高校基層可視化業(yè)務(wù)管理研究及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

摘要：該文分析了我國(guó)高校基層業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出了高校基層可視化業(yè)務(wù)管理模式，基于此模式開(kāi)發(fā)了高校基層可視化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：可視化業(yè)務(wù)管理 高校基層 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2013）02（b）-0237-02

高校基層（系或教研室）是培養(yǎng)大學(xué)生的前沿陣地，其業(yè)務(wù)管理效率的高低直接影響到大學(xué)生培養(yǎng)質(zhì)量。然而我國(guó)大多數(shù)高校基層業(yè)務(wù)管理屬于粗放式管理，研究提出一種高校的基層業(yè)務(wù)管理模式具有重要意義。該文分析了當(dāng)前我國(guó)高校基層業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題，提出了一種可視化管理模式并開(kāi)發(fā)了相應(yīng)的可視化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

1.高校基層業(yè)務(wù)管理問(wèn)題分析

高校系、教研室等基層是履行高等教育的前沿陣地，提高系、室業(yè)務(wù)管理水平對(duì)于促進(jìn)高校教育質(zhì)量提升起著重要的作用。調(diào)研得知，我國(guó)大多數(shù)高校的系、教研室等基層業(yè)務(wù)管理仍屬于粗放的經(jīng)驗(yàn)式管理。其弊端主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一，在科學(xué)研究層面，在粗放管理模式下，各專業(yè)教師缺乏交流，造成重復(fù)研究和研究空檔共存現(xiàn)象。第二，在教學(xué)層面，粗放管理導(dǎo)致效率、質(zhì)量、公平問(wèn)題。具體體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：（1）日常管理效率低。高校基層的業(yè)務(wù)管理對(duì)象有課程、教師、實(shí)習(xí)等。在粗放式管理模式下，作為基層主管難以準(zhǔn)確及時(shí)掌握以上信息。（2）專業(yè)課程分配不科學(xué)，影響教學(xué)質(zhì)量。在粗放式管理模式下，對(duì)于課程分配停留在教師自選或基層主管主觀分配層面。兩種分配方式均不能實(shí)現(xiàn)課程與教師的最佳匹配。前者會(huì)造成教師只選其喜歡上的現(xiàn)象等；后者則主觀性強(qiáng)。（3）畢業(yè)設(shè)計(jì)、課程設(shè)計(jì)、學(xué)生實(shí)習(xí)等分配主觀性強(qiáng)，公平性有待加強(qiáng)。

2.高校基層可視化業(yè)務(wù)管理模式

針對(duì)上述問(wèn)題，該文提出一種高校基層可視化業(yè)務(wù)管理模式。該模式包括以下幾個(gè)方面。

2.1加強(qiáng)學(xué)術(shù)交流和管理，提高科研水平

具體實(shí)施措施如下，可由抽簽的方式，或者按職稱學(xué)歷進(jìn)行排序，每一位教師依次準(zhǔn)備交流題目，定期、定點(diǎn)開(kāi)展學(xué)術(shù)交流。學(xué)術(shù)交流需要主持人和會(huì)議秘書(shū)。主持人建議由基層主管來(lái)?yè)?dān)任，他肩負(fù)著收集題目、組織會(huì)議、營(yíng)造氛圍的責(zé)任。在交流過(guò)程中主持人應(yīng)當(dāng)鼓勵(lì)與會(huì)人員暢所欲言，發(fā)表各自見(jiàn)解，以起到共同啟發(fā)、百家爭(zhēng)鳴的效果。會(huì)議秘書(shū)由基層主管指定，他肩負(fù)著布置會(huì)場(chǎng)、會(huì)議記錄、會(huì)后總結(jié)的責(zé)任。會(huì)議記錄建議整理成電子文檔，便于今后進(jìn)行歷史查詢。

