證件快速批量打印的實現——Word中郵件合并功能的探討

汪雪東，李 芳，石曉玲

（1. 江蘇省如東高級中學，江蘇 如東 226400 ；2. 泰州職業技術學院，江蘇 泰州 225300）

在日常辦公中，單位經常會遇到這樣一類工作：批量制作公函、獲獎證書、職工工資條、聽課證、錄取通知書及成績報告單等。這些工作具備如下兩個規律：（1）需要制作的數量比較大；（2）文檔內容分為固定不變的內容和變化的內容。如果逐份編輯打印，處理起來還是非常繁瑣，工作量巨大；如果只是將固定格式打印出來再手工填寫，那工作是及其枯燥乏率呢？在實際工作中，我們可以利用Word中提供的郵件合并功能解決上述問題。

1 郵件合并及域

郵件合并是Word提供的一種能在主文檔中插入變化的信息從而合成新的文檔的功能，對合成的新文檔，用戶可以保存為Word文檔，可以打印出來，也可以以郵件形式發出去。所謂“郵件”，包括兩種類型的文件，一種是標準文件即“主文檔”，是文檔模板，存放了Word文檔固定不變的內容；另一種就是要加載到標準文件中的信息源文件即“數據源”，數據源通常是Word表、Excel表、Access表、FoxPro表等數據庫文件?！昂喜ⅰ本褪前阎魑臋n中不變的內容與數據源中的大量信息合并在一起而重新組合而成的新的文檔。

Word域的英文意思是范圍，類似數據庫中的字段，實際上，它就是Word文檔中的變量。使用Word域可以實現數據的自動更新和文檔的自動化。我們日常辦公中常常采用的自動編頁碼、圖表的題注、自動創建目錄、關鍵詞索引等都應用了域的功能。在實現郵件的自動合并與打印中，必須使用域進行數據源信息的插入［1］。

2 批量證書的打印

下面以批量制作“重修準考證”為例，介紹在Word 中如何使用“郵件合并”功能批量導入數據及照片完成準考證制作的具體過程。

2.1 建立主文檔

按要求創建Word準考證模板文件，如圖1所示。將固定的常量內容按需填寫好，空單元格留待填充具體數據。其中右邊的大單元格用來插入考生照片。右下角的單元格用來填寫根據不同等級分所確定的重修方式。

2.2 準備好數據源

數據源是包含標題行的數據記錄表。我們可以使用任何我們所熟悉類型的數據源，包括Word表格、Excel工作表、Access數據庫、Outlook聯系人列表、Foxpro創建的dbf文件、txt文檔等。這里以采用Excel創建數據源為例來介紹［2］。

在用Excel創建數據源時應注意兩點：（1）工作表第一行必須是字段名，如果原來的表格中存在表頭信息行應予刪除；（2）工作表中的數據行必須是連續的，不能有空行。從而保證該Excel數據庫文件是數據庫格式。

圖2 Excel數據源—考生信息表

啟動Excel，建立圖2所示的考生信息表。

由于重修考試中可能存在代考現象，因而打印照片成為一個必要的要求?？忌娮诱掌梢杂筛髟合堤峁?，一般不能直接用于打印，原因在于：（1）照片來源五花八門，有的是學生的錄取照片，有的是學生自行拍攝的。拍攝時的標準不一，照片大小不一；（2）在準考證上照片的方向及大小要根據打印紙的實際情況來調整，所以需要提前做好準備工作。可以利用圖片批處理程序來快速處理照片信息，統一照片格式，如在網絡上隨時可以免費下載的“圖片批處理王 Image Batch King”，使用起來就非常簡單方便。

處理好的考生照片全部事先保存在“C：照片”文件夾中，以學生的準考證號（或學號等）信息來命名。數據源工作表中寫明照片的路徑和文件名即可。照片名字段的填寫見圖2的G列數據。

3 合并主文檔

3.1 建立數據源鏈接

在Word2003中，郵件合并可以利用郵件合并工具欄來快速實現，也可以利用郵件合并向導來完成。打開主文檔文件（圖1）后，在“打開數據源”功能下，創建主文檔與數據源Excel文件相應表格的連接。

