對區域聯合采購風險的幾點思考

朱光永

【摘 要】區域聯合采購是指一定地域范圍內有共同需求的許多買方聯合起來，將各自分散的需求合并后，以一個采購商的名義向供應商實施采購，從而發揮采購規模優勢，達到降低采購成本的目的。它多見于公共事業部門和非盈利性組織，如政府，高校，醫院等。加強對區域聯合采購的風險分析，做好風險防范措施，對于完善區域聯合采購模式，具有重要意義。

【關鍵詞】區域聯合采購；風險控制

一、區域聯合采購的風險分析

（1）需求差異性風險。需求差異性風險，是指由于需求的不一致性和需求的不確定性而導致的采購風險。區域內的各需求單位由于自身情況不同，對采購的物資要求各異，標準不一，有些物資甚至是承擔采購任務的采購機構從來沒有接觸過的，采購機構缺乏對這些物資的深入了解和必要的市場調查、科研論證和供應商分析，盲目的開展采購工作容易導致采購程序的混亂和采購質量的下降。由于需求的不確定性，若區域內相當數量的需求單位要在同一時間要求采購同一品種的物資，會導致供應商難以在短時間內完成物資的供應，造成采購時間的延誤。如果要照顧到方方面面的需求，有可能會破壞區域聯合采購的規模效應，使采購效益大打折扣。（2）信息屏障風險。信息屏障風險，是指由于組織內部缺乏必要的信息溝通而導致的采購風險。具體表現為：一是影響采購計劃的系統前瞻性。采購任務都是由各單位臨時匯總上來的，采購機構無法從長遠的角度來制定采購計劃，對于采購工作的合理化和采購工作的優化起了阻礙作用，使采購計劃的系統性和前瞻性無法正常發揮。二是影響采購的后續服務質量。如部分產品的采購任務完成后，需要對相關操作人員進行技術培訓，以及產品的維修和保養，這些都要求各單位與聯合采購機構進行及時溝通，提出具體的需求和使用情況信息。三是導致信任危機的發生。區域內各單位隸屬于不同部門，平時交流有限，在很多工作上會發生疏漏甚至是誤解。由于采購資金都是來自于各需求單位，采購資金的使用情況關系到各需求單位的切身利益，如果采購機構與各單位之間缺乏實時的信息交換，得不到需求單位的理解，就會造成兩者之間的矛盾，甚至是扯皮現象的發生。（3）時間差異性風險。在區域聯合采購模式下，各單位要對各自的采購需求進行預算審批，而各單位的審批時間又不盡相同。若某一單位在預算審批上花費時間較長，或是某一單位發生超預算情況，需等待其重新審批，必然延誤整個區域內的采購工作，增加了采購的時間成本，降低采購效率。

二、加強風險管理控制的對策

（1）完善區域聯合采購制度建設。一是要建立切實可行的區域聯合采購業務流程規范，采購機構和采購人員要按照流程規范的要求，指導采購工作。二是建立一套與之相對應的法規制度，約束采購人員的行為。由于區域聯合采購在我國正處于起步階段，配套的法規制度將是這種采購模式走上正規化的必要前提條件。應該重點加強責任追究制度，使權利與責任相一致，防止采購機構因為責任心的因素而區別對待委托單位。同時，還應加強依法采購的監督力度。各單位可以抽調人員組成紀檢、財務、審計聯合檢查小組，對采購過程進行全程監督。（2）加強人員配備，必要時進行人員的抽組。鑒于采購機構可能存在的人員緊張和精力不足等問題，區域內各委托單位應該積極配合采購機構的人員抽組，將熟悉相關技術和使用情況的采購人員抽組到采購機構，共同參加采購工作。一方面可以緩解采購機構的壓力；另一方面可以防止因對所采購的物資缺乏相關的了解而帶來的不必要的麻煩和疏漏。（3）風險的識別和判斷。加強采購人員的風險意識，建立衡量風險的標準體系，使風險能夠得到有效確認，從而提高風險的識別能力。采購機構要對采購活動進行全程跟蹤和監控，及時反饋所獲取的信息，利用風險標準體系識別潛在的風險，使風險杜絕在萌芽狀態。（4）與供應商建立良好的合作伙伴關系。新的采購任務給采購機構賦予新的責任，同時帶來了新的挑戰。在區域聯合采購模式下，采購單位需要采購的物資品種增多，有自身平時采購業務范圍內的物資，也有其他軍兵種所需的通用物資。承擔采購任務的單位必須加強與市場的聯系，做好采購的前期工作，包括市場的調查研究、技術性能參數的界定等，充分了解市場行情，并且與新的潛在供應商保持良好的信息溝通，與之建立合作伙伴關系，才不至于在臨時接到采購任務時手足無措。（5）拓寬信息溝通渠道，提高溝通協調能力。網絡信息技術為各部門提供了即時溝通的橋梁，信息傳輸在網絡環境中更加順暢。各委托單位能夠通過網絡對采購機構提出采購需求的具體信息，在特殊情況下還能及時提出需求變更，物資技術要求變更等。加強網絡系統構建，對于提高信息的傳輸速度和信息傳輸的準確性，實現信息的充分共享具有重要意義。

采購機構應定期對用戶信息進行收集，了解需求動向，以便及時進行市場調查研究，選定值得信賴的供應商建立合作伙伴關系。了解所采購的物資使用情況，以便對物資品牌和供應商做出合理評價，并且組織對所采購的某些技術含量高的物資進行后續服務，如定期的人員培訓，裝備的維修保養等。