2.2加強(qiáng)日常管理，提高管理效率

作為基層主管，有責(zé)任掌握本基層的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)，并根據(jù)掌握的實(shí)際情況開(kāi)展上情下達(dá)、下情上報(bào)、目標(biāo)擬定、任務(wù)分配等工作。基層主管所管理的業(yè)務(wù)多而雜，主要包括教師管理、教學(xué)管理等。教師管理即是對(duì)教師的基本信息進(jìn)行管理。教學(xué)管理主要包括課程管理、帶隊(duì)實(shí)習(xí)、畢業(yè)實(shí)習(xí)及畢業(yè)設(shè)計(jì)等。科研管理主要包括學(xué)術(shù)交流、縱向課題、橫向課題等。日常事務(wù)管理包括會(huì)議管理、財(cái)務(wù)管理等。采用可視化管理方法加強(qiáng)日常管理，可提高基層主管的管理效率，將基層主管從繁重的日常事務(wù)中解脫出來(lái)，將主要精力和時(shí)間用于帶領(lǐng)基層發(fā)展的更有值的事務(wù)上。

2.3加強(qiáng)教師與專業(yè)課程的匹配，提高教學(xué)質(zhì)量

許多高校為促進(jìn)教學(xué)水平的提高，對(duì)高校教師的授課情況進(jìn)行評(píng)價(jià)。然而，評(píng)教結(jié)果往往僅作為對(duì)教師的考核依據(jù)，而沒(méi)有將其加以更充分的運(yùn)用。實(shí)際上，雖然當(dāng)前的高校教學(xué)評(píng)價(jià)存在一些問(wèn)題需要改進(jìn)，但是從統(tǒng)計(jì)學(xué)角度看，學(xué)生對(duì)教師授課情況的總體評(píng)教結(jié)果帶有統(tǒng)計(jì)意義，從整體上反映教師教學(xué)質(zhì)量及教師與課程的匹配度。

2.4引入隨機(jī)分配系統(tǒng)，提高公平性

高校基層在較多的場(chǎng)合會(huì)遇到將學(xué)生分配給教師的情況。雖然從系統(tǒng)工程的角度看，當(dāng)教師與學(xué)生之間達(dá)到最佳匹配時(shí)，產(chǎn)生的整體效用最大化，然而有時(shí)卻不能考慮這種最佳匹配，因?yàn)樽罴哑ヅ涞慕Y(jié)果可能導(dǎo)致兩極分化。以學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)為例，若按最佳匹配進(jìn)行分配，則優(yōu)秀的教師會(huì)分配很多學(xué)生，一般的教師只能分配到少數(shù)甚至沒(méi)有學(xué)生，這并不利于基層業(yè)務(wù)的正常開(kāi)展。我們認(rèn)為，對(duì)于畢業(yè)設(shè)計(jì)，在分配學(xué)生時(shí)宜采用“隨機(jī)分配”的方式以體現(xiàn)公平性。為便于實(shí)現(xiàn)隨機(jī)分配，建議引入隨機(jī)分配系統(tǒng)。在畢業(yè)設(shè)計(jì)的動(dòng)員會(huì)上，當(dāng)場(chǎng)按照各位教師的分配名額，由系統(tǒng)隨機(jī)產(chǎn)生分配方案，從而實(shí)現(xiàn)畢業(yè)設(shè)計(jì)分配的公平性。

3.高校基層可視化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

為輔助實(shí)現(xiàn)上文提出的可視化管理模式，基于EXCEL及EXCEL VBA開(kāi)發(fā)了一套高校基層可視化業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要包括四大模塊，教師管理、教學(xué)管理、科研管理、日常事務(wù)管理。

3.1教師管理

根據(jù)教師管理的需求分析，設(shè)計(jì)了“教師管理工作表”，此表包括的字段如表1所示。根據(jù)這張工作表，基層主管可以掌握本基層所有教師的基本信息，有利于進(jìn)行信息傳遞（電子郵件、手機(jī)、辦電、宅電）、招聘教師（畢業(yè)院校）、職稱計(jì)劃的制定（職稱）、進(jìn)修計(jì)劃的制定（學(xué)位）、任務(wù)分配（研究方向）。

