體育院校檔案管理體系與教學評估體系的對比研究
——以武漢體育學院為例

林 玲

Wuhan Institute of Physical Education，Wuhan Hubei，430079

1985年，《中國中央關于教育體制改革的決定》正式頒發(fā)，明確提出把進行高等教育評估工作作為我國教育體制改革的重要內容。這也是教育評估在我國高等教育事業(yè)中初步建立起重要地位的標志之一。經(jīng)過近30年的發(fā)展，已形成了較為豐富的、完善的體系。教學評估是依據(jù)教學質量目標和人才培養(yǎng)目標的要求，制定指標體系及其標準，對學校的理念、行為和狀態(tài)進行規(guī)范化的價值判斷活動，也是高等教育評估和高等教育質量工程等的核心內容之一［1］。隨著我國社會經(jīng)濟發(fā)展和高等教育事業(yè)發(fā)展形勢的變化，教育教學評估工作的內容和形勢也發(fā)生了相應變化。出現(xiàn)了學校是評估和質量保障的主體，通過外部評估引導學校建立自我質量保障體系；評估應以學生為本，重視學生對教學工作滿意度的評價等新教學評估理念。新評估方法也發(fā)展出來，如教學狀態(tài)數(shù)據(jù)分析法，強調實現(xiàn)高等學校教學質量常態(tài)監(jiān)控和周期性評估的有機結合。在評估工作中，評估機構基于學校申報上來的本科教學狀態(tài)數(shù)據(jù)，對各參評學校的教學基本狀態(tài)分別做出分析報告，供評估專家使用，方便了專家開展工作，同時也減輕了學校準備材料的負擔，提高了工作效率［2］，對高校教學工作數(shù)據(jù)、信息和資料的日常管理工作水平提出了更高的要求，也對教學檔案管理工作提出了更高的要求。

教學檔案的建設與管理水平是高等院校辦學質量和教學管理水平的重要體現(xiàn)，是高校教學實踐工作中積累起來的重要歷史資料。相對于財務、基建等專業(yè)性檔案，教學檔案具有來源分散性、形成過程復雜性、內容專業(yè)性和形式多樣性的特點［3］。在大多數(shù)高校中，教學檔案在各級各類教育教學評估工作中都發(fā)揮了積極作用，并為評估工作提供了豐富的支撐材料。但也存在著一些評估指標無法及時有效地獲得支撐材料，或一些檔案材料無法全面、有效支撐或反映評估指標的問題。一方面使得檔案工作在評估中無法充分發(fā)揮作用，另一方面，學校的一些工作和成績也因沒有豐富詳實的支撐材料得不到合理評價［4］。究其原因，教學檔案的管理形式、內容與現(xiàn)行的教育教學評估工作主要體系是否具有較高的匹配性或相容性。

1 研究方法

1.1 校本研究方法

校本研究是自上世紀80年代以來在教育研究領域內發(fā)展起來的一項重要理念和研究方法。在本質上，校本運動反映了當前教育界反對教育的同質化、工具化趨勢，追求“回歸實踐”、“回歸個性”的需求［5］。通過喚醒學校各方面的自主和自治意識，倡導和鼓勵教師及教育管理者回歸自身面臨的獨特問題，發(fā)展出適應學校和學生特征的獨特過程、方法。

從方法學角度而言，校本研究的關鍵在于從行動者（教育實踐者）本人的視角對教育實踐進行研究，因此，校本研究是一種自我審視的研究，研究者和行動是統(tǒng)一的。

基于上述觀點，針對行動者（即武漢體育學院檔案管理工作人員，本研究的研究者）在行動中（檔案管理實踐）中面臨的問題，將自身工作經(jīng)驗和相關政策文件加以對照、結合，提出改進自身行動的建議與策略。

經(jīng)驗總結法是人們對實踐活動進行經(jīng)驗總結，將之提升到一定理論高度，以幫助人們探求具有規(guī)律性或值得借鑒的內容。校本教研活動中的經(jīng)驗總結是指，作為研究者的教育工作者及時整理、歸納、提煉和總結教育、管理實踐中的有效經(jīng)驗和研究成果，以報告、日志或故事等形式表達出來，并與同行就具有一定價值的經(jīng)驗與研究成果進行及時交流。本研究主要通過對工作記錄、日志，報告等的分析總結，得出相應結論。

