企業如何有效開發城建檔案信息資源

耿云英

企業在建立城建檔案時，只是初步的進行了數據的歸納，而對于信息資源卻幾乎沒有任何處理，使得城建檔案無法適應時代的需求，也不能被完美利用。因此企業極需解決的是如何有效開發城建檔案信息資源，使其能夠充分發揮其自身價值，有效地服務于企業。

一、企業城建檔案管理的特點

企業城建檔案管理即為所有與城市建筑相關的資料和文件，作為一種紙質的證明，在企業、在生活中被廣泛利用，并有保障城市人們正常生活秩序，使執法人員順利工作的作用。其主要特點就是：1、城建工作繁瑣復雜，產生大量的資料和文件，所以城建檔案數量大，檔案信息載體單一，為了將當前建設圓滿完成，也為了建成后的復查，城建檔案要妥善保存；2、城市的建設過程由多個不同單位合作完成，每個單位都會產生自己的資料和文件，因此要將這些檔案完整不遺漏的收集起來并且有序的分類保管就會耗費大量的時間，因此，來源廣、內容多、范圍大；3、企業城建檔案在進行城市建設的過程中會持續相當長的時間，若是不及時分類并保管，就會越集越多，耗費大量的時間去整理；4、城市建設是一個多專業方向相結合的工程項目，因此產生的資料和文件也會涉及到各個專業方面以及各行各業，例如地質、氣象、設計、施工等等，專業跨度很大并且覆蓋范圍面廣，需要不同行業的人相互合作才能完成，這也是造成城建檔案數量大的原因之一。基于以上特點，城建檔案的建立與管理工作的困難性不言而喻，因此，企業內部在管理城建檔案時，要以其自身特點為基礎，結合實際情況來制定合適科學的管理制。

二、企業城建檔案信息資源開發的問題

1.編研質量不高，成果利用率低

對一個工程的初步數據進行了統計后，分類再加工，選擇重點部分，進行再次的統計，這個過程稱為檔案的編研工作，使城建檔案變得更加的深入，突出重點，也使城建檔案的信息能夠更容易的被利用。但對于目前的情況，大多數的編研都是為了應付檢查，編研質量無法達標，無法滿足對信息利用的要求，也不能有效為企業的管理工作提供完整憑證。除此而外，由于檔案存放時間過長，也會造成檔案丟失的情況，從而影響檔案的完整性與準確性，讓本來就低的編研成果利用率變得更低。

2.收藏結構不穩妥，管理制度不健全

就企業城建檔案的管理工作來說，有不均衡的現象發生，也就是工程積攢的糊涂檔案居多，地下的隱蔽工程檔案幾乎沒有。這樣的收藏是不全面的，對城建檔案的利用和開發造成了相當大的影響，使其利用價值局限在一個半封閉的環境之中，而達不到城建檔案應發揮出的作用。而企業不重視城建檔案管理收藏效果，不注重平時細節信息的收藏，就不能穩妥地進入對城建檔案的鑒定與保管、開發和利用，由其在對城建檔案管理的實際操作中，由于管理人員或者對城建檔案有資格進行管理的工作人員在這方面的業務素質和能力的差異的制約，主觀思想的不同，造成城建檔案管理的差異和不規范。而這主要體現在我國的城建檔案的管理制度不健全，檔案的庫房建設不標準、管理的業務建設和保護措施不規范，另外在城建檔案的服務對象上也是狹隘的。而這些因素的綜合就造成了城建檔案管理工作的轉型工作緩慢。企業應積極轉變檔案管理人員觀念，建立健全各項城建檔案制度，促進城建檔案建設的現代化進程，有效開發城建檔案信息。

