提升高職院校檔案管理水平 服務(wù)學(xué)生素質(zhì)建設(shè)

李劍虹

摘要：高職院校的檔案進(jìn)行綜合管理已成為檔案管理工作的新趨勢(shì)，是逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化的必由之路，提高檔案工作的科學(xué)化管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)生素質(zhì)建設(shè)，是高職院校檔案工作的重要任務(wù)。筆者認(rèn)為，豐富的館藏為高職生素質(zhì)教育提供了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)成為高職院校開(kāi)展素質(zhì)教育的重要渠道，經(jīng)典檔案在高職生素質(zhì)教育中具有不可替代的優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；規(guī)范化；學(xué)生素質(zhì)

中圖分類(lèi)號(hào)：G642.0 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A？搖 文章編號(hào)：1674-9324（2013）06-0279-02

高職院校檔案管理工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是高職院校管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高職院校管理水平高低的重要標(biāo)志之一。逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化是提升學(xué)生綜合素質(zhì)的必由之路。

一、對(duì)高職院校檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，提高檔案管理工作水平

1.認(rèn)真貫徹高等學(xué)校檔案管理辦法，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)。高等學(xué)校檔案管理辦法是我國(guó)高校檔案工作重要的政府部門(mén)規(guī)章，進(jìn)一步明確了我國(guó)高校檔案工作的管理體制，突出了高校檔案工作的內(nèi)涵建設(shè)，強(qiáng)化了高校檔案工作的條件保障機(jī)制，指明了高校檔案工作服務(wù)的方向。高校檔案管理部門(mén)要充分認(rèn)識(shí)高等學(xué)校檔案管理辦法的實(shí)施對(duì)推進(jìn)高校規(guī)范化管理和科學(xué)建設(shè)的重要意義，積極組織學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，深刻領(lǐng)會(huì)其實(shí)質(zhì)和內(nèi)涵，把貫徹執(zhí)行高等學(xué)校檔案管理辦法列入學(xué)校工作的議事日程，并作為檔案普法的重要內(nèi)容之一。要建立健全高校檔案工作由高校校長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)的工作機(jī)制，把高校檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，納入學(xué)校各部門(mén)工作職責(zé)，與其他各項(xiàng)工作同步、協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.進(jìn)一步完善檔案管理體制和各項(xiàng)工作制度，加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。對(duì)學(xué)校檔案工作實(shí)際情況進(jìn)行一次全面檢查，并針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，進(jìn)一步完善檔案管理體制，建立與學(xué)校辦學(xué)規(guī)模相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配備業(yè)務(wù)素質(zhì)好、組織管理能力強(qiáng)的檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人，落實(shí)專職檔案工作人員的編制，保證他們?cè)诼毞Q、職級(jí)和工資福利上享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇。高職院校檔案工作機(jī)構(gòu)要認(rèn)真履行管理職責(zé)，進(jìn)一步完善各項(xiàng)檔案管理制度，加強(qiáng)對(duì)專兼職檔案工作人員的思想教育和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作水平，保持高職院校檔案隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，確保檔案事業(yè)不斷向前推進(jìn)。

3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作的各項(xiàng)要求，不斷提高高職院校檔案管理水平。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校各部門(mén)及下屬單位檔案工作的指導(dǎo)和監(jiān)督力度，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理工作，堅(jiān)持不懈地加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。高職院校要以檔案信息資源建設(shè)為核心，樹(shù)立以人為本和重視民生檔案的理念，根據(jù)實(shí)際情況，采取集中管理或設(shè)立分室的方式管理學(xué)校各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，要加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目、重要會(huì)議、重大活動(dòng)的建檔指導(dǎo)工作，豐富檔案門(mén)類(lèi)，優(yōu)化檔案館（室）藏結(jié)構(gòu)，要不斷推進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔，探索電子文件的集中管理、長(zhǎng)久保存和有效利用，開(kāi)展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、基礎(chǔ)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，實(shí)行文檔一體化管理，高職院校要加強(qiáng)對(duì)檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo)，牢固樹(shù)立安全第一、預(yù)防為主的思想，嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制，一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)，確保檔案安全萬(wàn)無(wú)一失。

4.豐富檔案利用工作的內(nèi)容和手段。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要圍繞學(xué)校大局，為學(xué)校教學(xué)、科研及各項(xiàng)管理提供檔案利用服務(wù)。高職院校檔案機(jī)構(gòu)要制定相關(guān)的利用辦法，簡(jiǎn)化利用手續(xù)，配備利用設(shè)施，對(duì)可開(kāi)放的檔案，應(yīng)專門(mén)編制利用指南和開(kāi)放檔案目錄，積極開(kāi)展編研工作，并通過(guò)檔案陳列、展覽、媒體、網(wǎng)站等多種途徑，開(kāi)展檔案宣傳。

5.確保檔案工作所需經(jīng)費(fèi)和物質(zhì)條件，加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。高職院校應(yīng)根據(jù)學(xué)校檔案事業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，不斷加大對(duì)檔案工作的投入力度，落實(shí)檔案庫(kù)房及所需設(shè)備，將檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算。根據(jù)檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的檔案館庫(kù)及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或新建，改善檔案保管和利用條件，確保檔案實(shí)體的安全。要設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行。

