看。找出工作中存在的不足和有待改進的地方，及時對工作模式加以修改豐富，長期堅持將不斷提升工作的效率和質量。“想后”就是要走一步想三步，特別是對于大型會議、重要活動等程序性事務，要在每次處理該項工作的同時，建立工作模板，長期積累將形成豐富的辦公室經驗。今后遇到同樣的事務，進一步加以修改完善，工作效率將大大提高。

2.拿來主義，為我所用。經驗對于辦公室工作非常重要。辦公室工作人員在積累第一手經驗的同時，也要積極獲取二手經驗。對于辦公室文秘來說，其他部門的經驗應該借鑒，其他單位的活動資料也應該多多積累，這樣在處理新工作的時候，就能避免“白手起家”。

3.閉合管理，不依不饒。企業領導日理萬機，很多工作安排之后需要辦公室去監督落實。辦公室在督查中，有時會遇到一些麻煩和困難，就需要有釘子精神和一種不落實不放過的勁頭。

總之，文秘工作繁雜而瑣碎，同時涉及的事務和人較多。一位優秀的文秘工作者，必須準確無誤地，在不同的時間、地點，扮演不同的角色。具有的配角意識和有條件的主角意識，具備良好的價值取向。文秘工作者不應該追求表面的地位和榮譽，而應不斷加強自身學習，注重辦事方法，以自己工作實際價值和企業貢獻為滿足，充分發揮自己的作用。隨著時代的不斷發展，秘書必然在以后的工作中扮演越來越重要的角色。

[1]顧孝華.《現代秘書》.上海科學技術出版社，2005年6月版

[2]楊洪山.《辦公自動化與秘書工作》.上海交通大學出版社，2007年4月版

[3]袁維國.《秘書學》.高等教育大學出版社，2006年9月版

[4]陳冠任.《頂尖秘書》.當代中國出版社，2002年4月版

[5]廖金澤.《公司秘書手冊》.海天出版社，2004年9月版