3.2 編寫和插入域

在主文檔相應位置依次插入對應的數據域后，可以得到如圖3所示的結果。插入過程中應注意不同類型及不同顯示要求的數據，插入域時的方式有所差異，詳述如下：

（1）簡單文本數據的插入。插入“姓名”、“專業”、“準考證號”、“考試地點”、“考試時間”等簡單文本信息比較簡便，直接應用“插入域”功能即可完成。插入后，在目標單元格內將以“《字段名》”的格式顯示插入的域，這時可以使用Alt+F9組合鍵顯示或者隱藏文檔中所有域代碼。

圖3 主文檔插入域結果圖

（2）格式文本數據的插入。數據源中“等級分”字段信息的格式設置為數值型，保留2位小數。在合并文檔時如果直接插入域，則在最終文檔中將顯示為有若干位小數的格式，不能正確顯示原來的數據格式。這里需要通過在主文檔中修改域代碼來設置顯示格式。在域代碼中添加數字圖片域開關“#0.00”更改顯示。其中“#”是數字的域開關，“0.00”的第一個0為整數部分，后面兩個0表示保留兩位小數。

（3）條件數據的插入。表格右下角單元格用來填寫學生的“重修方式”。根據規定，等級分大于等于18，則“重修方式”為“自修”，10到18分之間為“跟班”，小于10分為“重修”。

當這部分信息在數據源表格中沒有直接提供時，應利用郵件合并中嵌套式Word域進行郵件合并，來實現根據條件直接輸出相應信息的要求。操作步驟如下：將光標定位到目的單元格，點擊郵件合并工具欄中的“插入Word域”，選擇下拉菜單的“If…Then…Else…”，在對話框中做如圖4設置。

圖4 插入Word域:IF對話框

完成后，在主文檔單元格選中域代碼中的“重修”字樣，再次執行“插入Word域”，在“IF對話框”中設置等級分大于等于10時，插入文字為“跟班”，否則為“重修”。

（4）照片的插入。光標定位到目標單元格，單擊“插入”菜單下的“域”，在域對話框中選擇“IncludePicture”，域屬性中輸入“photo”確定。在主文檔單元格的域代碼中選擇“photo”，單擊工具欄“插入域”，選擇“照片名”域確定，即完成照片的加載，域代碼如圖3右上角單元格所示。

圖5 打印效果圖

3.3 預覽及合并

使用“合并到新文檔”功能，即生成一個新的文檔。該文檔是一個不包含域的普通Word文檔，包含了所有考生的相關信息，保存該新文檔，打印完成。效果圖如圖5所示。

4 注意事項

（1）數據源文件的考生信息表中的“照片名”字段中“C:\照片”表示了照片存放的位置，“”表示圖片存放的路徑，而“\”表示轉義字符，將常用的“”轉換為特殊用途。

（2）主文檔操作完成進行保存時，照片域代碼的“照片名”會被直接固定為當前記錄的照片文件名進行保存。因此當再次打開主文檔，重新合并數據之前應將照片域代碼的當前記錄的照片文件名刪除，重新插入“照片名”數據域。

（3）實際操作中，經常出現插入照片后，新文檔中照片不能顯示或顯示的是同一張照片的情形，此時按Ctrl+A選中全文，再按F9刷新即可。

（4）合頁打印的方式：

一般情況下，采用郵件合并方式生成的新文檔中每張紙上只打印一張準考證，這樣會造成打印速度緩慢以及紙張的浪費。采用下列幾種方式可以在一張紙上打印多個短小郵件，避免浪費的發生：

1）在實施合并步驟的“選擇文檔類型”時，選取“目錄”方式而非“信函”等方式，同時在主文檔內容的末尾插入兩次回車符。

2）在已經合并好的新文檔中利用Word的查找和替換命令，將每一頁的分節符（^b）全部替換成換行符（^I）。

3）在原主文檔內容末尾兩行處，“插入Word域”的“下一記錄”，再將原內容復制到“下一記錄”之后的位置即可。

5 結語

本文介紹了什么是Office的郵件合并功能，并以準考證書的批量制作為例，說明制作過程中對不同類型數據的處理方法及注意事項。郵件合并作為一種簡單易學、功能強大的實用技術，在實際工作中可以大大提高工作效率和質量。

[1]陳偉.辦公自動化高級應用案例教程[M].北京：清華大學出版社.2008.

[2]吳亞坤.“郵件合并”的應用技巧[J].遼寧大學學報,2010,(1):27-29.