3.2教學(xué)管理

根據(jù)教學(xué)管理的需求分析，設(shè)計(jì)了“專業(yè)課程”、“專業(yè)課程與教師”、“帶隊(duì)實(shí)習(xí)”、“畢業(yè)實(shí)習(xí)及畢業(yè)設(shè)計(jì)”四張工作表，具體字段如表2-表3所示。根據(jù)表2基層主管可掌握本基層各專業(yè)各年級(jí)的所有課程信息。根據(jù)表3基層主管可掌握各門(mén)課程安排及執(zhí)行情況，對(duì)于下次進(jìn)行專業(yè)課的安排起到借鑒作用（評(píng)教結(jié)果）。根據(jù)基層主管可掌握以往帶隊(duì)實(shí)習(xí)（對(duì)工科而言，主要包括金工實(shí)習(xí)、認(rèn)識(shí)實(shí)習(xí)和生產(chǎn)實(shí)習(xí)）的歷史情況。和基層主管可掌握畢業(yè)實(shí)習(xí)及畢業(yè)設(shè)計(jì)的執(zhí)行情況。如上文所述，為實(shí)現(xiàn)畢業(yè)實(shí)習(xí)及畢業(yè)設(shè)計(jì)分配的公平性，設(shè)計(jì)了“分配參數(shù)”、“分配方案”兩張工作表，并采用EXCEL VBA編程根據(jù)分配參數(shù)進(jìn)行自動(dòng)化的隨機(jī)分配，具體實(shí)現(xiàn)程序在此不詳述。

3.3科研管理

根據(jù)科研管理的需求分析，設(shè)計(jì)了“學(xué)術(shù)交流”、“學(xué)術(shù)論文”、“縱向課題”、“橫向課題”、“出版教材”、“出版專著”六張工作表，基層主管可掌握本基層已開(kāi)展的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)、計(jì)劃將開(kāi)展的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。根據(jù)掌握本基層所有專業(yè)教師已發(fā)表的學(xué)術(shù)論文信息，并可從這些學(xué)術(shù)論文信息分析得出各專業(yè)教師的研究動(dòng)態(tài)。促使各專業(yè)教師承擔(dān)的全部縱向和橫向課題，便于進(jìn)行課題跟催，同時(shí)也可以從中分析得出各專業(yè)教師的研究動(dòng)態(tài)，并根據(jù)研究現(xiàn)狀進(jìn)行適當(dāng)?shù)难芯恳?guī)劃以避免重復(fù)研究和研究空檔。然后所有專業(yè)教師出版的教材和專著信息，為今后教材規(guī)劃和專著規(guī)劃提供依據(jù)。

3.4日常事務(wù)管理

根據(jù)日常事務(wù)管理的需求分析，設(shè)計(jì)了“財(cái)務(wù)管理”、“會(huì)議管理”兩張工作表，通過(guò)這兩張表不僅可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理、會(huì)議管理的無(wú)紙化，更重要的是前者便于進(jìn)行統(tǒng)計(jì)計(jì)算，后者便于進(jìn)行歷史查詢。

4.結(jié)語(yǔ)

21在較大程度上阻礙了高校教育的“效益最大化”，因此有必要進(jìn)行改革。基于此，該文對(duì)當(dāng)前高校基層業(yè)務(wù)管理存在的問(wèn)題進(jìn)行了深入分析，提出了可視化管理模式作為解決方案，并以EXCEL及EXCELVBA為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，開(kāi)發(fā)了一套可視化管理系統(tǒng)以輔助可視化管理，具有一定的應(yīng)用價(jià)值和推廣性。

當(dāng)今是與時(shí)俱進(jìn)的時(shí)代，中國(guó)正在大步往前發(fā)展，一切都在悄然發(fā)生變化，教育也不例外。高校基層作為培養(yǎng)祖國(guó)接班人的前沿陣地，有必要進(jìn)行管理創(chuàng)新，向管理要“效益”。