基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)探討

王 濤

（北京全路通信信號研究設計院有限公司，北京 100073）

1 概述

辦公自動化（OA）是利用計算機集成技術，使辦公室的有關事務處理從傳統(tǒng)的手工處理方式與分散的文件管理方式轉移到計算機網(wǎng)絡信息自動化處理方式，從而達到信息共享、提高工作效率和工作質量的目的。從二十世紀八十年代后期至今20多年的時間里，辦公自動化系統(tǒng)經歷了3個發(fā)展階段。

第一代辦公自動化系統(tǒng)以個人電腦的出現(xiàn)和應用為背景，以文件交換為主，完成了辦公信息載體從原始紙介質到電子化的轉變，實現(xiàn)了個體工作的自動化，提高了文件管理水平。這一代軟件產品國外的以微軟Microsoft Office和IBM公司的辦公套件Louts為代表，國內以金山的WPS為代表。但其協(xié)作處理能力較差，信息集成共享程度低，信息仍然是孤立的。

第二代辦公自動化系統(tǒng)以互聯(lián)網(wǎng)技術的成熟普及為背景，實現(xiàn)以工作流為中心的辦公自動化，解決了信息孤島問題，是真正意義上的辦公自動化的開始，實現(xiàn)一定意義上的移動辦公。這一代軟件產品國外的以IBM的Lotus Domino和微軟Exchange等為代表，國內有一些以自主研發(fā)平臺為基礎的產品，開發(fā)技術一般基于.NET，采用C/S或B/S的部署方式。

第三代辦公自動化強調以知識管理為核心，關注如何獲得知識，關注工作流中每一個工作人員運用知識的能力。它有幾個突出的特點：實時通信、信息集成、門戶建設，因此，第三代辦公自動化實現(xiàn)的基礎是知識管理技術，目的是使企業(yè)的每一位員工能夠在使用中不斷獲取知識。

辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展恰好與數(shù)據(jù)、信息和知識的演變同步，即以數(shù)據(jù)為主要處理內容的第一代辦公自動化發(fā)展到以信息為主要處理內容的第二代辦公自動化，現(xiàn)在發(fā)展到以知識為主要處理內容的第三代辦公自動化。辦公自動化的3個發(fā)展階段中完成了兩個飛躍，即由數(shù)據(jù)處理向信息處理的飛躍，由信息處理向知識處理的飛躍。

在企業(yè)內為數(shù)眾多的業(yè)務信息系統(tǒng)中，辦公自動化系統(tǒng)作為知識管理體系的基礎支撐軟件，可為企業(yè)的知識庫建立提供信息來源，將成為企業(yè)信息化建設的關鍵和核心。

2 知識與知識管理

隨著知識經濟時代的來臨，企業(yè)將主要通過知識來獲取競爭優(yōu)勢，企業(yè)知識將成為和人力、資金等并列的資源，并將成為企業(yè)最重要的資源之一。

知識一般可以分為顯性知識和隱性知識。所謂顯性知識指的是“用書面文字、圖表和數(shù)學公式表示的知識”。隱性知識指的是“尚未被語言或其他形式表述的知識”。顯性知識和隱性知識可以相互轉換。

所謂知識管理就是在適當?shù)臅r候把正確信息與知識傳送到適當?shù)娜藛T，使其能夠有效地利用信息與知識，采取最合適的行動，產生效益以便使他們能夠做出最好的決策。

知識管理通常包括幾個方面的工作。

知識獲?。菏占锌赡苄纬芍R的數(shù)據(jù)、信息等素材。

知識整理：對素材進行整理加工，從而形成初步知識。

知識審核：對初步知識進行評估、判斷、審核及完善，形成正式、可發(fā)布的知識。

知識發(fā)布：通過各種渠道把知識發(fā)布出去。

知識利用：被其他人訪問并在工作中應用。

知識更新：在使用過程中不斷補充完善和更新。

知識淘汰：淘汰過時的知識。

3 信息化建設中知識管理面臨的問題

以往企業(yè)在進行信息化建設時，主要是進行信息的搜集。企業(yè)的員工每天通過文件、數(shù)據(jù)庫、Email、網(wǎng)絡等獲得大量的數(shù)據(jù)，但卻沒有有效的工具將這些數(shù)據(jù)轉化為知識并傳遞給需要的管理者或員工，使得及時得到的信息卻沒有及時得到吸收，結果造成企業(yè)雖然擁有大量的信息，但當決策者或員工需要查找某些數(shù)據(jù)時，卻往往找不到。

