試析RFID 技術在人事檔案管理中的應用

楊艷

摘要：RFID技術是解決人事檔案管理工作中疑難問題的有效途徑之一。本文在解讀RFID技術工作原理的基礎上，結合人事檔案管理工作的現實和發展要求，探討如何應用RFID技術提高工作效率和管理質量。

關鍵詞：射頻識別RFID技術人事檔案檔案精細化管理

人事檔案因內容信息敏感、案卷流轉頻度高、管理工作量大等問題而難以管理。隨著社會經濟的快速發展，人才流動明顯加快，這使得人事檔案的快速流轉與有效利用等問題日益突出。傳統的手工管理很難跟上實際工作的要求，借助RFID技術推動人事檔案管理工作走向智能化、精細化和高效化已經成為人事檔案工作變革發展的新趨勢。

一、RFID的工作原理

RFID（Radio Frequency Identi？ fication）是基于電子標簽（Tag）的無線射頻識別技術，是一種可通過無線電訊號識別特定目標并讀寫相關數據的現代通信技術。RFID系統通常由感應標簽、讀寫器（Reader）、天線（Antenna）和中央信息系統組成。其工作原理就是實現電子標簽和中央信息系統間數據的同步交換和更新。電子標簽中存儲了被識別物體對象的相關信息，通常被貼在物體表面，當電子標簽被RFID讀寫器識別到或者電子標簽主動向讀寫器發送數據時，標簽內的物體信息將被讀取或改寫。讀寫器是RFID系統的中間連接件，它可以利用射頻技術讀取或改寫RFID電子標簽中的數據信息，并可將讀出的數據信息通過無線方式傳輸到中央信息系統進行管理和分析。天線在標簽和讀寫器間傳遞射頻信號。中央信息系統是對識別到的信息進行管理、分析及傳輸的計算機平臺，用戶可以通過它查詢相關的RFID電子標簽信息，將其與RFID讀寫器相連，通過讀寫器對電子標簽中數據信息進行讀取或改寫，中央信息系統數據庫內的數據信息也進行同步的更新[1]。如圖1所示：

二、RFID技術在人事檔案管理工作中的應用優勢

人事檔案管理的特點決定了RFID技術的適用性。人事檔案具有立卷單位完全獨立的特點，人事檔案之間沒有必然的內容上的內在聯系，人事檔案管理的目的可以說就是管好用好每一個人的檔案，防止材料錯歸、檔案錯架和損毀丟失，在工作中做到賬物一致、去向清楚、服務高效、管理有序。而這些管理特點通過應用RFID電子標簽技術，能夠實現檔案案卷的跟蹤定位、非接觸性和批量掃描讀取、檔案實體動態數據與中央管理信息系統實時同步、電子標簽容量大等功能，就能很好解決傳統人事檔案工作中存在的問題。

另外，人事檔案管理長期以來受管理手段落后所導致的問題日益凸顯，引入RFID技術解決這些問題是管理工作的迫切需要，不僅能夠提高服務質量，突破傳統手工管理的瓶頸，而且能夠跟蹤和追溯檔案轉遞過程的相關信息。毋庸置疑，RFID技術應用于人事檔案管理，定會強有力地推動人事檔案管理向高度智能化、標準化和精細化方向發展，將深刻改變人事檔案管理模式，使很多人從手工管理的繁重工作中解脫出來[2]。其應用優勢主要表現在人事檔案的查（借）閱環節、材料歸檔環節、庫房管理環節、統計和專遞等各個業務環節，這是RFID技術電子標簽動態跟蹤功能優勢的體現，它能夠實時記錄檔案轉遞原因、經辦人、去向、電子標簽注銷時間等，定位跟蹤人事檔案去向。同時，如果將RFID標簽與庫房、閱覽室門禁系統相配合，系統會實時跟蹤和記錄檔案在流動過程中的每一個位置，自動記錄檔案出入庫房的時間，使工作人員實時掌握檔案位置動態，監控檔案位置、存放地點以及確認檔案的存取的合法性。在借閱服務中使用粘貼有RFID標簽的借閱證，辦理借閱手續時在標簽中寫入利用者的基本身份信息、借閱審批信息、借閱什么檔案以及借閱目的等信息，并同步到中央信息系統中，中央信息系統還會自動記錄查閱時間、歸還時間等檔案動態信息，以及提檔人姓名或歸還驗收人姓名等。

毋庸置疑，RFID技術的使用會大大簡化繁瑣的檔案利用服務手續，工作人員和利用者都不需要填寫借閱/歸還登記，實現了計算機自動采集檔案管理和使用環節靜態信息的使用和動態信息的保存，使服務更加人性化、便捷化。

