數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理策略研究

郭亞軍

摘要：知識(shí)管理是數(shù)字檔案館的發(fā)展方向，其核心理念“知識(shí)共享”和“以人為本”構(gòu)筑了數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理的基本內(nèi)涵。數(shù)字檔案館在實(shí)施知識(shí)管理方面滯后于數(shù)字圖書(shū)館，需要充分借鑒后者的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)。數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理的策略：從“知識(shí)共享”和“以人為本”理念出發(fā)，重塑角色和創(chuàng)新服務(wù)方式。

關(guān)鍵字：數(shù)字檔案館知識(shí)管理知識(shí)共享以人為本

一、引言

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來(lái)，管理科學(xué)步入到知識(shí)管理階段。早在20世紀(jì)60年代，彼得·德魯克就指出：“我們正進(jìn)入知識(shí)社會(huì)，在這個(gè)社會(huì)中最基本的經(jīng)濟(jì)資源不再是資本、自然資源和勞動(dòng)力，而是且應(yīng)該是知識(shí)。”①此后國(guó)內(nèi)外一些組織、學(xué)者對(duì)知識(shí)管理的含義進(jìn)行了深入研究，如美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量中心（APQC）認(rèn)為“知識(shí)管理是以戰(zhàn)略和領(lǐng)導(dǎo)支持、文化、測(cè)量和技術(shù)為基礎(chǔ)，在這個(gè)過(guò)程中包含識(shí)別、搜集、組織、共享、應(yīng)用和創(chuàng)造等環(huán)節(jié)。”②；易凌峰認(rèn)為“知識(shí)管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)、持續(xù)的知識(shí)獲取、儲(chǔ)存與創(chuàng)新過(guò)程；由知識(shí)員工不斷地把個(gè)人顯性與隱性知識(shí)轉(zhuǎn)變

成組織知識(shí)，并不斷擴(kuò)大組織的智力資本以增加組織競(jìng)爭(zhēng)力的過(guò)程。”③雖然學(xué)界對(duì)知識(shí)管理的表述不盡相同，但一般認(rèn)為知識(shí)管理包括“知識(shí)共享”和“以人為本”兩個(gè)方面，本文更進(jìn)一步認(rèn)為這兩個(gè)方面構(gòu)成了知識(shí)管理的核心理念。

數(shù)字檔案館與知識(shí)管理的關(guān)系日益密切，“我們可以宣布自己已經(jīng)步入知識(shí)管理領(lǐng)域，知識(shí)管理也是整個(gè)檔案界未來(lái)的發(fā)展方向。”④數(shù)字檔案館作為一個(gè)龐大的信息集合體，信息資源是其主要的管理對(duì)象；無(wú)論從組織內(nèi)部或外部考慮，促進(jìn)知識(shí)共享是其重要的管理職能；對(duì)信息采集、整理、加工、挖掘而創(chuàng)造出新的知識(shí)也是其管理目的之一。

因此本文認(rèn)為以知識(shí)管理的“知識(shí)共享”和“以人為本”兩個(gè)核心理念審視、分析數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵，充分汲取數(shù)字圖書(shū)館的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，研究數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理的策略，對(duì)我們探求在知識(shí)經(jīng)濟(jì)的背景下數(shù)字檔案館如何發(fā)展具有重要意義。

二、知識(shí)管理理念下數(shù)字檔案館的基本內(nèi)涵

（一）“知識(shí)共享”

所謂“知識(shí)共享”就是要通過(guò)共享技術(shù)使知識(shí)信息化以提供利用，這涉及到技術(shù)因素。一方面，數(shù)字檔案館的管理對(duì)象主要是數(shù)字化信息，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息的載體涉及互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存貯結(jié)構(gòu)技術(shù)等計(jì)算機(jī)通訊基本技術(shù)。

另一方面，由于在知識(shí)屬性上，檔案是歷史的原始記錄，在揭示某一知識(shí)方面是較為分散的；在知識(shí)分類上，檔案傾向于使用歷史主義的方法，強(qiáng)調(diào)全宗的完整性。基于此，數(shù)字檔案館在實(shí)現(xiàn)“知識(shí)共享”上采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與數(shù)字圖書(shū)館相比有著獨(dú)特性，尤其是在元數(shù)據(jù)技術(shù)和多維分析技術(shù)方面。

（二）“以人為本”

“以人為本”就是要為用戶提供個(gè)性化服務(wù)及挖掘館員的隱性知識(shí)使其轉(zhuǎn)換為顯性知識(shí)，這涉及人的因素。對(duì)數(shù)字檔案館而言，“以人為本”主要包括用戶和館員兩個(gè)方面。

