試論園林綠化工程檔案的管理

劉紅云

【摘 要】本文介紹了園林綠化工程檔案的特性，分析了園林綠化工程檔案現(xiàn)狀，提出了加強(qiáng)園林綠化檔案管理的措施，為提高檔案管理水平提供了一定的參考。

【關(guān)鍵詞】園林綠化；工程檔案；對(duì)策

園林綠化工程是建設(shè)風(fēng)景園林綠地的工程，旨在為廣大市民提供一個(gè)良好的休息、娛樂(lè)、滿足人們親近大自然、回歸大自然愿望的場(chǎng)所。它包括園林建筑工程、土方工程、園林筑山工程、園林理水工程、園林鋪地工程、綠化工程等。主要通過(guò)工程技術(shù)表現(xiàn)園林藝術(shù)，以使工程構(gòu)筑物與園林景觀融為一體。園林綠化工程檔案，是一種以文字、圖像等手段記錄施工工程所形成的一系列文件組合。它將園林綠化的施工過(guò)程以一種被施工雙方都認(rèn)可的形式記錄下來(lái)，反映了園林綠化施工過(guò)程中的各種狀態(tài)和責(zé)任。它保證了園林綠化工程的運(yùn)行維修和改擴(kuò)建工作，是人與自然追求和諧相處的歷史證據(jù)。

一、園林綠化工程檔案的特性

（1）園林綠化工程檔案的復(fù)雜性與多樣性。園林綠化工程是通過(guò)人工構(gòu)筑手段加以組合的具有樹(shù)木、山水、建筑結(jié)構(gòu)和多樣功能的空間藝術(shù)實(shí)體。其形成的檔案部門(mén)多、種類(lèi)多；工程施工交叉復(fù)雜；各自材料既有重疊、又各自一體，最終形成龐大復(fù)雜的資料。（2）園林綠化工程檔案的多變性。園林綠化工程隨意性強(qiáng)、可塑性大。園林綠化工程檔案常適應(yīng)園林綠化工程需要，多以修改補(bǔ)充原有園林綠化規(guī)劃設(shè)計(jì)方案圖紙，工程的多變性，決定了檔案的多變性。檔案只有準(zhǔn)確完整，才能避免造成建設(shè)和維修的失誤和損失。（3）園林綠化工程檔案的社會(huì)性與開(kāi)放性。園林綠化工程是一項(xiàng)公共事業(yè)，是提高人們生活質(zhì)量、造福于人民的公共事業(yè)。園林綠化工程隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)需求的不斷提高，顯現(xiàn)出大規(guī)模地高速增長(zhǎng)態(tài)勢(shì)。園林綠化工程檔案被深深打上歷史的烙印，唯有準(zhǔn)確收集、整理、歸檔，以保存歷史的真實(shí)記錄，才能得到永久的保存和利用。

二、園林綠化工程檔案現(xiàn)狀

（1）園林綠化工程檔案工作起步晚，管理體制尚待理順。園林綠化工程檔案由市園林局負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理。它與建設(shè)工程檔案、市政工程檔案等專(zhuān)業(yè)檔案的管理相比，有許多不足之處。簽訂責(zé)任書(shū)制度、指導(dǎo)檢查制度、竣工驗(yàn)收制度等尚未得到全面貫徹執(zhí)行，導(dǎo)致園林局自身保存的或城建檔案館接收的工程檔案歷史遺留問(wèn)題多，不成套檔案多，集中統(tǒng)一管理特別薄弱。（2）對(duì)園林綠化工程檔案工作重視程度不夠。許多參加園林綠化建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)單位，對(duì)工程檔案缺乏應(yīng)有的重視，對(duì)檔案工作投入資金不多，投入人力不夠，檔案管理人員或僅懂園林綠化，或僅懂檔案，缺乏多面手，沒(méi)有按照城建檔案行業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)管理，使檔案與工程脫節(jié)，造成檔案底數(shù)不清，數(shù)據(jù)不真等一系列現(xiàn)象，直接影響到檔案的真實(shí)有效性。（3）法制意識(shí)淡薄。建設(shè)單位沒(méi)有依法繳納園林綠化工程檔案。園林工程主管部門(mén)又疏于對(duì)園林綠化工程檔案依法收集和集中統(tǒng)一管理。

三、加強(qiáng)園林綠化工程檔案的管理與控制

（1）適時(shí)跟蹤。園林綠化工程開(kāi)工之前，園林綠化工程主管部門(mén)要與建設(shè)單位簽訂工程檔案責(zé)任書(shū)，各建設(shè)單位要指派專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案工作。工程施工的每一步都涉及到檔案工作，都需要引起高度重視。開(kāi)工前，園林綠化工程檔案要記錄現(xiàn)場(chǎng)踏勘測(cè)量，核對(duì)核實(shí)有可能產(chǎn)生的設(shè)計(jì)變更，收錄施工許可證和開(kāi)工報(bào)告。施工中，園林綠化工程檔案要對(duì)土方登記單，標(biāo)高復(fù)核記錄，苗木出圃單，隱蔽工程驗(yàn)收單等一系列情況記錄。對(duì)施工圖分布、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、操作記錄等都要隨時(shí)收集。竣工后，園林綠化工程檔案要記錄竣工報(bào)告、工程決算、竣工圖以及竣工驗(yàn)收所產(chǎn)生的會(huì)議記錄等，變更文件所提出的修改內(nèi)容要全部準(zhǔn)確的反映在施工圖上。園林綠化工程檔案人員要善于溝通，多方收集有關(guān)資料，爭(zhēng)取在第一時(shí)間保證園林綠化工程檔案的完整準(zhǔn)確。（2）分工協(xié)作。園林綠化工程的主管部門(mén)和城建檔案管理部門(mén)要密切合作，各司其責(zé)，形成合力。園林綠化工程的主管部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)園林綠化工程檔案的收集、整理等，要制定出明確的工作程序，要及時(shí)將工程檔案移交給城建檔案管理部門(mén)。城建檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)工作的主動(dòng)性，積極與園林部門(mén)溝通協(xié)調(diào)，深入工程現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)檢查；舉辦培訓(xùn)班，幫助建設(shè)單位建立檔案的工作流程，健全內(nèi)部管理制度，為他們提供各項(xiàng)服務(wù)。而園林綠化工程檔案人員要勤于思考，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增加知識(shí)儲(chǔ)備，增加才干。只有三者通力合作，才能使園林綠化工程檔案徹底改變其被動(dòng)、薄弱的局面，迅速成長(zhǎng)壯大起來(lái)。（3）依法管理。園林綠化工程的驗(yàn)收也要實(shí)施園林綠化工程檔案驗(yàn)收備案制。由園林綠化主管部門(mén)和城建檔案負(fù)責(zé)部門(mén)共同實(shí)施。建設(shè)單位在對(duì)園林綠化工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收前，要提請(qǐng)有關(guān)部門(mén)為工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，預(yù)驗(yàn)收合格后，取得兩部門(mén)核發(fā)的工程檔案預(yù)驗(yàn)收認(rèn)可文件，方可組織工程驗(yàn)收。城建檔案部門(mén)要加大行政執(zhí)法力度，不定期對(duì)園林綠化工程檔案工作進(jìn)行檢查指導(dǎo)，增強(qiáng)建設(shè)單位的城建檔案意識(shí)，依法對(duì)沒(méi)有繳納園林綠化工程檔案的建設(shè)單位進(jìn)行處理，使園林綠化工程檔案得以順利進(jìn)館。