林業科技項目檔案管理的問題與對策

焦宇

林業科技項目是指林業科技部門承擔的重大技術研究、新品種新技術推廣示范、成果轉化應用的行業先導工程。林業科技項目檔案是指從科技項目的提出、立項、審批、勘察、設計、施工、監理、竣工驗收等全過程中產生的，經過收集、整理、鑒定并歸檔的各種形式和載體的技術文件材料，包括圖紙、圖表、照片、影片、文字材料、計算材料等。它是具有保存和利用價值的各種形式、載體的各種形式和載體的原始記錄，是工程建設項目的真實反映，是林業科技工程項目實施情況和檢查驗收的有效依據。加強林業科技項目的檔案建設，對于規范項目工程運作 、總結推廣示范成果、提升單位管理水平，確保工程順利驗收具有重要的意義。

1 現狀及問題

近5年來，太行山國有林管理局先后承擔了山西省林業技術推廣站林業科技示范工程、省科技廳《太行山中部干石山地抗旱造林技術示范推廣項目》、中央財政《太行山中段山地防護林營造技術示范項目》、農業財政新技術資金《低產商品林改造技術項目》、《海眼寺油松母樹林良種造林技術示范》和省林業廳林業科技創新工程《鄉土樹種遼東櫟造林示范項目》等林業科技工程項目，總的來說，工程運行正常、檔案相對齊全、科技示范作用彰顯。但個別項目還存在項目檔案建設滯后的問題。歸納起來，主要存在以下問題：

1.1 重生產輕檔案，檔案意識弱

林業科技項目項目工程建設單位不同程度地存在著“重實體建設，輕檔案記錄”的思想，沒有認識到林業科技檔案是林業科技項目建設基礎工作的重要組成部分，是林業科技項目管理的重要內容，是林業科技項目檢查驗收、效益監測、效益評估的重要依據。往往是“平時不燒香，急來抱佛腳”，等檢查驗收時，東拼西湊，閉門造車，致使檔案的真實性、準確性大打折扣。

1.2 制度不健全，管理不規范

有的項目實施單位檔案管理制度很不健全，有的項目實施單位純粹無檔案管理制度，檔案管理工作無章可循、無規可依，科技檔案管理混淆于普通的文書管理，概念不清，工作無眉目，管理無頭緒，機制不順暢，歸檔不規范。

1.3 責任不落實，人員不到位

林業科技項目實施單位大都沒有專職的檔案員，大多數是兼職，有的是抓壯丁式的臨時指派，職責不明確，責任難落實，人員難到位，直接影響林業科技檔案的收集、歸檔。

1.4 內容不完整，系統性差

檔案管理人員流動性大，人員素質參差不齊，加之直接參與科技項目建設少，未經專業培訓，缺乏必要的檔案管理知識，造成歸檔材料不齊全，缺胳膊少腿，內容不完整，系統性差。

1.5 裝訂不規范，案卷質量低

林業科技項目檔案立卷歸檔封皮不規范、無卷內目錄和備考表，圖紙折疊不整齊，字體書寫不工整，圖片張貼打印不統一，案卷質量低。

2 對策與建議

2.1 提高思想認識，增強檔案意識

要認真學習貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施條例》、國家林業局印發的《林業科學技術檔案管理辦法》和《山西省中央財政林業科技推廣示范資金項目檔案管理規定》等相關政策法規，加大培訓力度，著力提高檔案管理員的業務素質，增強對林業科技項目管理重要性的認識。

2.2 建立健全制度，規范檔案管理

林業科技項目實施單位要根據有關法律法規及文件要求，結合本單位的實際，建立健全林業科技檔案管理的規章制度，用制度管事，從而逐步使林業科技檔案管理工作走制度化和規范化的軌道。職能部門要堅持“檔案不合格，工程不驗收”的原則，加強基層單位檔案工作的業務指導、監督和檢查。

2.3 責任落實到人，穩定管理隊伍

要加強檔案管理工作的領導，配備有一定專業知識，能勝任工作的兼職檔案管理人員，并保持相對穩定。要明確責任，責任到人，將科技項目檔案的管理納入單位年終目標任務，與生產業務一起考核，真正做到人員到位、責任落實到位、獎懲考核到位。

2.4 建設建檔同步，確保檔案完整

要將林業科技項目檔案收集貫穿于項目的整個建設過程，落實到各個建設環節，同步安排，同步實施，確保檔案的收集的及時，從面提高歸檔材料的真實性、完整性和準確性。

2.5 健全檔案內容，提高案卷質量

2.5.1 林業科技項目檔案的歸檔范圍是：項目立項批復文件；資金下達文件；項目實施方案；與省廳或局簽訂的項目合同；與村委、農民簽訂的多方協議或合同；小班調查或測試數據；項目年度計劃或總結；年度驗收報告；年度檢查整改意見及整改報告；年度績效自評報告或自評表；技術培訓資料；受訓人員花名冊；形成的技術手冊；苗木、化肥、器材等生產資料采購的購銷合同、產品合格證書、苗木生產許可證、苗木經營許可證、苗木檢疫證書、標簽；出入庫手續；項目實施過程各環節的圖片影像資料；各個工序驗收單；施工日記；各項調查材料、試驗記錄、原始數據；項目驗收上報資料；項目驗收證書或評價意見和有關規程和細則等等。

2.5.2 歸檔要求：共同承辦項目的由主辦單位負責立卷和歸檔；凡歸檔材料，要做到書寫材料優良，字跡工整，圖樣清晰，不得用鉛筆、圓珠筆書寫或復寫紙復寫；一般應歸檔一份，重要的和使用頻繁的，可多歸檔一份或幾份以供日常借閱。

2.5.3 案卷要求：一個獨立完整的項目或專題，可以組成一個保管單位（卷、冊、盒、袋），也可以按年度組成若干個保管單位；散裝的藍圖應折疊成與文字材料相同大小統一，并將圖簽折在右下角，每張圖紙都按順序填上張號，進行登記，組成保管單位，每個保管單位必須寫好封皮（所括機構名稱、案卷標題、編制單位、日期、保管期限、文圖張數、檔案順序號、密級等），必要時應填寫卷內目錄和備考表。

（收稿：2013-06-21）