3.資料內容不規范，管理意識不強

企業在建設過程中由多個單位合作，造成城建檔案數量大且難以保證完整正確的問題。另外，檔案管理人員的能力、經驗的缺乏也會導致檔案收集不全面、管理制度不完善等問題，而建設單位一味的重視施工過程、進度、質量的現象，就更加劇了上述情況，造成了人們對檔案的收集管理工作沒有給予足夠的重視，使得檔案工作無法與同期的建設工程同步，即使同步也無法完整收集檔案，無法妥善管理，甚至會出現為了應付建設完成后的驗收，而臨時的趕制造假檔案的情況。城建檔案的管理意識稍遜于普通檔案的意識，是緣于城建檔案的信息價值更加廣泛，不對其進行高效的利用與深度的挖掘，只能被動管理，工作方式是麻目地接受移交的檔案資料后再進行整理，最后歸檔。不具有一種主動去探尋檔案完整的意識，單純的接受傳輸過來的檔案，只在有人需要查閱時才能對檔案進行利用就會浪費檔案的信息價值，不能使其更好的為企業服務。

三、企業開發城建檔案信息資源的途徑

1.加強設施建設，提高編研質量

想要使城建檔案中的信息最大限度的利用，就必須有一套先進的技術設備來做保障，即計算機和網絡。同時，要保證編研工作的質量，就要投入更多的專項人員來研究編研工作，對編研人員進行專業培訓，確保每個編研人員都具有合理的編研能力，在編研時能夠快速進入狀態，不犯低級錯誤同時保證編研內容的深度和質量。企業對這種編研工作中人力和資金方面的投入，確保了編研工作在進行中不會受到來自任何方面的約束，使編研人員在選擇編研課題時，根據社會需求等實時情況，合理的選擇最具針對性也最能體現編研目的的課題，促使城建檔案的信息資源在企業中的利用率變得更高。

2.優化信息資源，確保信息安全

在檔案建立后，檔案信息的保密是一項重要的工作，要保證檔案信息不外泄，就要有一個安全的工作環境，要同時在管理人員和管理系統兩方面下功夫。對于管理人員，要培養他們對信息保密的職業道德；對于管理系統，需建設檔案數字化、數據庫管理等制度來保障管理系統的正常運行。

3.轉變管理觀念，提高社會認識

企業只有轉變城建檔案管理人員的觀念，加強對城建檔案管理工作人員的培訓和教育，從而擁有一批具有現代先進技術以及精湛業務技能的城建檔案管理人員，才能使城建檔案管理工作有效地為企業服務。就城建檔案的管理方面，企業應該做的就是不斷找出與其他地方在城建檔案管理方面的差距，尋求城建檔案管理的紕漏，也只有這樣才能走上完善城建檔案管理的的途徑。不僅如此，為了造福我們的子孫后代，我們就應該堅持城建檔案工作的基本原則，而承擔起我們自己的責任，和社會一起，把我國的城建檔案管理工作提升到一個新的高度，而和更高水平的城建檔案管理接軌，讓城建檔案發揮作用。在有效地服務于企業的同時，使企業能順利快速地發展，提高企業的社會認識。

四、城建檔案信息為企業帶來哪些便利

企業注重對城建檔案收藏和管理，就會看到這些城建檔案為企業帶來的檔案便利服務：1、城建檔案的信息資源屬于一種檔案自身具有的一種屬性，是未經加工的、原生態的，這種屬性需要被人們開發并利用才能顯示出其超凡的價值，不然就會一直被埋沒。比如利用檔案記錄下建設過程中的創新以及出現的問題，為企業做參考，在查閱過程中，對某些問題進行思考，也許能起到事半功倍的效果，這也是城建檔案的社會效益。2、城建檔案是工程建設的一路見證，在建設過程中，從規劃到實施再到考察過程的直接記錄，是一種原始信息資源。而原始信息資源的意義在于，作為一種建設歷史，方便企業的工作人員在后期建設中參考，也讓相應的工作人員對當前的城市建設有一個詳細的了解，看到一個工程、一個城市的發展狀況，以及后期建設規劃。3、了解一個城市當前的發展狀況，以及后期建設規劃，可以知道在建立和管理城建檔案時，要將其中的信息資源高度利用，才能發揮了城建檔案的實際價值，才能讓城建檔案的信息資源為企業的經濟效益做出貢獻。

（作者單位：河北天昕建設集團有限公司）