一方面，為了給用戶提供個(gè)性化服務(wù)，需要開(kāi)展諸如知識(shí)分類定制、知識(shí)推送服務(wù)、知識(shí)智能代理服務(wù)等工作，這在客觀上就要求數(shù)字檔案館必須從信息資源保存機(jī)構(gòu)向開(kāi)放型用戶服務(wù)平臺(tái)轉(zhuǎn)變。然而由于數(shù)字檔案館服務(wù)對(duì)象、開(kāi)放程度和技術(shù)依賴性等方面的要求，數(shù)字檔案館提供個(gè)性化服務(wù)時(shí)，應(yīng)滿足用戶需求的目的性，協(xié)調(diào)維護(hù)檔案知識(shí)的原始性和相關(guān)加工編纂的關(guān)系；充分考慮到檔案知識(shí)的保密性和時(shí)效性；技術(shù)上關(guān)鍵要有一個(gè)總控模塊對(duì)個(gè)性化用戶接口、用戶需求分析、用戶信息庫(kù)等進(jìn)行控制。

另一方面，在館員知識(shí)挖掘和綜合素質(zhì)提高上，檔案館員必須是集計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、知識(shí)管理技能等眾多學(xué)科為一體的復(fù)合式人才，能夠使自身隱性知識(shí)顯性化，顯性知識(shí)社會(huì)化。⑤然而由于檔案館員在數(shù)字環(huán)境下職業(yè)技能、職業(yè)道德等因素的影響，使得挖掘館員知識(shí)，引導(dǎo)知識(shí)創(chuàng)新的方法、機(jī)制具有獨(dú)特性；同時(shí)由于職業(yè)定位的緣故，要求檔案館員在提供知識(shí)時(shí)應(yīng)有側(cè)重，表現(xiàn)在：更好地維護(hù)檔案知識(shí)的憑證性；需要注意知識(shí)的保密性，明確用戶的使用權(quán)限，并在此基礎(chǔ)上再對(duì)檔案進(jìn)行加工處理、傳播共享。

三、數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理的現(xiàn)狀

在國(guó)外，已經(jīng)有了一些數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目。其中較為典型的有Illions Digital Archives項(xiàng)目，美國(guó)的Northwest Digital Archives以及國(guó)家檔案與文件署NARA的ERA（Electronic Records Archives）等。

國(guó)內(nèi)實(shí)踐領(lǐng)域較有影響的有深圳數(shù)字檔案館工程、青島數(shù)字檔案館建設(shè)項(xiàng)目、杭州數(shù)字檔案館等項(xiàng)目，同時(shí)，北京、上海的一些區(qū)縣數(shù)字檔案館也都取得了一些階段性的成果。

具體來(lái)講，深圳市數(shù)字檔案館特色主要體現(xiàn)在兩方面：一是其整體規(guī)劃和總體架構(gòu)比較完整。由文件管理系統(tǒng)、文檔管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)、目錄中心管理系統(tǒng)四個(gè)部分組成，分三階段實(shí)施。二是設(shè)有文件中心，試圖以文件中心為依托，解決電子文件的接收和管理問(wèn)題。這些是基于其得天獨(dú)厚的內(nèi)外部條件，所以深圳模式是其他許多地方難以復(fù)制的。青島市數(shù)字檔案館在檔案數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)方面很成功，通過(guò)與新聞行業(yè)合作來(lái)參與專題拍攝，保留更多的社會(huì)記憶。杭州市數(shù)字檔案館被稱為網(wǎng)上檔案館，正如名稱所反映的那樣，它重視檔案信息的開(kāi)發(fā)與公布，致力于為市政府各機(jī)關(guān)和市民提供方便快捷的信息服務(wù)，使其足不出戶、輕點(diǎn)鼠標(biāo)就可以瀏覽到開(kāi)放檔案信息和現(xiàn)行文件中心的信息。杭州市蕭山區(qū)數(shù)字檔案館主要面向蕭山區(qū)政府各機(jī)關(guān)單位以及下屬的三個(gè)鎮(zhèn)和若干行政村，是個(gè)典型的區(qū)域性數(shù)字檔案館。專題數(shù)據(jù)庫(kù)的開(kāi)發(fā)是其數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的重要特色，而數(shù)字檔案資源的“共建、共享、共進(jìn)”是其組織、管理模式方面的主要特色。

以上這些數(shù)字檔案館的建設(shè)各具特色，在社會(huì)上都產(chǎn)生了良好的反響，對(duì)以后的數(shù)字檔案館實(shí)踐有一定借鑒意義。然而目前數(shù)字檔案館在實(shí)施知識(shí)管理方面較之?dāng)?shù)字圖書(shū)館滯后，表現(xiàn)在：在標(biāo)準(zhǔn)體系和技術(shù)方面，國(guó)內(nèi)外數(shù)字圖書(shū)館要優(yōu)于數(shù)字檔案館，現(xiàn)有的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)只是零星幾個(gè)數(shù)字檔案館建設(shè)的成果，沒(méi)有像“中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)”等這樣一種集中了各種技術(shù)、業(yè)務(wù)和管理標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目網(wǎng)站；⑥在“知識(shí)共享”方面，國(guó)內(nèi)外數(shù)字圖書(shū)館的相關(guān)工作起步較早；在“以人為本”方面，國(guó)內(nèi)外數(shù)字圖書(shū)館在個(gè)性化服務(wù)、特色館藏、小眾化服務(wù)及相關(guān)技術(shù)方面比數(shù)字檔案館內(nèi)容豐富、層次齊全。