1.2 內容分析法

內容分析法是種常見的定量化質性研究方法。伯納德·貝雷爾森將其定義為“對傳播內容進行客觀、系統(tǒng)和定量的分析與描述的一種方法”。它可以包括對同一來源不同樣本的內容分析模式，和不同來源相同分析項目的分析模式。研究采用后一種模式，對兩種不同來源資料（教學檔案目錄體系和教學評估指標體系）進行結構和內容上的分析比較。

內容分析法的實施步驟主要包括：確定分析單元、制定分類標準、收集分析樣本、統(tǒng)計分析、解釋與推論。研究采用內容分析法，對武漢體育學院教學檔案目錄體系、普通高校本科專業(yè)教學工作水平評估指標體系的結構、內容進行分析、比較，以探討兩者之間的關系。

1.3 問卷調查法

運用問卷調查法對長期從事教育教學督導工作的有關專家進行調查。自編問卷包括專家基本信息、高校檔案在高校教育教學中的地位、現(xiàn)行檔案目錄體系與評估指標體系之間的關系、高校檔案工作的改進建議四方面共14條信息，采用里克特4點計分法進行計分，大概需10－15min完成問卷。對23名參加2012年全國體育院校教學督導工作會議的與會專家進行現(xiàn)場問卷調查。問卷發(fā)放30份，有效回收23份，有效回收率76.7%（見表1）。

2 結果與分析

2.1 教學檔案管理目錄體系與高校教學評估體系主要內容比較分析

武漢體育學院教學檔案管理目錄是在高校教學檔案管理相關指導文件基礎上，結合體育院校自身特點設計制定的單級目錄體系，主要分為“綜合類”、“招生類”、“學籍類”、“畢業(yè)生就業(yè)類”、“專業(yè)及實驗室建設類”、“課程建設類”和“與教學有關的聲像類”七大類，每個大類中都包含較詳細的內容。

普通高等學校本科教學工作水平評估是2003年開始實施的一項重要周期性教育教學評估工作。也是對后續(xù)各類教育教學評估產生深遠影響的評估工作，該項評估采用了多級指標體系。將收集到的武漢體育學院教學檔案的主要目錄體系內容和普通高等院校教學工作水平評估指標體系及內涵說明進行整理，對文件進行格式轉換后使用“字詞頻率統(tǒng)計工具”軟件進行詞頻統(tǒng)計。

表1 專家問卷調查參考者基本信息

2.1.1 文字數(shù)目分析

將“字詞頻率統(tǒng)計工具”軟件統(tǒng)計得出的教學檔案體系和教學評估指標體系的內容在文字數(shù)目上進行對比，對比結果如下表所示：

表2 教學檔案體系和教學評估指標體系主要內容的文字數(shù)目分析表

上表中可看出，教學檔案體系無論是在字數(shù)上還是詞語數(shù)目上都遠小于教學評估指標體系，這與兩者的結構差異存在一定關系。直觀上看，武漢體育學院教學管理檔案目錄屬于單級結構，而本科教學水平評估指標體系為具有一級指標和二級指標結構的多級結構。對涉及對象的描述和概括上，多級結構更為詳細和條理化，關于對象的界定更為準確。但使用多級體系必然會帶來工作量的大幅度增加。另一方面，一些資料同時具有多種屬性，在多級結構下可能存在歸類不準等方面的困難。如何平衡兩方面的優(yōu)劣，是今后教學檔案管理工作中需要解決的重要問題。

2.1.2 關鍵詞詞頻分析

將“字詞頻率統(tǒng)計工具”軟件統(tǒng)計得出的教學檔案體系和教學評估指標體系的內容的詞語詞頻表導出，并將導出數(shù)據(jù)表中的無實際意義的虛詞——“助詞”、“虛詞”、“連詞”（如“的”、“是”、“和”、“與”等詞語）刪除，僅保留有實際意義的名詞、動詞、形容詞等實詞，對得到的詞頻統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行對比和分析。教學檔案體系和教學評估指標體系的內容中排名前20位的實詞統(tǒng)計如下表。

表3 教學檔案體系和教學評估指標體系的內容關鍵詞分析表

從以上表格可看出目錄體系與指標體系在內容上具有一定相似性，表現(xiàn)為出現(xiàn)頻率前20名的詞語中共13個相同詞匯（教學、材料、學生、專業(yè)、工作、課程、建設、類、主要、管理、教材、畢業(yè)生、文件），重合率65%，說明教學檔案目錄內容能夠在一定程度上為評估指標體系的主要內涵提供支撐。

