如何寫好“短急重”材料

◎陳樟文

如何寫好“短急重”材料

◎陳樟文

何謂“短急重”材料？顧名思義，就是指篇幅短、任務(wù)急、很重要的材料。對于從事文稿起草工作的同志來說，“短急重”材料可以說是家常便飯。筆者從事文稿起草工作已有幾年時間，在工作中經(jīng)常碰到這種情況，領(lǐng)導(dǎo)突然打來一個電話，要求在短時間內(nèi)起草一份重要文件、匯報材料或者緊急通知。我剛開始接到“短急重”材料任務(wù)時，心里很緊張，老擔(dān)心寫不好，怕出錯，影響工作大局。后來，經(jīng)過身邊寫作高手的傳幫帶以及自己的實踐鍛煉，逐步能夠適應(yīng)要求，比較優(yōu)質(zhì)高效地完成任務(wù)。那么，如何寫好這類材料呢？這里，我談?wù)勛约旱囊恍w會。

一、要領(lǐng)會意圖

干活不依東，累死白搭功。與起草其他文稿一樣，起草“短急重”材料時，首先要準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)的意圖包括總體性意圖和具體性意圖、明示性意圖和暗示性意圖、確定性意圖和非確定性意圖。只有充分領(lǐng)會這些意圖，才能更好地抓住行文的主旨。一些同志畏懼“短急重”材料，寫不好材料，主要是沒有把領(lǐng)導(dǎo)的想法吃透、意圖摸準。特別是剛從事文稿起草工作的同志，對單位領(lǐng)導(dǎo)不了解，可能會有一點怕，往往接到寫作任務(wù)后，不管領(lǐng)導(dǎo)是怎么想的，不論上級是怎么要求的，喜歡冥思苦想，閉門造車，結(jié)果是無的放矢，做無用功。材料起草者要領(lǐng)會什么？一般來說，應(yīng)該了解領(lǐng)導(dǎo)交辦材料的目的是什么，材料要闡述的基本觀點是什么，要解決的主要問題是什么，受文對象和發(fā)送范圍是什么，等等。那么，如何準確領(lǐng)會意圖呢？

一要敢于問。有的領(lǐng)導(dǎo)在安排任務(wù)時，會主動找寫材料的同志說明意圖，這是再好不過的。但多數(shù)情況下，領(lǐng)導(dǎo)只是寥寥數(shù)語簡單地交代下任務(wù)。面對這種情況，材料起草者就要大膽地問，問清材料起草的目的、要求、時限等，切忌不懂裝懂、一知半解。

二要勤于思。領(lǐng)導(dǎo)交代工作意圖，往往局限于原則性的指導(dǎo)，粗線條的輪廓。因此，起草者在接受材料任務(wù)之后，還要進一步精心思考，拓展思維，以便準確領(lǐng)會、理解和把握領(lǐng)導(dǎo)意圖的精神實質(zhì)。

三要敏于行。領(lǐng)導(dǎo)交代任務(wù)時，要迅速動筆，將其主要觀點和主張等記錄下來，防止相關(guān)要求出現(xiàn)遺漏。有時候領(lǐng)導(dǎo)要求起草“短急重”材料，也是根據(jù)上級緊急文件、電話等要求而下達的，可通過查閱相關(guān)文件、電話記錄以及詢問知情人等方式，深入了解意圖。

二、要注意積累

只有肚里有貨，才能筆下有文。充分的準備，足夠的素材，是寫好“短急重”材料的基礎(chǔ)。有的同志材料寫不好，根本原因是不重視素材準備，未掌握第一手資料，領(lǐng)受任務(wù)后，不認真思考，不認真準備，隨手寫來，腳踏西瓜皮，寫到哪里算哪里，遇到了困難，寫不下去了，再去找素材，適得其反。因此，認真積累素材，充分占有素材，是寫好“短急重”材料的保證。從事文稿起草工作的同志，必須高度重視平時積累，把積累作為一項基礎(chǔ)性、經(jīng)常性工作，不斷積累素材、積累知識、積累思想、積累經(jīng)驗。對素材積累工作，我總結(jié)了三句話。第一句話是，閑時備，急時用。第二句話是，廣積糧，深挖洞。第三句話是，既要儲，更要用。照此而行，對寫好“短急重”材料很有幫助。所謂“閑時備，急時用”，就是說要把功夫下在平時，堅持早動手、早準備，在工作中做個有心人，眼觀六路，耳聽八方，養(yǎng)成積累各種材料的好習(xí)慣，平時開會、交談、讀書、上網(wǎng)時，努力做到善于觀察、記錄、剪報、追記，設(shè)法留住材料，以備不時之需，防止臨陣磨槍。所謂“廣積糧，深挖洞”，就是說既要注意素材積累的廣度，廣泛收集生產(chǎn)經(jīng)營、發(fā)展建設(shè)、改革調(diào)整、黨的建設(shè)、維護穩(wěn)定等方方面面的情況，又要注意素材積累的深度，對相關(guān)工作進行深入關(guān)注、研究分析，知其然且知其所以然。所謂“既要儲，更要用”，就是說我們在積累、存儲各類基礎(chǔ)資料時，還要重視材料的使用，一旦起草“短急重”材料，就要善于利用現(xiàn)有資料，把掌握的情況應(yīng)用于材料中。相反，如果光會儲存信息資料，而不善于使用，這種積累無益于材料起草。