在企業(yè)中每年都有大量的新員工補充進來，如何盡快地培養(yǎng)他們成為合格的員工，是每個企業(yè)都面臨的重要問題。在系統(tǒng)中實現(xiàn)“訪專家、查資料、找信息”的知識運用，并通過這樣的知識運用過程，確保每一個使用者都能夠隨時隨地根據(jù)需要向專家學習和基于企業(yè)現(xiàn)有知識學習，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位由被動轉為主動，有效提高每個員工創(chuàng)造能力。在這一過程中，每個員工對其所處理業(yè)務的任務和目標能夠“知其所以然”，使企業(yè)大大降低人員培養(yǎng)成本，加快人員培訓速度，提高人員培訓質量，從而可以極大提高企業(yè)的生產及創(chuàng)新應變能力。

知識管理引入辦公自動化是社會經濟與技術發(fā)展的必然趨勢。第一，知識管理的目的是提高企業(yè)核心競爭力，實施辦公自動化的目的是提高企業(yè)的效率和決策效能，因此二者有著共同的目標。第二，知識管理的實現(xiàn)需要流程的支持，辦公自動化恰好可以提供一個反映各種業(yè)務流程的運作平臺，因此，將知識管理引入辦公自動化已成為實現(xiàn)知識管理的重要途徑。

4 基于知識管理的第三代辦公自動化系統(tǒng)體系結構

目前辦公自動化系統(tǒng)最需要解決的問題主要有兩個：一是內部多系統(tǒng)融合，解決企業(yè)內部的“信息孤島”問題，使企業(yè)員工尤其是管理者通過辦公自動化平臺能全面及時了解企業(yè)各方面情況，將有助于對企業(yè)的管理及正確決策。二是實現(xiàn)知識管理，尤其是對知識密集型企業(yè)，通過辦公自動化將業(yè)務領域內的知識和經驗有效地積累起來，最大限度的實現(xiàn)知識的共享和再利用，進而提高企業(yè)的整體競爭力。

基于知識管理的辦公自動化系統(tǒng)在功能上應包括兩個層面：首先是利用知識管理功能提供的辦公、業(yè)務、管理及決策等全方位的知識信息，為組織經營、生產管理等多方面的決策活動提供支持；其次，可以將決策過程和結果作為知識，納入知識管理體系中。

我國目前建設知識管理型辦公自動化系統(tǒng)應強調知識的積累、共享、利用及與其他業(yè)務系統(tǒng)的集成，使辦公自動化系統(tǒng)成為企業(yè)運行的核心支撐平臺。在考慮我國目前大多數(shù)企業(yè)信息化建設現(xiàn)狀的基礎上，本文提出一個適合企業(yè)實際情況的知識管理型辦公自動化系統(tǒng)結構，它既能融合企業(yè)現(xiàn)有信息化系統(tǒng)，又能較好地適應企業(yè)信息化系統(tǒng)未來的發(fā)展。

如圖1所示，整個系統(tǒng)共分為四層。

系統(tǒng)底層是計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)及硬件基礎平臺。

第二層是企業(yè)已經建立的信息系統(tǒng)，如CRM、ERP、財務系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)為企業(yè)決策者提供重要的信息。

第三層是系統(tǒng)的核心層，它通過數(shù)據(jù)接口、數(shù)據(jù)挖掘、知識提取轉換等工作，實現(xiàn)以知識管理為核心的辦公管理，形成并不斷更新的經驗知識專家?guī)?，使辦公自動化不僅能完成日常辦公，還能讓員工共享和利用企業(yè)知識資源，提高整體工作效率。

第四層主要是用戶接口。用戶可分為內部用戶和外部用戶，系統(tǒng)通過權限管理和用戶認證來分配用戶能獲取的資源。

5 結語

知識管理在我國的應用還處于一個探索階段，知識管理決不僅僅是一套新的管理信息系統(tǒng)，它是基于知識管理信息系統(tǒng)下的一整套管理體系，需要從企業(yè)的組織結構、企業(yè)的管理制度等多方面入手去解決完善。雖然知識管理在應用中取得了一定的進展，但同時還有許多困難要克服，諸如在無形知識的收集、知識挖掘、知識利用、知識創(chuàng)新等方面，在知識的生成方法和組織方法、知識的有效性、知識的學習、更新及維護等方面仍有許多待解決的問題。知識管理的應用未來會對企業(yè)的管理和發(fā)展起到日益重要的作用，會進一步推動企業(yè)的管理模式現(xiàn)代化，極大提高人員技術水平及工作效率，是有效的保持企業(yè)在未來具有核心競爭力的重要手段之一。

[1]儲節(jié)旺，周紹森，斜陽群，等.知識管理概論[M].北京：清華大學出版社，2006.