2.2 問卷調查結果分析

2.2.1 高校檔案在高校教育教學工作中的地位

表4－表8反映了參與調查的專家對檔案工作在高校教育教學工作中的地位所進行的了解程度與總體評價。

表4 檔案工作在高校各項工作中的作用

表5 對所在學校的檔案工作了解程度

表6 所在學校對學校檔案工作的重視程度

表7 所在學校檔案（包括教務教學檔案）方便利用度

表8 所在學校的檔案工作是否已納入各部門目標管理考核

從上述結果可看出，雖然大多數(shù)參與調查的專家都認為檔案工作在高校各項工作中具有相當重要的作用，但對檔案工作的了解程度、實際工作中對檔案的重視程度及對檔案工作的評價都與這種認識不一致。

2.2.2 現(xiàn)行檔案目標體系與評估指標體系間的關系

在問卷中對現(xiàn)行教學檔案目錄體系與教學評估主要指標體系間的總體匹配程度進行了調查。參與調查的專家（共16份有效回答）對這一問題的回答見表9。

表9 現(xiàn)行教學檔案目錄體系與教學評估主要指標體系間的總體匹配程度

表9中可看出，62.5%左右的專家認為目錄體系與評估指標體系間“較匹配”或“匹配”。這與通過詞頻分析所得的65%的重合率結果較為一致。說明現(xiàn)有教學檔案目錄體系與內容同主要教學評估指標體系與內涵具有一定的統(tǒng)一對應關系。但也有37.5%的專家認為兩者間不匹配，這需要在今后研究中做進一步分析，并提出有針對性的改進。

2.2.3 高校教學檔案目錄體系改進建議

對是否需要對現(xiàn)有檔案目錄體系進行修改以適應評估指標體系這一問題，參與調查的專家意見見表10（共19份有效回答）。

表10 修改檔案目錄體系以適應評估指標體系的必要性

從上表可見，有關專家對修改檔案目錄體系的必要性具有較為認同的態(tài)度，從一定程度上反映了今后教學檔案管理工作的可能發(fā)展方向。由于檔案目錄體系是由既定制度和法規(guī)所規(guī)定的，修訂工作既可能從上級主管部門開始，也可能在不違反相關原則的基礎上，在學校具體工作中適當加以改進。

3 結論與建議

3.1 結論

1）內容分析結果顯示，武漢體育學院教學檔案目錄在結構和內容上與主要教育教學評估指標體系存在較高重合率，但在體系結構以及部分關鍵內容上存在差異，使得教學檔案不能很好適應教育教學評估發(fā)展趨勢。教學檔案管理可考慮改單級編目體系為多級編目體系，并根據(jù)評估指標中的高頻詞進行關鍵詞設定，以便評估材料的分類與檢索。

2）專家調查結果顯示，教學檔案與教育教學評估工作存在密切關系，但如何使檔案工作更好服務于評估工作仍需做更進一步深入研究。

3）武漢體育學院各類檔案中以教學檔案的利用率最高，一定程度上反映了教學檔案在檔案工作中的重要地位。但在檔案件數(shù)，特別是與評估指標相對應的可利用檔案數(shù)量上仍相當有限。

4）檔案信息化管理已成為趨勢，利用教學評估進一步促進武漢體育學院檔案信息化管理，使教學檔案的利用更加便利、快捷。

3.2 體育院校檔案工作改進建議

1）以教學評估為契機，加強全員檔案意識。檔案意識的強弱直接影響著檔案工作的質量和檔案事業(yè)的發(fā)展。教學評估涉及學校各個部門和各個學院（系），每個部門每個學院（系）都有許多同志參與其中。首先，加強宣傳力度，通過校園網(wǎng)、校報、廣播、宣傳欄等多種形式，開展檔案工作宣傳活動，強化領導和教職工的檔案意識；其次，緊緊抓住教學評估機遇，借助領導和教職工在迎評工作中切身體驗進行宣傳，以便其更充分了解檔案、關心檔案，自覺地為形成檔案、積累檔案、保護檔案作出貢獻。

2）加強隊伍建設，培養(yǎng)檔案管理人才。檔案工作水平的高低取決于檔案工作人員的素質，完整有序的檔案資料在評估中具有不可替代作用。切實加強檔案工作的領導，將檔案工作列入學校工作議事日程，根據(jù)學校實際情況，建立健全檔案工作機構，各部門各學院（系）要有一位領導分管檔案工作，把抓好檔案工作列入分管領導的崗位責任制。