三、要理清思路

俗話說，“磨刀不誤砍柴工。”接到“短急重”材料任務(wù)后，切忌不假思索、草率行事，必須定下神來，先把思路理清，再開始工作。理清思路主要包括兩個方面的內(nèi)容：

一方面，要理清材料的寫作思路。換句話說，就是要搭好架子，把材料的提綱定好，最好是不僅有大框，還要有小框，每一小框?qū)憥讓右馑?，哪層里邊講到什么樣的高度、深度、新意等，都要列出來，防止跑題，下筆千言，離題萬里，寫出來的材料不符合領(lǐng)導(dǎo)要求。我有個同事，在這方面是把好手。每當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)給他安排“短急重”材料任務(wù)時，他都顯得不緊不慢，先拿出一支筆、一張紙，靜坐一旁，思索一會，簡單寫個提綱或者幾個關(guān)鍵詞后，再開始起草材料，而且?guī)缀趺看味际且粴夂浅?。問他為什么要這么做，他說思路通則文章通，如果寫作思路沒搞清楚，沒有明確要寫哪些內(nèi)容，先寫什么后寫什么，盲目動筆，就只會徒勞無功，反復(fù)折騰。

另一方面，要理清材料的寫作方式。接到材料任務(wù)后，是一人單獨寫，還是多人合作寫？是辦公室文秘單獨寫，還是與相關(guān)部門的同志一塊寫？這是寫作方式的問題，也是工作方法的問題，是在材料起草前必須想清楚、確定好的。有一次，我們接到領(lǐng)導(dǎo)安排的一個“短急重”材料任務(wù)，向省領(lǐng)導(dǎo)報送匯報材料，內(nèi)容包括企業(yè)簡介、近年來生產(chǎn)經(jīng)營情況、“十二五”發(fā)展思路、下階段工作打算、請求協(xié)調(diào)解決的問題等。由于時間緊、任務(wù)重，單靠一個部門、一個人的力量，難以優(yōu)質(zhì)高效完成任務(wù)，于是，我們明確由辦公室一名同志牽頭，經(jīng)營、發(fā)展、財務(wù)、工程等部門各安排一名同志參與，共同起草，結(jié)果不到3個小時，就完成了材料任務(wù)，得到了公司領(lǐng)導(dǎo)的充分肯定。

四、要借力把關(guān)

“短急重”材料雖然篇幅不長，但往往因為材料要得急、領(lǐng)導(dǎo)催得緊、時間不充裕，容易出現(xiàn)差錯，而不能像正常情況下，在寫初稿之前，可以全面收集資料信息，帶著要解決的問題找一些人座談，廣泛聽取各方面的意見，初稿形成后，打印出討論稿，征求意見，然后進行修改，以保證材料的質(zhì)量。特別是一個人起草“短急重”材料時，即使想得再周到、再細致、再全面，也難免存有局限性。因此，起草者要善于借助外力，請本部門的同事或相關(guān)專業(yè)部門的同志對材料進行把關(guān)，確保材料質(zhì)量。從把關(guān)的內(nèi)容來看，主要包括政策關(guān)、文字關(guān)、數(shù)據(jù)關(guān)、程序關(guān)等。政策關(guān)，就是說材料內(nèi)容要符合黨和國家的方針政策、法律法規(guī)，符合上級單位的制度要求；文字關(guān)，是指材料要做到觀點明確，語言精煉，結(jié)構(gòu)嚴謹，條理清楚，層次分明，直述不曲，無錯別字等低級錯誤；數(shù)據(jù)關(guān)，是指材料中引用的相關(guān)數(shù)據(jù)要真實可靠，不得弄虛作假，并應(yīng)當(dāng)使用國家法定的計量單位；程序關(guān)，是指材料發(fā)出前，必須經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)逐級審閱同意，特別是對公文還要按照行文要求完成核稿、簽發(fā)、用印等程序。我原來一個同事，就有過這方面的教訓(xùn)。有一次，公司領(lǐng)導(dǎo)因參加省里組織召開的座談會，要他緊急起草一份1500字左右的發(fā)言材料。他就沒有用好“借力把關(guān)”這一招，獨自一旁匆匆把材料寫完送給領(lǐng)導(dǎo)，卻受到了領(lǐng)導(dǎo)的批評。原來，在他的材料里，不光有錯別字，還有幾個財務(wù)數(shù)據(jù)未及時更新，有幾個專業(yè)術(shù)語搞混淆了。如果他在起草材料時，善于借力，請同事幫助校對一下文稿，請專業(yè)部門把關(guān)一下數(shù)據(jù)以及專業(yè)術(shù)語，就完全可以避免這些問題。

（摘自《辦公室業(yè)務(wù)》）