四、數(shù)字檔案館實(shí)施知識(shí)管理的策略

（一）從“知識(shí)共享”和“以人為本”理念出發(fā)

知識(shí)管理的“知識(shí)共享”和“以人為本”并不是一種實(shí)際管理技術(shù)，而是一種指導(dǎo)性的思路。這就要求在實(shí)施知識(shí)管理時(shí)必須沿著“知識(shí)共享”和“以人為本”的思路，將這兩種理念融合在具體的管理活動(dòng)中，并根據(jù)實(shí)際情況重視或增加某些管理元素，以達(dá)到知識(shí)管理的目的。數(shù)字檔案館建設(shè)都是一項(xiàng)長(zhǎng)期、涉及面廣的任務(wù)，在建設(shè)初期就應(yīng)當(dāng)引入知識(shí)管理的核心理念，革新信息資源管理的一般思路，這樣才能為以后的發(fā)展留下足夠的空間，從而避免重復(fù)建設(shè)，并提升數(shù)字檔案館的層次。

（二）重塑角色

為了滿足知識(shí)管理的需求，數(shù)字檔案館的所有館員，不論是從事行政管理、館藏管理，還是從事參考咨詢或技術(shù)服務(wù)，都應(yīng)擔(dān)當(dāng)知識(shí)管理者的新角色。這種新角色體現(xiàn)在：1）知識(shí)管理開(kāi)發(fā)者，包括設(shè)計(jì)、組織與維護(hù)數(shù)字資產(chǎn)；2）知識(shí)管理綜合者，能綜合信息資源與相關(guān)服務(wù)；3）知識(shí)管理教育者，教育員工和用戶如何組織、保存與共享各自的信息資源；4）知識(shí)管理研究者，應(yīng)用學(xué)科知識(shí)與相關(guān)技術(shù)進(jìn)行組織、檢索與存儲(chǔ)研究。⑦

（三）創(chuàng)新服務(wù)方式

數(shù)字檔案館應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)，充分借鑒數(shù)字圖書(shū)館實(shí)施知識(shí)管理的一些方法。1）在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)上可以參考美國(guó)俄亥俄州立大學(xué)建立的知識(shí)庫(kù)，除了建設(shè)一般特征數(shù)據(jù)庫(kù)外，還建立特色檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以便對(duì)特色數(shù)據(jù)庫(kù)里的檔案信息進(jìn)行知識(shí)挖掘，發(fā)現(xiàn)隱藏在其中的不易被發(fā)現(xiàn)的新知識(shí)。2）在提供服務(wù)時(shí)，需要注意檔案知識(shí)的重組，如提供多維度服務(wù)模式，從來(lái)源、事由和時(shí)間三維角度構(gòu)建電子文件全宗，⑧使用戶從每個(gè)角度都可以檢索。

*本文系河南省軟科學(xué)研究計(jì)劃項(xiàng)目“面向知識(shí)服務(wù)的科技出版數(shù)字出版模式研究”（項(xiàng)目編號(hào)：132400410790）的研究成果之一。

注釋：

①奉繼承.知識(shí)管理：理論、技術(shù)與運(yùn)營(yíng)[M].北京：中國(guó)經(jīng)濟(jì)出版社，2006.

②美國(guó)生產(chǎn)力和質(zhì)量中心[EB/OL].http：//www. apqc.org/，2013-04-10.

③易凌峰.知識(shí)管理[M].上海：復(fù)旦大學(xué)出版社， 2008.

④姜之茂等.為了21世紀(jì)的社會(huì)記憶——中國(guó)首屆檔案學(xué)博士論壇學(xué)術(shù)觀點(diǎn)述要[J].北京檔案，2001（12）.

⑤蔡曙光.從信息管理走向知識(shí)管理——新時(shí)期圖書(shū)館社會(huì)職能發(fā)揮的必由之路[J].中國(guó)社會(huì)科學(xué)院研究生院學(xué)報(bào)， 2005（5）.

⑥中國(guó)數(shù)字圖書(shū)館標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建[EB/OL].http：//cdls. nstl.gov.cn/2003/Whole/About.html，2009-03-10.

⑦轉(zhuǎn)引自盛小平.圖書(shū)館知識(shí)管理引論[M].北京：海洋出版社，2007.

⑧馮湘君.檔案館與圖書(shū)館知識(shí)服務(wù)的比較分析[J].圖書(shū)館工作與研究，2006（4）

作者單位：鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院信息科學(xué)學(xué)院