配好檔案管理人員，選派年輕、思想素質好、工作認真負責、文化水平高且具有一定檔案業(yè)務知識的人擔任檔案管理工作；穩(wěn)定檔案管理隊伍，學校應多為檔案管理人員創(chuàng)造有利條件，鼓勵檔案管理人員安心工作，不應將適合檔案管理工作的人員隨意調離，嚴格控制不合理的人員流動；加強檔案工作培訓，學校為專兼職檔案管理人員創(chuàng)造條件，支持他們參加培訓班、業(yè)務研討會、學術交流、專題講座，學習內容不僅是檔案知識，還應有相關現(xiàn)代化辦公技術、計算機網(wǎng)絡技術知識及教學評估知識。

3）根據(jù)評估指標體系，制訂檔案管理計劃。教育部2004年印發(fā)的《普通高等學校本科教學工作水平評估方案（試行）》共有7個一級指標，1個特色項目，19個二級指標，43個觀測點，這些指標是一個完整的體系，對明確高校辦學方向、改善辦學條件、加強和優(yōu)化師資隊伍建設、改革和完善學校管理制度、提高教育教學質量等萬面起重要的促進作用。正確理解評估指標體系是做好迎評檔案工作的重要前提條件之一。作為專兼職檔案管理員必須學習并熟悉這個評估指標的內涵，以便更好地按照評估指標規(guī)定的標準進行整理相應的檔案材料。學校檔案工作除了日常檔案任務外，要緊緊圍繞評估指標體系來組織工作，在保管和整理檔案資料時，嚴格按照教育部規(guī)定的指標順序來準備，即從一級指標到二級指標到觀測點，再到更具體更詳細的要求。注意學校和學院（系）在所有指標參數(shù)上既有相同的內容，在某些指標上又有不同點。雖然有些標準己很具體，但準備的評估材料應更具體、更詳細。材料形式應多種多樣，不只拘泥書面材料，還應有照片、錄像、軟盤、光盤等形式。

4）借助評估工作需求，推進檔案管理現(xiàn)代化。在本科教學工作水平評估工作中，由于涉及的內容標準高、要求嚴、指標體系及觀測點多、評估范圍廣、需求量大，學校和各單位的評估材料收集和整理巨大，靠傳統(tǒng)的手工操作己難于滿足迎評要求，因此，必須轉變思想觀念，改進檔案管理手段和模式。校園網(wǎng)的產生使高校辦公發(fā)生了質的變化。依托校園網(wǎng)，借助迎評動力，推進檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡化建設，使檔案信息輻射面更廣、交流更加迅速，檢索、利用更加快捷。不但要加強計算機及網(wǎng)絡設備的硬件建設，更要加強計算機應用軟件的開發(fā)，尤其是檔案管理部門通過計算機專業(yè)人員與校辦、教務、科研、人事、學生工作等部門聯(lián)合開發(fā)管理系統(tǒng)，借助于校園網(wǎng)，實現(xiàn)文檔一體化，實現(xiàn)檔案信息資源管理現(xiàn)代化。

5）吸取經(jīng)驗，積極探索，建立長效服務機制。2003年，教育部在《2003年－2007年教育振興行動計劃》中明確提出實行“五年一輪”的普通高等學校教學工作水平評估制度。一個學校的評估結論有效期只有五年，因此必須建立檔案工作為本科評估長效服務機制。在迎評動力作用下，檔案工作很受重視，學校集中了大量人力、物力和時間對檔案進行收集、整理工作，取得非常大的成果。迎評過程實際也是對檔案工作進行全面的考驗和檢閱，可以發(fā)現(xiàn)檔案工作存在的問題及薄弱環(huán)節(jié)，必須吸取經(jīng)驗，查找不足，積極探索及建立檔案工作適應本科評估工作的長效服務機制，鞏固和發(fā)展取得的成果，進一步提高檔案管理工作的制度化、規(guī)范化、科學化。

［1］ 伊繼東，張紹宗，鐵發(fā)憲.高等教育評估理論與實踐［M］.北京：科學出版社，2009.

［2］ 梅 毅.我國高等教育評估現(xiàn)狀分析［J］.黑龍江高教研究，2010（1）.

［3］ 馬玉杰.本科教學評估與高校檔案管理工作研究［J］.檔案學研究，2006（6）.

［4］ 謝 鵬.高校教學檔案與本科教學評估的辯證關系思考［J］.黑龍江史志，2009（16）.

［5］ 余文森.論以校為本的教學研究［J］.教育研究，2003（4）.