二、高職院校檔案在提升高職生素質(zhì)方面作用明顯

高職院校檔案是指高職院校在教學(xué)、科研、黨政管理、學(xué)生及其他各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。其重要特點(diǎn)即是它的原始性強(qiáng)，具有其他資料不可代替的功能。隨著高職教育的不斷發(fā)展和高職院校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，高職院校的檔案工作已成為服務(wù)素質(zhì)教育的重要一環(huán)。素質(zhì)是指人在先天生理?xiàng)l件的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)后天教育和社會(huì)環(huán)境的影響，由知識(shí)內(nèi)化而形成的相對(duì)穩(wěn)定的心理品質(zhì)。高職院校的素質(zhì)教育是全面提高學(xué)生的思想品德、科學(xué)文化知識(shí)、專業(yè)技術(shù)知識(shí)、心理素質(zhì)的教育。素質(zhì)教育注重形成學(xué)生的獨(dú)立人格、精神風(fēng)貌和精神力量，注重發(fā)展學(xué)生的公民意識(shí)、現(xiàn)代意識(shí)和思維方式，注重學(xué)生創(chuàng)新精神的培養(yǎng)。高職院校檔案也可作為素質(zhì)教育的途徑之一，高職院校檔案是對(duì)歷史的記錄，是知識(shí)的載體和文化的傳播源，匯集著大量的信息，是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值。高職院校的檔案經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積淀，其文化貯存功能、傳播功能和教育功能明顯。

1.較為豐富的館藏為高職學(xué)生素質(zhì)教育提供了堅(jiān)實(shí)

的基礎(chǔ)。高職院校檔案室是檔案信息資源的寶庫(kù)，記載和傳承著本校的發(fā)展歷程、事件、人物、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和重要成就，包括歷任校領(lǐng)導(dǎo)、知名校友或校內(nèi)著名專家學(xué)者的活動(dòng)照片、獲獎(jiǎng)證書(shū)、書(shū)稿信札等檔案資料，還有大量的實(shí)物載體，具有豐富的歷史文化和思想內(nèi)涵。檔案工作就是要喚醒“沉睡”的歷史，讓大學(xué)生進(jìn)入檔案室就能感觸到真實(shí)鮮活的史料，使他們?cè)跐撘颇薪邮芨咝Ｎ幕难眨囵B(yǎng)他們知校、愛(ài)校的自覺(jué)性；培養(yǎng)他們追求真理、自強(qiáng)不息、超越自我的人文精神。

2.高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)應(yīng)成為開(kāi)展素質(zhì)教育的重

要渠道。網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為大學(xué)生獲取信息、表達(dá)觀點(diǎn)和交流思想的主要平臺(tái)。因此，高職院校應(yīng)利用檔案信息數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化的有利條件，借助校園網(wǎng)絡(luò)發(fā)揮檔案信息的服務(wù)、宣傳和教育功能。例如大學(xué)生的誠(chéng)信檔案可成為加強(qiáng)學(xué)生誠(chéng)信教育的重要手段；貧困生檔案和社會(huì)資助檔案能使大學(xué)生切身感知社會(huì)的溫暖；典型的師德檔案可以觸及大學(xué)生的靈魂；名人檔案可以更加激發(fā)大學(xué)生使命感和奮斗熱情；教學(xué)、科研、行政檔案和重大突發(fā)事件檔案以及實(shí)物和聲像檔案等，都為高校加強(qiáng)大學(xué)生人文素質(zhì)教育和思想政治教育提供了源源不斷的生動(dòng)素材。

3.經(jīng)典檔案在高職學(xué)生素質(zhì)教育中具有不可替代的

優(yōu)勢(shì)。曾經(jīng)在校園里生活、學(xué)習(xí)和工作過(guò)的典型人物以及生動(dòng)的歷史事件比課堂上生硬的說(shuō)教更易被大學(xué)生所接受。例如，2011年4月20日，胡錦濤同志視察清華大學(xué)，在參觀校史展時(shí)，清華大學(xué)校長(zhǎng)顧秉林向胡錦濤同志贈(zèng)送了他當(dāng)年在清華大學(xué)學(xué)習(xí)時(shí)的學(xué)籍卡。可見(jiàn)，檔案室（館）珍藏的每一幅圖片、每一本證書(shū)和書(shū)稿信札等經(jīng)典檔案資料都承載著前輩們艱苦辦學(xué)、崇尚學(xué)術(shù)、追求卓越的思想境界；承載著前輩們孜孜不倦、奮發(fā)圖強(qiáng)的品德情操，對(duì)激發(fā)大學(xué)生的榮譽(yù)感和責(zé)任感都具有強(qiáng)烈的感染力。

高職院校檔案蘊(yùn)涵著豐富的文化精神和濃厚的人文氛圍，特別是一些學(xué)校悠久的歷史、光榮的傳統(tǒng)、優(yōu)良的校風(fēng)以及辦學(xué)成果，對(duì)學(xué)生陶冶情操、砥礪德行、磨煉意志、塑造自我，尤其是對(duì)學(xué)生非智力因素如人文精神、心理素質(zhì)、團(tuán)隊(duì)意識(shí)、人格和國(guó)格意識(shí)的培養(yǎng)，都起著潛移默化的熏陶的作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]江微.高校科研檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2010，（25）.

[2]李桂霞.高校科技檔案的規(guī)范化管理[J].哈爾濱學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，（06）.

[3]王紅梅.淺談如何提升學(xué)校教科研檔案管理的能力[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2011，（11）.

[4]盧清富.新形勢(shì)下如何提高高校檔案管理工作水平[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟(jì)，2008，（21）.

[5]趙淑琴.論新時(shí)期高校檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)要求[J].沿海企業(yè)與科技，2005，（10）.