基于5W1H3R分析法的電商財務信息化解決方案——以河南某電子商務企業為例

華北水利水電學院 田明津

河南省農業科學院農業經濟信息研究中心 張輝

1 背景

5W1H分析法也稱六何分析法，是一種思考方法，也可以說是一種創造技法，最早由美國政治學家拉斯維爾于1932年提出“5W”分析法，后經過人們的不斷運用和總結，逐步形成了現代比較成熟的“5W+IH”分析模式[1]。這一方法在企業的信息化解決方案中也被得以廣泛和有效的應用。近年來，隨著科技信息技術的日益進步，基于互聯網技術的電子商務企業出現迅猛發展之勢。最近，筆者在從事河南一家電子商務型企業的財務信息化管理咨詢工作時，運用5W1H法對該企業的財務信息化管理和應用進行了分析，發現有必要補充一些新的法則，才能適應電商類新型企業的信息化管理應用需要。該電子商務企業是一個以電子商務為依托的綜合性生活用品網絡分銷企業，憑借互聯網的強大優勢推出了“網絡自由連鎖”的商業模式，并形成集團化的發展戰略。企業發展迅猛，業務快速擴張，目前已建成購物、培訓、即時通訊、機票、物流、保險、游戲點卡等8大相互獨立的電子業務系統。盡管所有業務完全依賴于信息化管理系統，但由于沒有全面規劃統籌好各類系統，導致業務系統雖然基本能滿足業務本身的需要，卻滿足不了企業規范管理的需要。在企業做戰略規范、標準化咨詢時，這一問題愈發明顯，特別表現在財務及管理部門提出的規范標準、報表需求，在信息部門那里成了不可理喻、不可理解的巨大障礙，因而使該企業的標準化，規范化進程陷入僵局與停頓。在此情況下，筆者介入，在深入分析了電商的特殊性后，創新性提出和運用了5W1H3R分析法，有效歸納了財務管理和業務的需求，規范統一了信息系統相應的表示方法，并運用EXCEL數據透視表，在不改變原有業務和系統的情況下，較好解決了企業的財務信息采集與業務活動信息源的有效對接，實現并滿足了財務和管理部門對各類業務數據報表的需求。

2 方法介紹

所謂5W1H3R分析法，就是以5W1H分析法為基礎，并創新地增加了3R要素來分析歸納企業信息化管理過程中的各種要素，用以規范企業的管理和信息化應用系統的開發。具體為：

(1)人員 (who)——何人，責任人。具體的事情是誰負責干，相關協助的參與的人又都是誰，分屬于哪個部門，哪個集團組織？

(2)時間(When) ——何時，什么時候。具體的業務是在什么時候干的？信息化要求事件的時間精確到年月日時分秒。

(3)場所 (where)——何地，什么地點。業務的具體發生地點是在哪里？國家，省市縣街道，門店，倉庫，車間，門店等。

(4)對象 (what)——何事，什么事情。具體業務是做什么事情的？每個業務的具體操作過程，如進、銷、存是一般公司的業務的統稱，進的過程可以分解為采購訂單、采購收貨、采購入庫、采購付款等具體做事過程。每一個具體的事務還可以分解為制單、審核、完成等各種具體的操作動作。

(5)為什么(Why)——何因，原因。為什么要這么做？有的業務需要審核，有的需要分級審核，有的需要分權限確認，為什么這么做？企業的管理規章、財務會計制度等要求的。

(6)方式 (how)——何法，如何。手段也就是工作方法，如我們是怎樣做的？

(7)資源(Resource)——何資，利用的資源。在做事的過程中使用哪些資源?人、財、物都是資源。

(8)結果(Result)——何果，達到什么樣的結果。做事的結果是什么？發生哪些變化？結果反映在什么方面？如數量的增減、金額的變化、地點的轉移等。

(9)關聯(Relation)——何關，利益的相關涉及方。任何一件事都可能與外部相關的各方有聯系，那么利益的相關涉及方都有誰？如供應商、客戶、代理、物流運輸公司、政府、銀行等。

其中，本文把何因何法合并抽象歸納為對業務流程的描述，即任何一個業務都必須遵守一定的企業管理流程，具體體現為各種制度、規范規章和操作流程必須在信息系統中得到執行和應用，并與相關人的責權利相結合。

3 方法應用與問題的解決

3.1 應用

根據上述分析方法，經與財務、管理、信息、業務等部門反復溝通協調，本文首先對財務管理部門提出的幾十張規范數據報表進行了研究和歸納，將其歸納為庫存、銷售、財務3大類，并將每張報表要體現出的管理思想、目標、意義和作用用5W1H3R分析法進行歸納、抽象和統一；其次，設計了一套新的數據庫結構，對每個對應的字段、內容，意義進行了描述和確定，并構建了中間數據庫，提交給信息部門，編寫SQL查詢語句，使用存儲過程自動提取8大業務系統的信息數據；最后，使用EXCEL數據透視表遠程透視功能將收集到數據通過數據透視表的排列組合透視功能展現提供給財務及相關管理人員。其主要過程用表總結描述如下：

3.2 效果

根據上述方法，本文最終將中間數據庫表抽象歸納到5張，再利用EXCEL數據透視表遠程透視5張中間表的數據，并根據需要設計成財務和管理需要的各種報表，以下為部分報表的效果截圖。

表1

(1)分倉庫的庫存匯總表

(2)按商品類型的銷售匯總表

(3)業務往來公司應收應付匯總表

上述所有報表均增加了任意字段的交叉篩選和排列組合查詢條件，可以形成上千張不同類型的應用分析查詢報表，因為透視表可以根據中間數據表的數據字段和內容進行自動更新，在有新的業務增加時，報表也會自動進行更新，從而在基本不影響原有業務系統的情況下，高效快速地解決了財務及管理部門的需求，此次咨詢結果受了該公司上下的一致認同和好評，取得了良好的預期效益和結果。

4 結語

5W1H3R分析法是對5W1H六何分析法的擴展和完善，尤其對隨著科學和社會技術進步出現的一些新型業態(如本文中的電商企業)，在其標準化、規范化的制訂上，特別是信息化管理系統的應用開發上，這一方法會使開發的應用系統高度的集成化、標準化，并具有強大的靈活性和可擴展性，不僅可以規范公司的業務、財務、管理制度，完善和統一各種業務的命名和規則，還可以強化管理理念，提高管理水平，提高運營效率，以不斷增強和提升競爭優勢。

[1]文獻來源,http://baike.baidu.com/view/1325759.htm.

[2]朱鎮,趙晶.企業電子商務采納：組織行為與戰略整合視角的實證研究[J].研究與發展管理,2009.

[3]姜燕,文瑚霞.中小企業電子商務戰略研究[J].科學咨詢(決策管理),2007.

[4]邱長波,威廉·福斯特.電子行業電子商務應用影響因素研究[J].情報科學,2003.