三、RFID技術應用于人事檔案管理的技術實現方法

RFID技術在人事檔案管理中的應用需要通過硬件的部署和軟件的開發來實現。

1.硬件環境的部署

基于RFID的人事檔案管理硬件環境應至少包括電子標簽、讀寫器等在內的基礎設施，如圖2。

（1）每盒檔案上粘貼RFID電子標簽。以個人案卷為單位，為每一盒人事檔案制作并粘貼電子標簽，并向標簽寫入檔案的基本信息和關鍵元數據：如個人姓名、性別、年齡、籍貫等人員基本信息，檔案存址，檔案出入庫管理和利用者相關的各類管理過程的動態信息。這些信息與中央信息庫的數據保持實時和同步。

（2）庫房檔案架上粘貼電子標簽。為每一個檔案架和每一層檔案架貼上電子標簽，記錄該列或該層檔案架的編號、存放的檔案數量、檔案存放位置等，這是閱讀器跟蹤、定位、查找檔案的基礎。

（3）讀寫天線部署。根據天線功率和庫房及工作區面積部署RFID天線。

（4）部署固定讀寫器和EAS門禁系統。部署在庫房和檔案館（室）出入口的讀寫器和EAS門禁系統，一方面記錄檔案出入房門的時間，另一方面，當沒有辦理借閱手續的檔案經過安全門時，門禁系統會自動發出聲光報警，有效防止檔案被帶出檔案館。

（5）RFID借閱卡。為每一位來館查閱檔案的利用者發放一張貼有RFID標簽的借閱卡，簡化借閱手續，方便工作人員掌握檔案利用信息。

2.軟件系統的構建

基于RFID構建的人事檔案管理系統通常會包括中心數據庫、標簽管理子系統、工作人員和儲位管理子系統、檔案調閱子系統、檔案保管子系統、檔案盤點統計子系統、檔案調動子系統等，這些子系統間相互協調和集中聯動，能夠實現人事檔案的現代化和高效率管理。

（1）數據中心存儲所有人事檔案管理、系統服務中心的靜態和動態數據。

（2）標簽管理子系統主要完成RFID標簽的注冊、轉換、注銷、讀取等功能；

（3）工作人員和儲位管理子系統主要完成對工作人員使用權限的管理，授權注冊、變更和注銷；儲位管理主要實現檔案編號和儲位編號的自動匹配，從而在檔案出入庫時實現檔案儲位的可視化和動態化管理。

（4）檔案調閱子系統主要實現檔案的精準查找功能、出入庫指令，并將查詢信號傳輸至手持讀寫器或檔案架，工作人員在手持讀寫器指引下入庫調取檔案，完成檔案出庫作業。同時實現檔案的定位功能、范圍控制、人員控制、錯放預警等。

（5）檔案保管子系統包括檔案安全管理和檔案防毀模塊。完成檔案防盜和現場監控，有效防止檔案撕毀。所有館藏檔案均處于閱讀器的讀取范圍中，當檔案盒在未經查詢子系統發出指令的情況下離開儲位，系統會發出警報。

（6）檔案盤點統計子系統實現按不同目的要求由計算機自動盤點和統計功能。由檔案管理信息系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即完成對檔案的相關信息以及相應的儲位信息的收集，并自動返回所收集的信息與中心數據庫中的數據進行核對，完成檔案盤點和統計工作。

（7）檔案調動子系統實現新檔案入庫建檔，檔案調出時記錄檔案調出時間、原因、去向等，并注銷其RFID標簽，完成檔案轉入、轉出的數據記錄。

當然，盡管RFID技術還存在一些應用上的障礙和隱患，但隨著我國人事檔案信息化工作的推進和RFID技術的日益成熟，我們有理由相信隨著RFID技術的標準、制度和應用成熟度等問題的解決，借助其管理人事檔案將是一個很有前景的發展方向，是實現人事檔案管理自動化、智能化和推動人事檔案管理及服務上臺階的重要途徑。

參考文獻：

[1]張春紅，裘曉峰等.物聯網技術與應用[M].北京：人民郵電出版社.2011：41

[2]何潘毅，楊凌云.干部人事檔案的特點、價值與開發和利用[J].中國新技術新產品.2009（14）

[3]凌玉華.論RFID技術在檔案管理中的應用[J].檔案建設.2012（8）

[4]杜星.RFID技術在城建檔案管理中的應用[J].城建檔案.2012（8）

作者單位：重慶大學檔案館